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Numa cultura que exige respostas imediatas, não se esqueça de estabelecer prioridades


Stephen Oakes
Published on junho 14, 2017
By Stephen Oakes

Sabia que o email existia antes da Internet? O primeiro email oficial foi enviado no início dos anos 70. O desenvolvimento do email foi um projeto colaborativo, que envolveu muitas pessoas e universidades. A Agência de Projetos de Pesquisa Avançada (ARPA), do Departamento de Defesa dos Estados Unidos também desempenhou um papel importante. Para mim, descobrir este último aspeto não foi tão assustador como as recentes revelações sobre o spooky da Agência de Segurança Nacional (NSA), mas esteve perto. 

A empresa de investigação tecnológica, The Radicati Group, declarou que em média foram enviados e recebidos por dia 116 mil emails nas empresas, em 2016. Estimaram o número de emails enviados ou recebidos por dia, considerando uma média de 121 empregados por cada escritório. Dado que estamos na área de comunicação, apostaria que o número é muito maior para profissionais de Relações Públicas. 

Como todos sabemos, enquanto o email é tremendamente benéfico, também apresenta os seus desafios. Não só enfrentamos cada vez mais isso, como também vivemos agora no que eu chamo de “cultura de resposta imediata”. As pessoas esperam que os seus emails sejam respondidos imediatamente, ou pelos menos num curto período de tempo. Além disso, tornámo-nos condicionados para o fazer. Sou certamente culpado de interromper uma tarefa para devolver um email, independentemente da sua importância, só para ter o assunto resolvido.

Existem várias provas, desde  ditados a estudos modernos, a indicar que isto afeta a produtividade. Priorizar é uma parte importante da produtividade, e ceder à cultura de resposta imediata dificulta a nossa capacidade de priorizar. Talvez aquele email fosse mais importante do que a tarefa que eu estava a trabalhar, mas muitas vezes não é.

Considere uma analogia antiga, que compara a priorização com encher um jarro. Quando enche um jarro com pedras grandes, pequenas e areia comece com as pedras grandes primeiro, depois as pequenas e finalmente a areia. Dessa forma usou a capacidade total do jarro. Priorizar as suas tarefas diante de constantes emails pode ser abordado da mesma maneira. Faça as tarefas importantes primeiro, depois o menos importante e assim por diante. É um bom conselho, mas difícil de seguir quando a areia em forma de emails de baixa prioridade voa mesmo à frente dos seus olhos.

Outros conselhos modernos dizem para apenas verificar o email a cada trinta minutos. Isto pode resultar em certas profissões, mas não quando um jornalista necessita de algo para ontem, ou quando um colega seu lhe envia um email dois minutos antes da reunião, para o avisar que a sala da reunião mudou.

Então como conseguimos equilíbrio? Estar ao serviço do cliente exige que sejamos receptivos e estar nas relações com os media obriga-nos a sermos receptivos aos jornalistas. Aqui estão algumas dicas, que funcionaram para mim durante a LEWIS:

  • Notas – é embaraçosamente baixa tecnologia, mas eu tenho pastas para cada email – clientes fortes e normas, assim todos os emails desse cliente (ou conta interna da equipa) estão aí. No início do dia, depois de ter lidado com todos os emails novos, escrevo o número de emails de cada pasta numa nota adesiva. Dessa forma, consigo observar as pastas pelo canto do meu olho, e sei que só necessito de responder caso o número se altere.
  • “Entregue” – Em várias ocasiões referentes a questões não urgentes, recebi um email, depois uma mensagem e a seguir uma chamada a perguntar se recebi um email, tudo dentro de uma hora! Responda, mas só para confirmar que recebeu o email, e avisar o remetente que está a trabalhar no seu pedido. Isto liberta-o do ataque de outros meios de comunicação. E, quando exige mais contemplação, adoptar este método permite-lhe também criar uma resposta mais ponderada.
  • Evite compulsão – Todos queremos cumprir as nossas tarefas, estar satisfeitos com o nosso trabalho e fazer a diferença para os nossos clientes. Mas enfrentamos uma quantidade crescente de distrações. Como referido, pode ser tentador parar o que está fazer para responder imediatamente a um email ou até mesmo trabalhar na tarefa que aborda, só para os tirar do caminho. Mas experimente treinar-se para se focar no que é importante. Pare e pergunte “isto precisa de ser feito agora?” Talvez mais importante, pergunte a si mesmo o que deve ser feito no melhor interesse do seu cliente?
  • DND (Do Not Disturb) – Quando confrontado com escrita mais complexa ou outra tarefa que exige atenção, enviar um email “não incomodar” aos colegas é muitas vezes eficaz e, normalmente respeitado. Explique simplesmente, porque necessita de um tempo sem interrupções, indique a duração e avise como poderá ser imediatamente contactado, se necessário. 

Os arquitetos do email podem não ter previsto a cultura da resposta imediata, e quem sabe o que o futuro reserva, mas isto é o nosso mundo agora. Vinte e quatro horas é considerado uma eternidade e, depois disso alguns podem começar a contactar o familiar mais próximo. E, apesar de ter começado a minha carreira antes do email, descobri que adotei essas mesmas expectativas. Mas ao concentrarmo-nos no que é importante e polirmos as nossas capacidades de priorização, podemos continuar a realizar um ótimo trabalho.


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