Zeit für Briefings nehmen
Wer kennt das nicht: Massenhaft ungelesene E-Mails im Posteingang, die nächste Telefonkonferenz naht und die Zeit verrinnt. Ausgerechnet dann kommt auch noch ein Anruf der Agentur mit Fragen zum anstehenden Text. Warum nicht einfach schnell die Präsentation weiterleiten – da steht doch alles drin. Im Prinzip ist das nicht verkehrt. Broschüren, Flyer oder anderes Material unkommentiert weiterzuleiten setzt allerdings voraus, dass die Leute auf der anderen Seite den richtigen Inhalt herausziehen. Wer aus einer 50-Seiten-Broschüre einen kurzen, knackigen Beitrag machen soll, stellt sich schnell die Frage, worauf die Schwerpunkte liegen sollen. Jeder setzt den Fokus anders. Wie soll der Texter ohne weiteren Input die gewünschte Tonalität treffen?
Geben Sie ehrliches, konstruktives Feedback
Sie waren in letzter Zeit mehr als einmal unzufrieden mit der Agenturleistung? Geben Sie zeitnah und ehrliches Feedback. Auch wenn es vielen Menschen schwerfällt, negative Kritik zu äußern. Die Unzufriedenheit existiert auch, wenn man damit hinterm Berg hält. Damit ist niemandem geholfen, denn die Situation wird sich nicht verbessern und die Agentur bekommt auch keine Chance auf ein besseres Standing. Mit etwas kommunikativem Geschick lässt sich ja auch eine schlechte Nachricht hübsch verpacken.
Erwartungen klar formulieren
Vielleicht wissen Sie manchmal selbst noch nicht so genau, wie Sie sich ein bestimmtes Konzept vorstellen. Erst wenn das Ergebnis da ist, steht fest – so wollte man es jedenfalls nicht. Wenn es zu häufig vorkommt und lange Freigabeschleifen die Regel sind, führt das zu Frust auf beiden Seiten. Deshalb lieber transparent und offen kommunizieren, wenn die Erwartungen noch unklar sind. Außerdem sollte man offen für neue Ansätze bleiben. Wer schon ein klares Bild des Resultats vor Augen hat, sollte das besser schon zu Beginn klar kommunizieren.
Einblicke gewähren
Vieles im Unternehmen funktioniert anders als in einer Agentur und umgekehrt. Warum nicht einfach mal den Kontakt aus der Agentur für ein oder zwei Tage ins Unternehmen einladen und ihm so Einblicke in Ihren Alltag oder andere Abteilungen gewähren? Dabei ergeben sich sicher viele wertvolle Erkenntnisse und Ideen, die die Zusammenarbeit positiv beeinflussen.
E-Mail ist nicht immer das beste Mittel
Das gängigste Kommunikationsmittel im Geschäftsleben ist die E-Mail. Sie funktioniert in den meisten Fällen auch prima, sollte aber nicht die einzige Form der Kommunikation sein. Wer viel unterwegs ist und schwer erreichbar, muss regelmäßige, feste Telefontermine mit den Agenturansprechpartnern vereinbaren und einhalten. Vieles lässt sich am Telefon eindeutiger und schneller besprechen. Außerdem stärkt es die Beziehung.
Auch wenn eine Antwort-Mail darauf hinweist, dass die eigentliche Botschaft nicht verstanden wurde, ist es Zeit für ein Telefonat, um Missverständnissen und falschen Ergebnissen vorzubeugen. Das gilt natürlich für beide Seiten.
Vorsichtig sein mit fyi
Sie leiten eine E-Mail an die Ansprechpartner weiter mit dem Kommentar „for your information“. Die Botschaft an die Empfänger heißt dann „lesen, zur Kenntnis nehmen und ablegen“. Fyi eignet sich wunderbar, wenn es darum geht, jemanden über einen Kommunikationsverlauf zu informieren oder eine Freigabe weiterzuleiten. Wenn aber interessante Inhalte so weitergeleitet werden und Sie sich daraus insgeheim doch Ideen für zukünftigen Content erhoffen, dann lieber direkt so kommunizieren.
Folgendes Verhalten ist grundsätzlich tabu:
Immer meckern, Abwertungen gegenüber den Beratern, unhöflicher Ton, destruktive Kritik. Wie in jeder Beziehung gilt auch hier: Wer ständig nörgelt und sich im Ton vergreift, dem wird irgendwann nicht mehr gerne zugehört.
Cut us some slack
Soll heißen: Agenturmitarbeiter sind auch nur Menschen, die Fehler machen. Mit einer Portion gegenseitigem Verständnis läuft vieles einfacher.
