Una vieja canción de Javier Gurruchaga, bastante popular cuando el donostiarra viajaba al frente de la Orquesta Mondragón, aseguraba con ritmo vivaracho: “Viaje con nosotros a mil y un lugar y disfrute de todo al pasar, y disfrute de las hermosas historias que les vamos a contar (…) Con nosotros viaja el sueño y la novedad, la alegría, la sorpresa y el carnaval. Quien compra nuestro billete, compra la felicidad”.
Cierto es que este idílico preámbulo de aventura casa poco con los viajes reales (esos mismos plagados de imprevistos de todo tipo, incluidos los retrasos según el horario anunciado, el encarecimiento de los billetes y las intoxicaciones digestivas por alimentos exóticos en mal estado), pero me gusta sin duda su optimista canto a pasarlo bien de aquí para allá. Es esa invitación a disfrutar, a volver con algo más de equipaje extra figurativo (emocional y cultural), el que nos empuja a asumir el riesgo de que el viaje de partida no sea exactamente como el que se relata ya de vuelta. Eso sí, para quedarnos más tranquilos y dormir mejor la noche antes, se puede tener cuidado de dejar bien atado hasta el último detalle.
Es en el caso de los viajes de prensa, con gran parte de la propuesta implícita aportada por una compañía anfitriona, donde los detalles bien organizados son buena muestra del cuidado dedicado a los periodistas invitados. Del disfrute de la excursión dependerá en buena medida que el recuerdo de la experiencia perdure en positivo, y se consiga una buena cobertura en los medios invitados.
Aunque son muchas las variantes a tener en cuenta, aquí propongo diez consideraciones dignas de mención:
1- Una invitación a medios planteada con el tiempo justo
Puede parecer que cuanto más tiempo falte para al inicio del viaje de prensa, tanto mejor para enviar la invitación por adelantado. Pero si todavía han de transcurrir meses para que llegue el momento de partir, es muy difícil ponerse a adivinar qué disponibilidad habrá en la redacción para prescindir de una persona, sin saber qué otros eventos surgirán a la par y qué plazos de entrega se habrá de cumplir. Lo contrario, pero igualmente incómodo, ocurre cuando la aceptación del viaje se fuerza a hacer de hoy para mañana. Dos o tres semanas de margen suele ser un plazo razonable
2- La duración del viaje de prensa medida en días de ausencia
En el mejor de los casos, las redacciones reparten el trabajo del periodista que viaja para sustentar su marcha. En el peor, el trabajo pendiente le espera agazapado para pillarle por sorpresa tras su retorno. Es por eso que la duración del viaje no debiera prolongarse en exceso, excepto si el destino no permite otra opción, siendo este el caso habitual de los viajes intercontinentales.
3- Desplazamientos controlados, retrasos evitados
Con la amplia variedad de compañías aéreas que existen, un mismo traslado se puede abaratar asumiendo más escalas de las necesarias, reduciendo el espacio disponible para el asiento del pasajero y, en general, disminuyendo la calidad del vuelo. Algo parecido ocurre con los traslados intermedios entre los aeropuertos a los hoteles y centros de convenciones: los llamados transfers pueden realizarse en minibuses, taxis o transporte público, abaratando más o menos el coste por persona. Sin embargo, una inversión destacada en los billetes y en los traslados mejorarán la confortabilidad del viaje y evitará retrasos que puedan dar al traste con el horario previsto.
4- Viajar todos juntos, de principio a fin
La convivencia de todos los viajeros, ya sean periodistas o directivos de la compañía que organiza el evento, aporta una interesante colección de anécdotas para recordar. Desde el primer café de la mañana con cara de sueño al partir, hasta el regreso del último día valorando lo mejor y lo peor de la experiencia, cada vivencia compartida aporta una beneficioso histórico de la relación entre la empresa anfitriona y la prensa invitada.
5- Aprovecha las maravillas del lugar de destino
En todo viaje de prensa ha de haber tiempo de trabajo periodístico y tiempo de disfrute para desconectar y justificar el desplazamiento a un lugar lejano en concreto. Además, ¿por qué no aprovechar un estupendo lugar turístico como marco único de una entrevista empresarial, si se brinda la oportunidad?
6- Que la amplísima agenda no genere ansiedad
Con mucho tiempo disponible para compartir información interesante con la prensa invitada como aportan los viajes para periodistas, una agenda bien organizada puede ayudar a presentar en orden todos los contenidos. Ahora bien, sobresaturar con sesiones maratonianas que no dejen un respiro al intelecto termina siendo contradictorio. Una vez hastiados, es difícil que los invitados presten atención de nuevo.
7- Contenidos adaptados a cada medio
Dependiendo de la audiencia habitual de cada medio de comunicación, una misma información puede ser narrada desde muy diferentes puntos de vista. Queda pendiente pues asignar a los portavoces que mejor dominan un tema en concreto con la prensa invitada al viaje que mejor vaya a aprovecharla. Forzar una entrevista sobre un tema que no interesa a un medio, por más que el medio sea realmente relevante, puede terminar generando una entrevista que nunca seré publicada.
8- Improvisar si no queda otra, la genialidad espontánea
Ante las sorpresas incómodas que aparecen durante cualquier traslado en los momentos más inoportunos, sólo resta afrontar la situación y elegir la mejor opción disponible para reconducir la buena marcha. ¿Qué las azafatas del avión anuncian que se han acabado los bocadillos por un error de inventario? Pues adelante con el resto de la carta disponible. Puede que el menú resultante no sea gastronómicamente sublime, pero se constatará la preocupación porque todo salga lo mejor posible, a pesar de los pesares.
9- ¿Cuánto dura el compromiso con la prensa invitada al viaje?
Esta pregunta es sencillísima de resolver: la preocupación sincera de la compañía anfitriona por sus invitados termina cuando todos y cada uno de los participantes ha llegado sano y salvo de vuelta a casa. Ni un segundo antes.
10- Soporte incondicional, incluso al día después
A la hora de escribir el artículo final relacionado con un viaje de prensa, puede faltar una fecha, una cifra, una puntualización que termine de clarificar las anotaciones personales del periodista. Aportar ese último detalle a tiempo puede redondear una experiencia positiva e interesante, y que apetezca repetir cuando surja la ocasión de viajar de nuevo.
