El pasado 2 de octubre de 2015 me tocó embarcarme en mi primer evento internacional multi mercado. Duró 10 días y tuvo lugar en la bonita isla de Langkawi, Malasia.
Si pudiera escribirme una carta a mí mismo antes del evento para darle a mi “yo-pre-evento” algún consejo, esto es lo que me diría:
1.- Los pequeños detalles influyen en el resultado final
Decir que estaba 100% preparado antes del evento sería mentir. Decir que no estaba preparado en absoluto, lo sería también. Dígamoslo de esta manera, la parte pre-evento de un evento a tan gran escala es la más importante de todo el proceso. Y es aún más importante cuando participan ocho mercados, 20 medios de comunicación e invitados externos, que suponían un total de alrededor de 75 asistentes.
Verifica las cosas dos, tres y hasta cuatro veces y -cuando crees que tienes todos los detalles bajo control- pídele a tu compañero (preferiblemente alguien que también esté trabajando en el evento internacional) que compruebe dos, tres y cuatro veces todo de nuevo. Un evento en tu país puede presentar suficientes desafíos, así que imagínate tener que gestionarlo en el extranjero. «El diablo está en los detalles» – si no se les presta atención, ¡se volverán en tu contra!
Mantén un registro de todo lo que es responsabilidad tuya. Algo tan simple como la talla de una camiseta podría no estar en tu lista de prioridades, pero una talla de camiseta equivocada, puede significar un periodista molesto y un periodista molesto, puede implicar un cliente molesto; y esto es lo último que querrías.
Documentos. No subestimes la cantidad de documentos que necesitarás durante un evento. Lo ideal sería tener tus documentos listos al menos con dos semanas de antelación – para permitir cambios de última hora, como aportaciones de partners y ajustes de agenda.
¡Y no pienses que puedes olvidarte de los pequeños detalles hasta el último minuto! Si lo haces, dejarán de ser pequeños, ¡lo verás!
2.- Usa tu voz
Sabía cual era mi papel en el evento y me sentía bastante confiado con ello. Pero en un evento, tus responsabilidades pueden cambiar en un abrir y cerrar de ojos. Tenía mi papel planeado en la cabeza y había ensayado todo antes de empezar, pero cuando llegó el momento, las cosas fueron de cero a cien muy rápidamente. De repente, te surgen nuevas tareas a cada segundo.
He aquí un consejo importante, respira. Estás en esta profesión por tu capacidad para encontrar soluciones a los obstáculos. Utiliza tu voz y deja que tus clientes sepan que tienes el control de la situación o estás buscando soluciones – que no te preocupe sugerir algo que pueda parecer tan obvio como un vaso de agua en un día de calor, porque esa idea puede resultar muy útil más adelante.
No tengas miedo de acercarte a tus clientes para compartir con ellos tus preocupaciones o ideas. Puedes encontrarte algunas críticas, pero ¿cómo puede alguien mejorar sin recibir feedback? El único error que puedes cometer es no aprender de estas situaciones.
Recuerda esto: «Ni todo un mar de agua puede hundir un barco a menos que se meta dentro». Sin duda, habrá momentos complicados cuando las cosas se pongan difíciles, estresantes y caóticas. Pero hay que mantener la cabeza fría, encontrar el problema y solucionarlo.
3.- Prepárate para lo inesperado
No importa cuán preparado creas estar, nunca se está demasiado preparado, ni ha habido demasiada comunicación o exceso de llamadas telefónicas con el resto de los involucrados. Como sabes, en nuestra profesión no se está quieto y esto se refleja en los eventos que organizamos. Piensa que eres capaz de hacer cualquier cosa, si tú no crees en ti mismo, ¿cómo esperas que otros lo hagan?
Nunca se está «demasiado» preparado. Elabora agendas y horarios y compártelo todo con tu equipo. Expresa cualquier preocupación o idea desde el principio antes del evento y durante el mismo. Somos expertos en el ámbito de la comunicación, por lo que es importante estar a la altura en este sentido.
Diviértete. Puede haber ocasiones durante un evento internacional en comunicación en las que te sentirás abrumado, pero es importante que pares un momento y te digas a ti mismo que puedes hacerlo.
En pocas palabras, te debes a ti mismo aprender de las oportunidades que te vayan surgiendo. Yo aprendí que la preparación y organización previa del evento son claves para el éxito, la comunicación es imprescindible en esta profesión y mantener la mente fría es fundamental.
¡Y, si en mitad de un evento internacional en comunicación vienen curvas peligrosas, asegúrate de que tienes carnet de conducir o estarás más de 10 días en el punto de mira!
Post escrito por: Adib Azahar
