La población mundial se ha refugiado en sus hogares y nos hemos tenido que adaptar a una nueva manera de relacionarnos con nuestros semejantes. Lo que estamos aprendiendo es que el distanciamiento social no implica prescindir de la interacción social, especialmente al contar con la interacción virtual.
Millones de personas están utilizando las plataformas digitales para poder realizar su trabajo, aprenden nuevas habilidades y estar interconectados. En un poco más de un mes desde el confinamiento, LEWIS ha realizado una transición del 100% de sus empleados al trabajo remoto. Los miembros del equipo se inscriben a incontables webinars, aprovechan todas las oportunidades de aprendizaje que se les presentan y celebran cumpleaños virtuales.
Está claro que los eventos virtuales comienzan a representar la denominada “nueva normalidad”. Pero llevar a cabo un verdadero evento virtual significa mucho más que publicarlo en Instagram: requiere una planificación, reflexión, estrategia y, sobre todo, acomodación de los asistentes que esperan una experiencia virtual perfecta. En general, se ha obligado a los especialistas en marketing y a las empresas a reconsiderar su enfoque sobre los eventos físicos, y si algo hemos sacado en claro en que tanto nuestro entorno actual como el deseo de asistir a este tipo de eventos son enormes puntos de entrada. De hecho, dos tercios de los consultados en una encuesta de PCMA Education Foundations esperan aprovechar la tecnología para participar de manera remota en eventos en los próximos años.
A continuación, presentamos algunas consideraciones clave y mejores prácticas para aquellos que buscan planificar eventos virtuales.
Entiende el campo de juego virtual
Lo que funciona para un evento físico no tiene por qué hacerlo necesariamente para uno virtual. Si tu empresa ya tiene un concepto planteado para un evento, seguramente necesites darle una vuelta. Esto quiere decir que es necesario conocer bien el terreno virtual y todos aquellos matices vinculados a este entorno.
En primer lugar, no puedes basarte en el mismo análisis de métricas para un evento virtual como lo harías para uno presencial. Es más común que los participantes se registren al evento virtual en el último momento, algo que no ocurre con los eventos físicos. Esto requiere una mayor preparación ya que suele haber picos de registro en las semanas previas.
No es una sorpresa que los eventos virtuales ofrezcan más flexibilidad y muy pocas limitaciones al no estar atadas a un espacio físico. En esencia, esto significa que probablemente los asistentes harán y experimentarán más en un evento digital que en uno presencial. Debes asegurarte de que tus páginas, blogs y otras plataformas estén al día y de que el diseño digital de tu página esté optimizado para una experiencia impecable.
Pon a prueba la tecnología
El único elemento que puede interferir en un evento virtual son los problemas técnicos. En lo que respecta a crear eventos digitales la práctica hace la perfección. Asegúrate de que cada participante sepa cómo manejar la tecnología. Realiza ensayos una y otra vez para asegurarte de que todo sea lo más fluido posible. Estas pruebas son clave para identificar cualquier problema técnico y solucionarlos antes de que el evento tenga lugar. Si bien no pueden controlarse factores como la conexión Wi-Fi y la velocidad de conexión del usuario, debes pensar en todos los detalles técnicos con mucha anticipación para asegurarte de que el evento se desarrolla sin problemas desde el punto de vista de la ejecución.
Aprovecha las oportunidades de redes y la gamificación
Mantener a los asistentes involucrados durante un evento virtual será un componente clave para proporcionarles una experiencia que valga la pena. Después de todo, es difícil trasladar la grandeza de un evento en persona y el estímulo físico a una pantalla. La buena noticia es que esta batalla cuesta menos de lo que piensas. El 30% de las personas tienen más probabilidades de hablar con otra a través de un stand virtual, lo que significa que existen oportunidades para facilitar e incrementar los contactos en eventos virtuales.
Una forma de fomentar más oportunidades de interacción es integrar características como encuestas, preguntas y respuestas, salas de chat virtuales o sesiones de trabajo. Todas estas ofrecen diferentes oportunidades para que los asistentes interactúen en el evento y entre ellos. Otra gran táctica es la gamificación, que puede agregar un mayor valor de entretenimiento a un evento. Consiste en realizar concursos o búsquedas del tesoro durante el evento virtual para mantener a los usuarios más interesados. Ofrecer recompensas, premios o certificaciones para completar diferentes pistas puede crear un factor competitivo, divertido y saludable que promueva la participación de los asistentes.
Mantente conectado
Con un evento virtual, se tienen más oportunidades de generar conciencia y un alto nivel de registros ya que se eliminan las barreras físicas de asistencia. Este elemento puede jugar a tu favor, así que no pierdas la oportunidad de promover el evento en redes sociales y también a través de otras herramientas de marketing. Además, si puedes acceder previamente a los calendarios de la gente, ya tienes ganado la mitad de la batalla. Los eventos virtuales también permiten dirigirse a diferentes segmentos con contenido y mensajes más personalizados que atraigan a más asistentes.
Una vez que finalice el evento virtual, no renuncies al valioso punto de contacto que has creado con los asistentes. Envía resúmenes, boletines y otro tipo de contenidos para mantener a estas personas comprometidas con tu marca. Otra estrategia que puedes llevar a cabo es distribuir el contenido de su evento virtual a través de toda su red para aquellos que no pudieron asistir. Esto podría ayudar a generar interés y conciencia sobre cualquier evento virtual futuro. Y, por último, solicita comentarios de los asistentes. Muchas empresas organizarán eventos virtuales por primera vez, por lo que los comentarios constructivos pueden ayudar a mejorar la experiencia de todos los involucrados.
Todos juntos, ahora, virtualmente
Al final, organizar eventos virtuales es una excelente manera de mantenerse conectado con clientes y audiencia al reunirlos a todos para una experiencia compartida. Y si esa no es una gran victoria para su empresa durante los momentos difíciles, considere también que los eventos virtuales tienen un coste menor que los físicos y su impacto ambiental es considerablemente menor. No importa cómo lo hagas, los eventos virtuales están aquí para quedarse y pueden ser tan gratificantes, o incluso más, que reunirse en un centro de convenciones.
