Le séminaire d’entreprise est l’occasion idoine pour créer du lien et souder les équipes. Nous en avons particulièrement besoin dans le contexte actuel – à un moment où les collaborateurs se retrouvent à nouveau et ont plus que jamais besoin d’échanger.
Voici quelques conseils pour réussir une session de team-building. En effet, ce n’est pas parce que ce type d’événement doit revêtir un caractère plutôt ludique et léger qu’il ne faut pas prendre son organisation au sérieux.
Définir clairement son objectif et ses attentes
Comme pour tout projet événementiel, il est impératif de savoir où l’on va et quels sont les objectifs que viennent servir les activités de team-building – Procéder à un bilan ? Lancer un produit ou un nouveau positionnement ? Renforcer l’esprit d’équipe et la convivialité de manière générale ? Fêter une occasion spécifique ? Intégrer les nouvelles recrues ? En fonction de ces différentes options, différents types d’activités peuvent être déclinés pour votre séminaire d’entreprise. Cette phase de réflexion conditionne toutes les autres étapes.
A qui s’adresse-t-on ?
Si l’on souhaite faire plaisir aux équipes et participer à leur épanouissement, il faut d’abord les connaître et se faire une idée générale de ce qu’ils aiment ou pas. A ce sujet, à vous de voir la méthode la plus adaptée à votre organisation pour développer cette connaissance : lors des conversations autour de la machine à café ? Lors des déjeuners ? En se renseignant auprès de chaque manager sur les profils de leurs équipes ? Ceci vaut a fortiori pour les formats de team-building ludiques et aidera à trouver des activités et lieux inspirants, sortant de l’ordinaire pour générer de l’émotion, des souvenirs et créer du lien.
Soyons pratiques
Certains éléments semblent aller de soi, mais parfois on les oublie. Or, réussir un séminaire passe aussi par l’organisation. Au niveau de la date, prendre garde à éviter les jours fériés, les ponts, les veilles de weekend et les dates qui tombent pendant les vacances scolaires notamment, sinon le team-building risque de tomber à l’eau.
Il faut aussi réfléchir au lieu. Le nombre de personnes présentes conditionne le choix du lieu, le format et le budget. Un endroit central, facile d’accès est préférable pour un séminaire d’entreprise réussi. Il est recommandé de visiter les lieux en amont pour se projeter et éviter les mauvaises surprises. Une fois le lieu du séminaire d’entreprise choisi, il faut établir un devis et surtout poser une option pour se rassurer en cas d’imprévu.
Toujours au niveau organisationnel, créer un rétro-planning permet de garder une vision d’ensemble sur les actions terminées et celles à réaliser, d’intégrer les échéances, de mentionner les acomptes déjà versés, etc.
De l’équilibre et de l’anticipation avant tout
Pendant le séminaire, prenez garde à concevoir des programmes équilibrés, qui permettent d’alterner entre des phases plus ou moins actives, incluant des temps de respiration. La combinaison gagnante c’est la succession de phases de travail, de mouvement, d’enrichissement culturel, sans oublier bien entendu les moments festifs, en fonction de vos objectifs. Ne pas hésiter à prévoir des laps de temps en cas de débordement d’une activité de team-building et éviter de prendre trop de retard sur le programme.
L’équilibre passe aussi par l’anticipation des problèmes. L’idée ici est de réfléchir à des plans B en cas de besoin, notamment le mauvais temps si vous prévoyez des activités en extérieur. Prenez aussi le temps de connaître les éventuelles allergies alimentaires ou contre-indications physiques de vos collaborateurs. Rien de pire que d’obliger un claustrophobe à effectuer un escape game dans une pièce fermée et plongée dans le noir ! Il s’agit aussi de prévenir les femmes enceintes et les personnes à mobilité réduite si le team-building comprend de nombreuses activités physiques.
Une visite des lieux où doit se dérouler les différentes activités en J-1 peut aussi permettre d’évacuer les mauvaises surprises en s’assurant que tout est fin prêt pour l’événement. Recontacter les différents intervenants, prestataires ou animateurs la veille est également une bonne pratique.
Communiquer en amont, créer l’attente tout en mystère
Créer événement passe aussi par la communication, afin de donner vie au team-building. Plusieurs semaines avant le jour J, il faut en parler pour s’assurer de la présence des collaborateurs, évaluer le nombre réel des participants et bien entendu créer un effet d’attente parmi les équipes. « Teaser », sans tout dévoiler, est tout un art. On peut même profiter de l’occasion pour lancer des concours et récompenser les participants qui auront deviné quelle était l’activité surprise du team-building. Lors de la communication en amont, il est capital, à ce moment-là, de prévenir du type de tenue vestimentaire requis, notamment si les collaborateurs doivent se munir de vêtements confortables etc.
Le Jour J
C’est le moment où il faut se rassurer et décompresser : si toutes les étapes de préparation du séminaire d’entreprise ont été respectées, aucune raison de se faire du souci. Place à la décontraction, à la légèreté et à la convivialité ! Il faut désormais « laisser vivre » le team-building et accueillir les bons moments, la richesse des échanges, la spontanéité… Les équipes en charge de l’organisation doivent simplement s’assurer que l’atmosphère reste agréable pour tous et que le planning se déroule comme prévu. Et bien sûr, il y a impérieuse nécessité d’immortaliser les grands moments du séminaire d’entreprise, avec des photos et vidéos, pour fournir de précieux souvenirs aux collaborateurs a posteriori.
Et le lendemain ?
Il est désormais temps de mettre à l’honneur les souvenirs du team-building: par exemple on peut créer un espace cloud et y poster les photos et vidéos prises pendant l’événement. On ne peut pas non plus faire l’économie d’un questionnaire de satisfaction à destination des participants d’une part pour les remercier de leur présence, et d’autre part leur donner la parole et évaluer leur satisfaction afin de s’améliorer pour les projets ultérieurs. L’envoi d’un compte-rendu illustré des plus beaux clichés, sous la forme d’une newsletter, peut aussi faire son effet !
