Le community manager a pour mission d’animer les réseaux sociaux au jour le jour et de réagir dans l’instant si cela est nécessaire. En effet, les membres de la communauté n’attendront pas la fin de l’été avant de contacter la marque sur les réseaux sociaux. Et malheureusement, sans retour rapide à leurs questions, un bad buzz peut facilement arriver. Alors, comment faire ? Les community managers n’ont-ils donc pas le droit aux congés ?

Déléguer, s’organiser, programmer !

De nombreuses agences et clients font le choix de ne pas stopper les activités sur les réseaux sociaux pendant les vacances. Le community manager doit donc s’organiser en amont afin de pouvoir profiter de ses congés, sans pour autant arrêter toute activité.

Le premier réflexe est bien souvent de confier ces missions à un autre membre de l’équipe. L’avantage des agences de communication est qu’elles disposent bien souvent de plusieurs personnes aptes à la gestion des réseaux sociaux. Aussi, lorsque le temps est venu pour le community manager de prendre des vacances, une seconde personne de l’équipe peut le remplacer. Ainsi, la gestion des réseaux sociaux n’est pas stoppée.

Mais cela n’est pas toujours possible. C’est donc souvent un collègue, dont ce n’est pas la mission principale, qui va prendre le relais pour ce lapse de temps.  Dans ce cas-là, il convient de toujours prendre le temps de former la personne en amont et de lui donner des instructions claires et précises afin que tout se passe pour le mieux.

Nous ne saurons d’ailleurs que vous conseiller de trouver votre personne de confiance au plus vite. En effet, personne n’est à l’abri de tomber malade ou d’un accident (nous touchons du bois pour que cela n’arrive pas !). Il est donc important, en règle générale, d’avoir une personne sur qui vous pourrez compter en cas de problème et de lui confier les codes d’accès avec une procédure d’utilisation et de publication au cas où vous ne pourriez pas assurer votre mission.

Pourquoi ne pas en profiter pour rédiger un petit guide de bonnes pratiques ? L’occasion d’expliquer par écrit l’environnement de vos clients, les sujets sensibles, la politique de modération, et indiquer quelques réponses « types » pour les questions qui reviennent le plus souvent.

Vive les outils de programmation…

… comme Hootsuite ou socialbakers ! S’ils sont très utiles en règle générale pour programmer vos publications et vous faire gagner du temps au quotidien, ils se révèlent encore plus utiles lorsqu’une longue absence est à prévoir. Vous pourrez alors, avant votre départ en vacances, programmer toutes vos publications en fonction de votre calendrier rédactionnel et ainsi vous assurer qu’elles seront postées convenablement, en temps et en heure. Ce type d’outil permettra également à vos collègues d’exercer une veille durant votre absence et de surveiller et répondre aux différents commentaires ou messages que vous pourriez recevoir.

Enfin, pour éviter toutes demandes urgentes pendant vos vacances et assurer un bon suivi, n’oubliez pas d’informer vos clients et collègues de votre absence suffisamment en avance et de leur expliquer la procédure mise en place durant cette période. Indiquez-leur le travail qui a été fait en amont afin de les rassurer et mettez-les en relation avec la personne qui assurera le suivi durant votre absence si vous en avez désigné une d’un commun accord.

Jouer la carte de la transparence

Envie de véritablement profiter de vos vacances et de complètement déconnecter ? C’est possible (du moins presque !).

C’est un peu plus rare, mais certaines entreprises font le choix de ne pas du tout communiquer sur les réseaux sociaux pendant l’été. Ils sont donc mis sur pause et cela est revendiqué !

Une publication pour prévenir que la page Facebook « ferme ses portes » pour les vacances et voilà : le tour est joué ! De nombreux CM n’ont d’ailleurs pas honte d’indiquer qu’ils sont en congés et misent sur la sincérité. Car après tout, tout le monde a le droit à la déconnexion (et au repos !).

La difficulté étant que nous n’êtes pas à l’abri d’un commentaire urgent ou d’un problème. C’est pourquoi il reste toujours la possibilité de poster en message d’absence tout en gardant un œil ouvert, au cas où. Cela ne nécessite que quelques minutes par jour et peut parfois éviter de gros problèmes à la rentrée.

Une chose est sûre : n’oubliez pas de mettre en place un message d’absence sur les réseaux sociaux ou une réponse automatique sur Facebook pour prévenir que l’activité de la page reprendra seulement dans quelques jours. Vous préviendrez alors votre communauté que les délais de réponse seront beaucoup plus lents qu’en temps normal !

 Pas si facile de déconnecter finalement…

Si vous n’avez pas choisi l’option de « fermer boutique » pendant l’été ou que vous êtes toujours à la recherche de votre personne de confiance, vous devrez vous-même assurer le suivi.

Peur des problèmes de programmation ? Communauté très importante et/ou très demandeuse ? Continuer l’animation pendant les vacances se révèle alors bien souvent obligatoire.

Cela dépend aussi de l’entreprise ou la marque que vous représentez. Si vos clients B2B peuvent plus facilement se permettre une pause prolongée sur les réseaux sociaux, cela est un peu plus compliqué pour vos clients B2C.

En effet, que vous proposiez un produit ou un service, les consommateurs, bien qu’en vacances, ne vont pas arrêter de s’intéresser à votre marque (du moins on vous le souhaite !) ou à ses concurrents.

L’été peut-être aussi parfois VOTRE moment fort de communication. Autant vous dire que si vous gérez la page d’une marque de maillot de bain, il va vous être beaucoup plus compliqué de vous absenter 😉

Il est parfois aussi tentant de ne pas décrocher, que ce soit par plaisir, par habitude ou par conscience professionnelle… Toutefois, il n’est pas forcément nécessaire d’avoir la même intensité d’activité durant cette période. A vous d’adapter votre planning en fonction de votre stratégie.

Vous pouvez jeter un coup d’œil quelques fois par jour, afin de vous assurer qu’il n’y a pas de problème et intervenir si besoin par exemple.

Mais n’oubliez pas, une vraie coupure cela fait toujours du bien ! Alors, rendez-vous service et prenez du temps pour vous, pour revenir à la rentrée avec de nouvelles idées et reposé(e) ! Croyez-nous, votre communauté (et votre employeur ou client) seront très contents de vous retrouver frais, dispo, et plein de créativité !

Bonnes vacances !