Scenario 1 : Vous vous rendez sur place
Soyez sur-préparé
Certes, il est pénible de voyager avec des fournitures de bureau quand vos clients vous ont déjà inondé de leurs supports promotionnels à partager avec les médias, mais c’est toujours mieux d’avoir un stylo, un cahier ou un agenda supplémentaire sous la main lorsque vous croisez un journaliste dans le besoin. Passez du temps à étudier la configuration des lieux et soyez prêt à répondre aux questions des journalistes concernant le programme, afin de les diriger rapidement vers le bon endroit.
Faites le guet de la salle de presse
Ce concept peut sembler archaïque mais si la salle de presse existe encore dans les salons professionnels, c’est qu’elle a son intérêt. Même à l’ère des appareils mobiles, de nombreux journalistes camperont derrière leur ordinateur portable dans la salle de presse pendant toute la durée d’un événement, surtout s’ils sont en train de bloguer ou de publier des articles tout au long de la journée. Il est important de préserver ce sanctuaire, en veillant à ce que cet espace de travail soit dédié uniquement à la presse et à ce que tout problème éventuel soit résolu rapidement. Il est de votre responsabilité d’assurer que les journalistes se sentent à l’aise dans cet espace de travail et qu’ils aient accès à tout ce dont ils pourraient avoir besoin : des prises électriques et du Wi-Fi pour se connecter à Internet, des rafraîchissements et suffisamment de chaises pour s’asseoir. Les journalistes ne doivent pas partir d’un salon ou d’une conférence avec le mauvais souvenir d’une salle de presse mal gérée !
Ne restez pas les yeux rivés devant un écran
Puisque vous êtes sur place, évitez de passer tout votre temps le nez sur votre téléphone. Il peut être important de vérifier ses emails et ses textos de temps à autre pour se tenir informé, mais si vous consacrez plus de temps à votre téléphone qu’aux médias ou à votre client, cela se remarquera. Cela peut vous faire paraître inaccessible alors que vous devez au contraire être la personne la plus accessible sur le site. Il est préférable que vous soyez disponible en permanence lorsque vous êtes sur place. Vous ne savez jamais quand un journaliste ou un client pourrait avoir besoin de votre aide.
Scenario 2 : Vous travaillez du bureau, en coulisse
Intervenez judicieusement
Il se passe beaucoup de choses lors des salons, à la fois pour les clients et pour les journalistes. En plus de connaître leur programme de la journée, mettez-vous à leur place et demandez-vous quelles informations sont les plus importantes. Souvent un message peut attendre, en particulier s’il n’est pas lié à l’événement lui-même. Les emails de restitution, qui récapitulent les points importants en un seul message, sont souvent les plus utiles.
Restez connecté aux réseaux sociaux
Même les clients les plus tournés vers les médias sociaux sont souvent trop occupés durant les événements pour surveiller de près ce qu’il se passe sur les réseaux sociaux. Aussi, là où vous serez le plus utile en terme de support à l’événement, c’est en gardant en permanence un œil sur les hashtags, les comptes sociaux des médias présents et les sujets « tendance » qui les intéressent. Selon la situation, le fait de flaguer en temps réel des plaintes ou des commentaires parus sur les réseaux sociaux peut être salutaire pour un client. Parfois le simple fait d’intercepter un post mentionnant que le Wi-Fi ne fonctionne pas peut permettre de régler le problème rapidement et éviter qu’il ne prenne de l’ampleur.
Ne sous-estimez pas les appels téléphoniques
Tout comme le fait d’appeler un journaliste au lieu de lui envoyer un email donne souvent lieu à des échanges fructueux, un coup de fil rapide à un client au cours d’un événement peut s’avérer très utile. Il apporte une touche personnelle, remplaçant un énième email qui viendrait encombrer sa boîte de réception, et permet d’échanger de manière efficace des commentaires, d’évoquer des frustrations, des succès ou des besoins.
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