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Cinque modi per essere organizzati sul lavoro


Samantha Martinez-Hassan
Published on aprile 09, 2018
By Samantha Martinez-Hassan

Numerose email non lette nella tua casella di posta. Dieci bozze di email aperte contemporaneamente. La To Do List che continua a diventare ogni giorno sempre più lunga. Una riunione dietro l’altra. Progetti che avrebbero dovuto essere consegnati ieri.

Stai pensando di mollare tutto? Non Farlo!

Hai solo bisogno di un modo migliore per organizzare la tua giornata e le tue attività lavorative. Per essere onesti, non esiste una regola universale per organizzarsi, ma puoi affidarti ai nostri consigli e farli diventare buone abitudini, in modo che ti impediscano di perdere la testa.

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1. Prenditi 10-15 minuti

La mattina, quando arrivi, prima di sederti e iniziare subito a leggere le e-mail, concediti almeno cinque minuti per prendere il caffè. 

Nel corso degli anni ho trovato estremamente utile dedicare 10-15 minuti al mattino per dare un'occhiata veloce alle mie e-mail, ai compiti da svolgere, agli incontri programmati del giorno e alle richieste urgenti. No, non leggo tutte le mie e-mail entro questo lasso di tempo, ma posso valutare brevemente quali sono quelle urgenti, quali necessitano di una risposta immediata (in meno di due minuti) e quali risultano talmente importanti da essere poste nella parte superiore della mia casella di posta. 

Dedicando alcuni minuti anche al mio calendario posso avere un'idea di quanto tempo effettivo avrò durante la giornata da dedicare ai progetti dei miei clienti (escludendo le riunioni). 

2. Scriviti tutto!

Con tutta la tecnologia che che abbiamo a disposizione, dimentichiamo che possiamo ancora annotare le cose da fare.

Non c'è niente di sbagliato nell’utilizzare una To Do List digitale, ma secondo uno studio fatto da Pam A. Muller di Princeton e Daniel M. Oppenheimer dell'UCLA, la scrittura richiede l’elaborazione e la riformulazione di informazioni che permettono di essere memorizzate meglio. Quindi annotando tutto ciò che devo fare mi permette di ricordarlo.

Io utilizzo un taccuino specifico per le diverse To Do List. Durante la mattinata spendo “10-15 minuti di elaborazione” scrivendo la lista delle cose da fare per il giorno: prendo in considerazione le attività del giorno precedente e aggiungo tutto ciò che non è stato completato alla mia nuova lista; in base alle e-mail ricevute, aggiungo le nuove attività e le differenzio con un colore, per sapere visivamente quale ha la priorità più alta. 

3. Stabilisci le priorità e definisci le scadenze 

Stabilire le priorità e definire le scadenze di ciascuna attività mi aiuta tantissimo ad organizzarmi. Come accennato in precedenza, mi piace associare un colore ai miei compiti in quanto mi permette di evidenziare le urgenze. Inoltre, quando imposto le scadenze posso capire meglio quanto tempo dovrò impiegare per portare avanti tutti i progetti e riesco a capire quali compiti, anche se non sono prioritari, necessitano di pochissimo tempo per essere svolti. Tendo a spostarli in cima alla mia lista e a farli subito.

In alcuni casi, le attività non presentano una deadline.

Questo può essere pericoloso per due motivi: 1) rimanderai il lavoro giorno dopo giorno per sempre o 2) te ne dimenticherai e te lo ricorderai quando diventerà urgente. Per evitare uno di questi scenari, date a tutti le attività delle scadenze, anche se non indicate. Quando le avrai completate, ti sentirai benissimo e la tua lista di cose da fare avrà un punto in meno.

4. Il multitasking non è sempre tuo amico

Spesso dobbiamo lavorare in modalità multitasking, ma non sempre è vantaggioso. Secondo un articolo pubblicato dalla Northeastern University, non siamo davvero in grado di passare da un’attività all'altra senza perdere l’attenzione e la produttività. 

Quello che mi piace fare è ascoltare una qualsiasi playlist rilassante di Spotify e concentrarmi su un’attività alla volta. Trovo che questo metodo aumenti di molto la mia produttività.

5. Non accettare tutti gli inviti alle riunioni

Ci sono giorni che abbiamo un incontro dopo l’altro. Ciò non lascia molto tempo per sedersi e prendere consapevolezza dei compiti da svolgere. 

Non aver paura di non partecipare a tutte le riunioni - solo perché sei stato invitato non significa che devi partecipare. Controllare la tua lista di cose da fare ti permette di scoprire se quel tempo può essere speso per lavorare su progetti più urgenti! 

Se invece la tua partecipazione a quella riunione è davvero necessaria, preparati a essere un partecipante produttivo ed efficiente in modo che il tuo tempo sia ben speso. E idealmente, il tuo incontro potrebbe non occupare tutto il tempo che avevi pensato inizialmente. 


Prova a seguire questi suggerimenti, potresti esserne piacevolmente sorpreso. Conosci altri metodi che sono utili per organizzare al meglio la giornata lavorativa? Scrivici i tuoi suggerimenti qui sotto.

 


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