Mantenere la calma durante una crisi è un’abilità essenziale per tutti i professionisti delle relazioni pubbliche. Fa parte del lavoro quotidiano di un team PR supportare i propri clienti nella gestione di situazioni scomode e complesse. Ogni situazione di crisi può avere una diversa entità. Nei casi più lievi, come la gestione di un’intervista particolarmente inquisitoria, un refuso in un comunicato stampa o un tweet con informazioni errate, è possibile risolvere la situazione in maniera facile e rapida. Tuttavia, problemi più complessi che possono compromettere la reputazione del brand – violazioni dei dati, conformità normativa, ritiro di prodotti dal mercato o controversie sindacali – richiedono più tempo e risorse per essere gestiti e risolti. In tali circostanze, le aziende devono organizzarsi in anticipo pianificando una strategia, in modo molto simile a come le persone si preparano per l’arrivo di un uragano.
Un’azienda può valutare la vulnerabilità e la prontezza del proprio team simulando una situazione di crisi e di conseguenza creare un piano di comunicazione che permetta al team di reagire prontamente e nel migliore dei modi a una situazione di crisi, che fornisca alle persone interessate notifiche e aggiornamenti in tempo reale e che preveda un sistema di monitoraggio dei social media e della stampa per sviluppare contenuti adeguati.
In questo modo, quando l’uragano arriva, il team potrà avvalersi di un piano di comunicazione che lo metterà nelle condizioni di fornire risposte rapide e puntuali e, di conseguenza, limitare e prevenire danni alla reputazione del brand. Inoltre, questa fase di preparazione consente al team PR e quello manageriale di restare focalizzati nella fase acuta della crisi per mantenere il più possibile una continuità operativa.
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