1. Fornisci un brief scritto
Non temere, non serve certo un tomo di mille pagine: per tutte le informazioni necessarie sono sufficienti un paio di pagine. Anche se la maggior parte dei brief che ci arrivano sono di circa 20 o 30 pagine, che si tratti di aziende grandi o piccole, nella maggior parte dei casi basterebbero davvero due pagine. Al contrario, invece, due righe in una mail non bastano affatto. E-mail troppo brevi e concise lasciano ampio spazio alle supposizioni e, quindi, ai malintesi.
2. Comunica i tuoi obiettivi di business
Anche se non ci parlerai dei tuoi obiettivi di business, stai pur certo che te li chiederemo. Per noi è importante capire cosa vuoi ottenere in termini di profitti, vendite, quote di mercato, ecc. Con queste informazioni possiamo valutare in che modo il nostro supporto può incidere sui tuoi risultati: che si tratti di definire (o ridefinire) la narrazione del tuo brand e il suo posizionamento, migliorare il profilo del tuo CEO, sviluppare un piano di comunicazione per il tuo IPO, migliorare il tuo team di vendite, guadagnare credito nello share of voice contro i tuoi competitor, far lavorare meglio il tuo sito web, elevare il tuo brand, coinvolgere i dipendenti oppure orientare i lead, possiamo farlo.
3. Conosci il tuo pubblico
Condividi quante più informazioni possibili sul tuo pubblico ideale. Anche se ancora non hai le tue persona già perfettamente definite, raccontaci quello che sai a proposito dei tuoi clienti: chi prende le decisioni? Chi li influenza? Sapere chi sono ci permette di raggiungerli!
4. Domande
Per quanto il tuo brief sia dettagliato, faremo senz’altro altre domande. Sappiamo quanto sia prezioso il tuo tempo, ma riuscire a dedicarci solo una mezz’ora in più per parlare al telefono o di persona, piuttosto che mandarci solo delle risposte via mail, è incredibilmente utile. Spesso una conversazione diretta riesce a far emergere molto di più di quanto non faccia un botta e risposta per iscritto, ed è un modo importante per iniziare a costruire una relazione. Tieni in considerazione anche che ascoltare le domande che ti porrà la tua agenzia ti darà anche l’occasione di capire quale sia il suo approccio e il suo pensiero.
5. Sii aperto
Capita spesso che un brand contatti un’agenzia per le PR, per poi scoprire dopo una conversazione iniziale che per raggiungere gli obiettivi di business desiderati c’è bisogno di altri tipi di servizi, come una campagna LinkedIn a pagamento. Oppure che un brand faccia un brief per rinnovare il suo sito web, senza considerare la necessità di definire prima il posizionamento e il key message. Ascoltiamo ogni richiesta, ma i punti di partenza dovrebbero restare sempre l’obiettivo che vuoi raggiungere e l’uso più oculato del budget a disposizione per conquistare quei risultati. A volte, questo potrebbe significare anche che torneremo da te con proposte o soluzioni che non ti aspettavi.
6. Sii realistico con le deadline
Sappiamo che l’agenzia dei tuoi sogni è curiosa, impegnata, laboriosa e pronta ad andare oltre le tue semplici richieste. Sappiamo anche che vorresti che la tua nuova agenzia iniziasse subito, il giorno dopo averla contattata. Purtroppo, i tempi brevi non sono realistici. Un tempo ragionevole per creare una nuova proposta modellata sulle tue esigenze è di due settimane, quindi tieni conto di questo tipo di fattori quando consideri le tempistiche.
Siamo certi che anche tu, alla fine, sarai molto più soddisfatto se il team dell’agenzia non ti ignorerà per giorni e giorni, perché impegnato nel rispettare la scadenza di un pitch per un nuovo cliente.
7. Incontra l’agenzia
Sappiamo quanto tu sia impegnato e che non riesci a organizzare molti incontri con tutte le agenzie che stai valutando anche se, diciamocelo, davvero vuoi vedere più di tre o quattro pitch? Valuta, magari, di creare una shortlist, in modo da poter dedicare maggiore attenzione a quelle agenzie le cui proposte ti hanno saputo interessare più di altre. E poi si, insistiamo perché cerchi di dedicare un po’ del tuo tempo a un incontro preliminare, anche solo per una prima impressione, si tratta di un punto piuttosto importante: è un ottimo modo per conoscere l’agenzia, invece di farti mandare una mail con un elenco di qualifiche, e in questo modo ogni team ha la possibilità di conoscere e scoprire i pro degli altri.
Inoltre, la verità è che a volte le persone proprio non si prendono, i valori aziendali non coincidono, o l’approccio generale non sembra il più adatto. Se si verifica uno di questi casi, è davvero un peccato affrontare tutto il processo e solo alla fine riscontrare che manca la chimica, anche se magari la proposta è buona. Incontrare l’agenzia già in una fase preliminare, ti permetterà di capire da subito se “scocca la scintilla”, evitandoti di perdere del tempo prezioso più avanti.
8. Definisci il budget
Circa l’80% dei brief che riceviamo non indicano un budget e spesso, quando lo chiediamo, riceviamo risposte come: “non abbiamo un budget specifico in mente. Vorremmo dei suggerimenti su cosa potremmo fare e quanto ci costerebbe”. Potremmo replicare con la domanda: “quanto è lungo un pezzo di corda?”.
Scherzi a parte, la nostra proposta dovrebbe adattarsi alle tue aspettative e anche ai tuoi mezzi. Per esempio, un sito web può costare 50.000 euro, cinque volte di più o una qualsiasi cifra intermedia, ma non è molto utile mostrarti quanto può essere accattivante e moderno il sito che possiamo costruire per te con 150.000 euro, se non puoi spenderne più di 80.000. Se la tua azienda non ha ancora immaginato quanto investire nel marketing, questa potrebbe essere l’occasione giusta!
9. Dacci un feedback
Anche in questo caso, sappiamo che ricevi tante richieste e il tempo a tua disposizione è limitato, ma una volta presa la tua decisione, sappi che apprezziamo davvero tanto quando ci dedichi 10 o 15 minuti al telefono a dirci perché non abbiamo vinto, ma anche perché abbiamo vinto. Molto del nostro tempo viene speso nella realizzazione di proposte e pitch, e conoscere le motivazioni che hanno orientato le tue scelte ci è di grande aiuto. Sii onesto, sappiamo accettare ogni critica, ci sarà davvero utile per la prossima volta.
10. Non lasciare in sospeso
In altre parole, prima di iniziare a cercare una nuova agenzia, assicurati, per quanto possibile, di riuscire a dedicarle la tua attenzione fino in fondo. Per un’agenzia, una cosa è metterci tutta sé stessa solo per arrivare seconda o terza, tutt’altra cosa è un cliente che cambia idea, che non ha ottenuto l’autorizzazione o che “l’anno prossimo andrà meglio”. L’agenzia sarà certamente più reticente a impegnarsi in futuro, se ce ne fosse ancora occasione, soprattutto se vede ripetersi lo stesso processo.
Ecco qui. Ridurre a dieci non è stato facile, ma questi sono i punti che più spesso vediamo trascurati dai brand quando presentano un brief. Eppure, un brief curato e ben fatto, ti permette di avere delle proposte più pertinenti e adatte, e in definitiva anche di trovare l’agenzia migliore per le tue esigenze, che a sua volta significa risultati migliori per te e per la tua attività. In fondo, vale la pena prendersi un po’ di tempo per farlo bene, non credi?
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