Milioni di persone si rivolgono alle piattaforme digitali per svolgere il proprio lavoro, imparare nuove competenze e restare in contatto tra loro. In circa tre mesi, anche LEWIS ha saputo adattarsi e rendere il 100% della sua forza lavoro remota. I membri dei nostri team si sono iscritti a più webinar e corsi online di quanti non se ne possano contare, e abbiamo festeggiato compleanni e promosso happy hour tutto in virtuale.
È ormai evidente che gli eventi virtuali sono entrati a far parte della nostra nuova normalità. Ma realizzare un vero evento virtuale significa molto di più che andare semplicemente in diretta su Instagram: servono una pianificazione ponderata, attenzione, strategia e, soprattutto, va considerato che i partecipanti si aspettano un’esperienza virtuale senza soluzione di continuità. Nel complesso, dobbiamo ripensare il nostro approccio agli eventi, e una cosa è certa: la situazione attuale e il desiderio di partecipazione sono enormi punti di forza. Infatti, due terzi degli intervistati di un’indagine della PCMA Education Foundation si aspettano di sfruttare la tecnologia per partecipare a distanza agli eventi nei prossimi anni.
Ecco allora alcune considerazioni chiave e buone pratiche per chi sta pianificando eventi virtuali.
Conosci il campo da gioco (virtuale)
Ciò che funziona per un evento dal vivo non si traduce necessariamente bene in virtuale. Se la tua azienda ha già pianificato un evento, dovrai cambiare rotta. Ciò significa avere un’idea del territorio virtuale e conoscere tutte le diverse sfumature degli eventi virtuali.
Per cominciare, per gli eventi virtuali non potrai fare affidamento sulle stesse metriche di tracciamento degli eventi di persona. I partecipanti spesso si registrano agli eventi virtuali all’ultimo minuto mentre per gli eventi fisici avrai bisogno di una maggiore pianificazione nelle settimane precedenti, che solitamente hanno i maggiori picchi di registrazione.
Gli eventi virtuali offrono anche una maggiore flessibilità e meno limitazioni, non essendo legati a uno spazio fisico. In sostanza, questo significa che potrai fare e sperimentare più cose in un evento virtuale di quanto sarebbe possibile in un evento di persona, quindi assicurati che le tue landing page, i blog o altri materiali siano sempre aggiornati e che la tua pagina evento sia ottimizzata per un’esperienza senza soluzione di continuità.
Testa la tua tecnologia
La cosa principale che può mettere a dura prova ogni evento virtuale è la difficoltà tecnica. Quando si tratta di ospitare eventi virtuali, ricorda che la pratica rende perfetti. Assicurati che tutti i protagonisti del tuo evento sappiano come far funzionare le tecnologie e la piattaforma che alimentano e ospitano il tuo evento virtuale. Organizza delle prove e fai in modo che tutto sia il più fluido e scorrevole possibile. I test saranno fondamentali per individuare eventuali intoppi tecnici e risolverli prima che l’evento abbia luogo. Anche se non è possibile controllare fattori come la connessione Wi-Fi dell’utente, pensa con largo anticipo a tutti i dettagli tecnici utili a garantire che l’evento si svolga senza intoppi dal punto di vista dell’esecuzione.
Sfrutta ogni occasione di networking e gamification
Coinvolgere i partecipanti durante un evento virtuale è l’elemento chiave per offrire un’esperienza degna di nota. Dopo tutto, è difficile tradurre su uno schermo la grandezza di un evento fisico e la ricchezza di quell’esperienza. La buona notizia è che si tratta di una battaglia meno impegnativa di quanto si possa pensare. Il 30% delle persone ha più probabilità di parlare con una persona in uno stand virtuale rispetto a uno fisico, il che significa che ci sono opportunità mature per facilitare e far crescere le opportunità di networking tramite gli eventi virtuali.
Un modo per incoraggiare maggiori opportunità di networking e di coinvolgimento, per esempio, sono le funzionalità come sondaggi, sessioni Q&A, chat room virtuali o quiz che offrono ai partecipanti la possibilità di interagire tra loro e con l’evento. Un’altra grande tattica è la gamification, che può aggiungere il valore di intrattenimento a un evento. Prendi in considerazione l’organizzazione di concorsi o cacce al tesoro durante l’evento virtuale per tenere gli utenti impegnati. Offri premi o certificazioni al completamento di diversi percorsi per rendere divertente la partecipazione a varie sessioni e stimolare un po’ di sana competizione fra i partecipanti.
Promuovi e resta connesso!
Grazie a un evento virtuale, avrai più di un’opportunità per far conoscere e registrare persone al tuo evento, poiché le barriere fisiche di partecipazione sono assenti. Approfittane per promuovere il tuo evento in anticipo sui social media, per esempio attraverso l’account-based marketing. Se riuscirai a giocare d’anticipo per occupare un posto nei calendari delle persone, hai già vinto metà della battaglia per ottenere una buona partecipazione. Gli eventi virtuali ti permettono inoltre di rivolgerti a diversi segmenti di pubblico con contenuti e messaggi più personalizzati e su misura per attirare un numero di partecipanti ancora maggiore di quanto potresti fare a un evento di persona.
Una volta concluso l’evento virtuale, non abbandonare il prezioso touchpoint creato con i partecipanti. Invia una mail di ringraziamento, un recap dell’evento o una newsletter per mantenere queste persone coinvolte rispetto al tuo brand. Impacchetta i contenuti del tuo evento virtuale e distribuiscili a chi non ha potuto partecipare. Questo potrebbe aiutare a stimolare l’interesse e favorire la partecipazione a qualsiasi evento virtuale futuro che potresti organizzare. E infine, chiedi il feedback dei partecipanti. Molte aziende stanno ospitando eventi virtuali per la prima volta, quindi un feedback costruttivo da parte di coloro che vi hanno partecipato può aiutare a perfezionare e ottimizzare il modo di organizzare qualsiasi evento virtuale futuro per migliorare l’esperienza di tutti i partecipanti.
Alla fine, ospitare eventi virtuali è un ottimo modo per rimanere in contatto con i tuoi clienti e il tuo pubblico e riunirli tutti insieme per un’esperienza condivisa. Considera anche che gli eventi virtuali tendono a costare meno di quelli fisici e ad avere un minore impatto ambientale. Insomma, gli eventi virtuali sono qui per restare e possono essere altrettanto gratificanti – se non di più – che riunirsi in un soffocante centro congressi.
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