Consiglio-Pro #1: Accetta che qualcosa andrà storto
Sii preparato in anticipo al fatto che non tutto andrà per il verso giusto. A un evento ci sono mille persone e mille cose in movimento. Non c’è modo di catturare davvero ogni istante e va bene così. Letteralmente, stai calmo. Non avrai abbastanza tempo per agitarti se qualcosa andasse diversamente da come pianificato. Ci sono posti in cui devi essere e, te lo garantisco, perderti l’occasione per un tweet o una foto NON rovinerà l’intera programmazione social dell’evento. Sistema quello che puoi e vai dritto per la tua strada. Hai pianificato al meglio e ti sei preparato al peggio, cosa che ci porta dritti al…
Consiglio-Pro #2: La Priorità alla Programmazione Previene Performance Povere
Lo so, sembra uno scioglilingua, ma tienilo in considerazione come un mantra. Più riuscirai a prepararti in anticipo e meglio sarà. Ti suggerisco di creare un piano generale su Google Sheet in cui indicare ogni dettaglio delle tue attività giornaliere cercando di essere più preciso e concreto possibile. Inserisci nel piano gli incontri principali del convegno che trovi sul programma ufficiale (registrazione, breakfast, pranzo, ecc.), i tuoi compiti e gli appuntamenti che non devi assolutamente perdere. Qui sotto trovi un esempio del programma che ho usato lavorando con il Social Media Team al MVworld, un grande evento globale dedicato alla virtualizzazione e al cloud computing.
Cosa inserire:
- Date, orari e nome dell’evento
- Luoghi!!! Tu NON vuoi impazzire cercando di scoprire in quale stanza precisa si tiene un incontro.
- Dettagli Social. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo e ti metterà sulla strada giusta per l’efficienza e il successo! Includi i nomi dei relatori, cariche, profili social, ecc. Prenditi un momento per fare qualche ricerca sulle personalità di spicco che saranno presenti e prendi nota di qualsiasi cosa ti piacerebbe condividere.
- Informazioni sull’evento/interventi. Dai una scorsa al catalogo dell’evento e copia e incolla i dettagli di ogni momento o intervento interessante. Questo ti sarà di aiuto quando avrai bisogno di fare live tweet o post su due interventi in contemporanea. Prenditi del tempo per pianificare in anticipo e usa ogni risorsa a tua disposizione.
Un paio di trucchi extra:
- Cerca di arrivare almeno il giorno prima del momento clou. Sistema tutto, registrati ed esplora l’area (recupera il tuo Google Sheet e controlla tutti i posti dove avrai bisogno di essere nei giorni successivi. Si, fa tanto novellino del liceo, ma sarai grato a te stesso in seguito)
- Pensa a tutto ciò di cui avrai bisogno per essere sereno e a tuo agio durante i giorni del convegno. E con questo arriviamo al consiglio-pro #3
Consiglio-Pro #3: Cosa portare
Le giornate agli eventi sono lunghissime per tutti quelli che sono coinvolti. Quando lavori a un evento ci sono sempre molte più cose da fare di quelle che ti aspettavi. Dovrai essere attivo dal momento in cui ti svegli fino all’ultimo degli incontri serali. La triste verità è che avrai giorni in cui sarai troppo indaffarato anche per mangiare. L’ultima cosa che vuoi che accada è proprio dover lavorare 15 ore al giorno, senza riuscire neanche a sbocconcellare qualcosa, mentre devi essere operativo al 100%. Cerca di pianificare in anticipo momenti simili.
Non dimenticare di portare con te:
- Scarpe comode – questa è decisamente la cosa più importante. Camminerai un sacco. Ci sono stati giorni in cui ho raggiunto il top, camminando per più di 10 km (il contapassi sul tuo smartphone ti farà i complimenti per tutto l’esercizio che farai in quei giorni). Pensa alla comodità più che alla moda. Nessuno guarderà cosa porti ai piedi, ma noteranno se non sarai in grado di essere in fretta dove devi perché il dolore e le vesciche ai piedi ti faranno zoppicare.
- Zaino – Controlla il sito del convegno con un certo anticipo. Potrebbero fornire uno zainetto a tutti, se sei così fortunato puoi ignorare questo consiglio. Dovrai portarti dietro diversi device, caricatori, oggetti personali, ecc. Uno zaino ti permette di distribuire il peso sulle spalle e, di nuovo, preferisci la praticità all’eleganza.
- Caricatori portatili – Appunto. L’ultima cosa che vorrai è impazzire per la batteria del tuo smartphone proprio nel momento in cui devi fare foto o video. Porta un caricatore/powerbank di scorta, magari anche due.
- Cibo – Pensa a qualcosa di leggero che puoi consumare in fretta. Barrette proteiche, snack, crackers, ecc. Cose che puoi mangiare con una sola mano mentre fai altro, insomma. E ti prego, ti prego, ti prego, porta cose che hai già mangiato in passato, non è il momento per sperimentare nuovi cibi!
- Oggetti per la cura personale – Cerotti, antidolorifici, antiacidi, mentine, burro di cacao. Qualsiasi cosa che possa aiutarti in caso di mal di testa o intoppi di vario genere, ti salverà davvero la vita.
- Abiti eleganti – Ci saranno sicuramente diversi appuntamenti serali, da party sponsorizzati da fornitori a cene formali con il tuo cliente. Metti in valigia un outfit extra nel caso tu sia invitato a partecipare.
Consiglio-Pro #4: Divertiti
La tua più grande responsabilità è fare un buon lavoro, ma non dimenticarti di divertirti! Sii amichevole, presentati e magari prenditi del tempo per chiacchierare con il tuo cliente. A fine giornata sarai esausto, ma se ti si presenta l’occasione di partecipare a un party o a una riunione in un contesto più rilassato, fallo! Perdere un’altra ora o due di sonno non farà così tanto la differenza sulla tua stanchezza del giorno dopo. Queste sono occasioni imperdibili per fare networking, incontrare persone o, magari, rendere il tuo rapporto con il cliente più personale. Inoltre, avrai anche modo di legarti ancora di più ai colleghi che sono in viaggio con te e con cui stai condividendo questa esperienza, quindi divertiti e goditi il momento. Potrai dormire quando l’evento sarà finito. ?
