Ecco sette suggerimenti per organizzare un evento aziendale di successo:
1. Stabilisci un obiettivo
Gli obiettivi, che ti sei prefissato e stai cercando di raggiungere, ti aiuteranno a determinare il tipo di evento e il pubblico a cui mirare.
Se devi incontrare un nuovo potenziale cliente è consigliabile organizzare un meeting in un ambiente tranquillo dove potersi confrontare. Se l’obiettivo invece è quello di far conoscere il brand, di esporre un progetto o una campagna, si consiglia di organizzare un evento che coinvolga più ospiti possibili.
2. Rimani nel budget
Una volta stabilito il tuo obiettivo e il tipo di evento che desideri organizzare, assicurati di avere il budget per coprirlo. I punti da tenere in considerazione per la costruzione del budget comprendono: noleggio di location, catering, materiale audiovisivo, parcheggio per ospiti, ingaggio di un testimonial e, naturalmente, tutto il materiale brandizzato da utilizzare in loco.
3. Il tempismo è tutto
Prima di pianificare il tuo evento, considera le festività, le attività locali e gli eventi di settore già programmati. Per esempio, se ti rivolgi a un settore specifico, potrebbe essere vantaggioso pianificare il tuo evento proprio nei giorni o a ridosso di un’importante fiera o conferenza indirizzata alla stessa industry. Assicurati anche che il personale e i relatori ospiti siano disponibili prima di fissare una data.
4. Crea un programma efficace
Il tuo obiettivo è deciso, il budget è stabilito, la tua location e la data sono approvate. Ora concentrati nella costruzione di un programma efficace concedendoti almeno 6-8 settimane per una corretta pianificazione e per i tempi di selezione e ingaggio dei numerosi fornitori. Stabilisci nel dettaglio ciascuna attività e analizza i progressi con il tuo team di riferimento.
5. La lista degli invitati è la chiave
Una volta che l’invito all’evento e la pagina di registrazione online sono pronti, è il momento del passa-parola: il successo di ogni evento dipende dalla qualità della tua lista contatti. Le e-mail, le telefonate e gli inviti tramite posta ordinaria sono ugualmente importanti, ma non valgono nulla se stai utilizzando un elenco obsoleto. Assicurati che i contatti nel tuo database siano aggiornati. Se stai organizzando un grande evento, aperto a chiunque fosse interessato, promuoverlo sul tuo sito web aziendale e sui canali social contribuirà ad accrescerne la visibilità.
6. Aspettati sempre l’inaspettato
Il grande giorno è finalmente arrivato! Cosa potrebbe andare storto? Con quasi vent’anni di esperienza nell’organizzazione di eventi, ho imparato che può sempre succedere qualcosa. Quindi preparati alle emergenze dell’ultimo minuto. Alcune saranno gestibili, mentre altre potrebbero aver bisogno di veloci soluzioni creative. Fai il possibile per mantenere la calma e non smettere mai di sorridere.
7. Anche la fase “post-evento” è importante
L’evento si è concluso ed è stato un gran successo! I partecipanti hanno apprezzato il tema della presentazione e i vostri clienti sono stati soddisfatti delle conversazioni che hanno avuto. Ora è il momento di sfruttare lo slancio positivo. Invia a tutti i partecipanti il follow-up con e-mail di ringraziamento entro una settimana, includendo anche un sondaggio per ottenere un feedback sull’evento stesso. Puoi anche chiedere se c’è interesse a ricevere maggiori informazioni e approfondimenti.
Coinvolgi i partecipanti agli eventi futuri correlati. Tieni traccia dei progressi nei 3-6 mesi successivi, in modo da calcolare il ROI e raccogliere le metriche di ciascun evento.
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