LEWIS

Door

LEWIS

Gepubliceerd op

February 12, 2014

Tags

PR

RFI’s zijn bedoeld om opdrachtgevers informatie te geven over de capaciteiten van een potentiële leverancier. Zoals mijn Duitse collega Uwe al schreef, zijn goede RFI’s een plezier om mee te werken. De gevraagde zaken zijn relevant en je krijgt als bureau de mogelijkheid te laten zien waarom een opdrachtgever jou als bureau moet shortlisten. Helaas komen we ook slechte RFI’s tegen. Of vragen in het voortraject waar we niet veel mee kunnen. De raarste vragen en reacties die ik de afgelopen negen jaar op mijn pad ben tegengekomen:


1. Mag ik het hemd van je lijf?

Bijna letterlijk. Vooral bij aanbestedingen is het schering en inslag. Er wordt gevraagd naar je solvabiliteit, liquiditeit, balans, verlies & winst van de afgelopen tien jaar, verzekeringspapieren, verklaringen van goed gedrag en ga zo maar door. Graag per e-mail en in zesvoud per post, op wit papier, niet geniet en in een gele waterdichte enveloppe, uiteraard voldoende gefrankeerd. Ik begrijp dat het wettelijk vastgesteld is om dit allemaal te vragen, maar ik vraag me af of iemand deze gegevens ooit leest. En de meeste gegevens zijn gewoon op te vragen bij de KvK, waar wij netjes staan ingeschreven.

2. Jullie werken toch niet voor één van deze concurrenten? (En dan een hele riedel aan bedrijven noemen)

Potentiële klanten willen graag relevante ervaring. Het liefst ook recente ervaring, maar we mogen liever niet voor de concurrentie werken. Logisch. Minder logisch is dat we niet voor ze zouden mogen werken als het geen directe concurrenten zijn van dat bedrijf. Neem bijvoorbeeld de NS en Volkswagen als potentiële opdrachtgevers. Hoewel ze allebei mensen van A naar B brengen, mag het natuurlijk geen probleem zijn om voor beide aan de slag te gaan. Ook moet het mogelijk zijn om voor Volkswagen en Ferrari aan de slag te gaan, ook al maken ze allebei auto’s met vier wielen, een stuur en een motor. Beide automerken richten zich namelijk op totaal verschillende doelgroepen, met producten in totaal verschillende prijsklassen en segmenten.

3. Ik wil graag een kennismakingsgesprek, waarom stel je nu zoveel vragen?

Ik stel zelf ook vragen. Om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van wat de klant wil. Om de afspraak zo goed mogelijk voor te bereiden willen we bijvoorbeeld graag weten wat je wilt bereiken met de campagne, wat je eerder hebt gedaan en of je (al) een (globaal) marketingplan hebt. Ook bij kennismakingsgesprekken, omdat dat gesprek nu eenmaal de eerste indruk geeft. Als je bij dat gesprek al de plank misslaat…

 4. Waarom vraag je naar ons budget?

Ik kom vaak tegen dat de prospect deze vraag niet wil of kan beantwoorden. Een reden zou zijn omdat wij anders ons voorstel te veel daarop zouden afstemmen. Een prospect schreef: “We hebben wel duppies 
ter beschikking in een beperkt budget en willen die graag naar euro’s laten groeien. Daarom zoeken we een lange termijn relatie met een PR bureau dat met ons en het budget mee groeit.” Toen ik vroeg naar wat dat budget dan was, kreeg ik een geïrriteerde reactie omdat ik teveel zou focussen op het huidige budget en niet op de constructieve samenwerking en de bergen geld die op lange termijn op ons lagen te wachten. Toch krijg ik graag een idee van het potentiële budget, dus noem ik zelf ter indicatie ons gemiddelde maandbedrag. Als de wedervraag is of dit per maand of per jaar is, dan weet ik genoeg.

5. Kun je me een concept PR-plan sturen voor de komende drie jaar, met een gedetailleerde tijdlijn en kun je een voorbeeld persbericht en een opinieartikel schrijven op basis van bijgaande input?

Ja hoor, waar mag de factuur naartoe? Even zonder gekheid, uiteraard geven we een overzicht van de PR-planning en kunnen we voorbeeld persberichten en artikelen schrijven, maar wel op basis van goede input en als onderdeel van een finale pitch. In het voorstadium is dat gewoon te vroeg. Die is bedoeld om een idee te krijgen of de partijen elkaar liggen en of er een match is tussen opdrachtgever en leverancier. Ik vraag bij de deur van een restaurant toch ook niet of ik eerst even alle gerechten mag proeven, voordat ik naar binnen ga? Ik heb dan al wel besloten of het Chinees of Italiaans gaat worden. Kortom, wees voorbereid op wedervragen van ons. Wij komen liefst goed beslagen ten ijs en bereiden ook eerste (kennismakings)gesprekken goed voor. Wil je weten welke vragen ik altijd stel? Klik dan hier en ik bel je voor een afspraak.

Neem contact op