Collega Freek Janssen schreef vier jaar geleden al eens een blog over Twitteren op een evenement. Tijd voor een update nu de herfst bijna zijn intrede heeft gedaan en de evenementen weer als paddenstoelen uit de grond schieten. Waar moet je op letten als razende socialmediareporter of als organisator van een evenement op het gebied van social media?
Voorbereiding – framework
Niets is zo belangrijk als vooraf een uitgebreide contentkalender samenstellen waar je gedurende het evenement gebruik van kan maken. Nog beter is om er voor te zorgen dat je al flink wat content inplant. Hierbij kun je denken aan de vaste programmaonderdelen, inspiratie in de vorm van eerdere quotes of optredens (YouTube) van sprekers en berichten die verwijzen naar een (eventuele) livestream.
Voorbereiding – templates
Creëer veel visuele content. Om de identiteit van het evenement te bewaken, is het goed om met templates te werken waarin je bijvoorbeeld een mooie quote of foto van een spreker kan opnemen. Dit komt je deelbaarheid weer ten goede tijdens het evenement.
Voorbereiding – handles
Zorg dat je alle Twitter handles paraat hebt van sprekers. Maak het jezelf gemakkelijk en voorkom een zoektocht tijdens het evenement waarbij je eigenlijk de volledige focus moet houden op live verslaggeving van het evenement . Daarnaast loont het de moeite om de gasten- of inschrijvingslijsten na te pluizen op mensen met een hoog bereik.
Voorbereiding – evenement hashtag #
Definieer een goede hashtag voor het evenement en zorg na het bepalen altijd nog voor de final check. Zijn er nog geen andere evenementen die de hashtag al claimen of zijn er geen onderwerpen actief die je niet aan het evenement wil linken?
Voorbereiding – welkom
Nu je de hashtag hebt bepaald en alle handles hebt verzameld, is het in de week vóór het evenement tijd voor het warm maken. Deel de eerder verzamelde quotes, namen van sprekers en wellicht al delen van de inhoud van het evenement. Stuur daarnaast de gevonden handles alvast een welkomst bericht. Bijvoorbeeld: “Naar welk onderdeel van het symposium kijk jij het meeste uit? Laat het ons weten via #HashtagEvenement”.
Tijdens het event – WiFi en vaste lijnen
Creëer gratis Wifi punten voor de vele bezoekers. Maak dit ook duidelijk kenbaar in de evenementzaal. Deel bijvoorbeeld de WiFicode samen met de evenementhashtag uit op een visitekaartje of laat het zien op een poster. Neem voor de sprekers en livestream geen enkel risico. Gebruik vaste internetlijnen. Niets is zo vervelend voor zowel de spreker als de organisator om tijdens een live demonstratie zonder internetverbinding te zitten.
Tijdens het evenement – social wall
Om voor verdere buzz rond het evenement te zorgen, laat je de bezoekers zien wat er speelt op het evenement. Maak hierbij bij voorkeur gebruik van een social media wall waarbij je content kunt goed- of afkeuren. Mocht er negatief sentiment afkomstig zijn van een bepaalde Tweep (Twitterende gebruiker) dan ben je er op deze manier van verzekerd dat de bezoekers geconfronteerd worden met fijne content. In Nederland zijn er inmiddels meerdere geschikte aanbieders van deze software te vinden. Zorg hierbij ook weer voor de visuele aankleding van de social wall, maak een template in de eigen huisstijl of de huisstijl van het evenement. Zie ook onderstaand voorbeeld van het Amerikaanse Wayin.
Tijdens het evenement – livestream
Speciaal voor de thuisblijvers zijn er vaak livestreams beschikbaar op evenement. Denk hierbij nog even aan puntje 6. Daarnaast zijn er ook steeds meer gratis oplossingen beschikbaar, zoals het mooie Periscope. Hierbij kun je bijvoorbeeld de belangrijkste sprekers toch een groter podium bieden, kijkers een kijkje achter de schermen geven, interviews uitzenden of bezoekers oproepen om middels de evenementhashtag Periscope sessies te delen.
Tijdens het evenement – roving reporters
Reporting hoef je in de regel niet meer helemaal alleen te doen. Je kan ook een aantal zogenaamde roving reporters aanstellen. Concreet wil dit zeggen: nodig twee het liefst invloedrijke (veel volgers en autoriteit) Tweeps uit die gedurende de dag veel rumoer creëren rondom het evenement. Dit helpt ook weer bij de geloofwaardigheid van het evenement, er zijn immers meerdere profielen actief die een groot deel van de live reporting voor haar rekening nemen.
Tijdens het evenement – socialmedia-actie
Net als tips 6, 7, 9 kan een goede socialmedia-actie op het evenement enorm bijdragen aan het bereik op de hashtag. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende actie: Deel je favoriete moment via #HashtagEvenement en win een meet & greet met spreker A of een pakket van klant B ”. Extra bereik gegarandeerd.
Na afloop van het evenement – terugblik
Vergeet ook zeker de nazorg niet. In de dagen na het evenement zijn bezoekers over het algemeen nog lyrisch over hetgeen ze hebben gehoord. Benut dit. Deel presentaties, terugblik video’s, Periscope sessies (24 uur na uitzending nog beschikbaar) en opvallende of mooie uitspraken. Vergeet naast bovengenoemde elf tips ook niet om wat promotiebudget (socialmedia-advertising) in te ruimen om extra buzz te creëren rondom je evenement.
In deze blog zijn we uitgegaan van het netwerk Twitter omdat de conversatie daar tijdens het evenement het meest tot zijn recht komt. Livestreams, content voor, op en na afloop van het evenement doen het echter ook altijd goed op Facebook. Instagram helpt weer bij het visuele stuk, zeker als daar consequent de evenementen hashtag wordt gebruikt. Ik ben trouwens altijd geïnteresseerd in extra tips, deel ze gerust, dan vul ik de blogpost aan.
