LEWIS

Door

Lieke Peters

Gepubliceerd op

August 20, 2013

Tags

PR

Voor PR-consultants is het bijna een alledaagse bezigheid: persberichten schrijven. Meestal voorziet de klant het PR-bureau van robuuste informatie over een onderwerp, waarna het PR-bureau het bericht schrijft, terugstuurt naar de klant voor eventuele feedback en goedkeuring en vervolgens naar de media uitstuurt. Idealiter duurt dit proces niet langer dan een dag, maar helaas is de realiteit soms anders. Vaak geldt: hoe meer schakels, hoe langer het goedkeuringsproces van een persbericht. En hoe langer het goedkeuringsproces, des te meer risico dat de nieuwswaarde van het persbericht verloren gaat. Maar hoe komt het dat goedkeuring zo lang op zich laat wachten?


Te veel feedback door te veel mensen

Er zijn regelmatig meerdere mensen betrokken bij de totstandkoming en goedkeuring van een persbericht. Deze mensen leggen graag allemaal hun ei over het bericht wat er op neerkomt dat er één of meerdere documenten circuleren met veel track changes. Zorg er trouwens wel even voor dat je die wijzigingen verwerkt voordat je het bericht uitstuurt.

Deze uitspraak van een PR-consultant over de goedkeuring van een persbericht slaat de spijker op z’n kop:

“(..) A lot of the time, people feel the need to make edits, just so it looks like they know something more about your job than you do.”

Het komt zelfs voor dat een klant feedback geeft op het persbericht en één van zijn of haar collega’s weer feedback geeft op de feedback van zijn of haar collega (snap je het nog?). Wanneer een partnerbedrijf of klant van een klant ook nog feedback geeft wordt het helemaal ingewikkeld! Je kunt je wel voorstellen dat het zo wel even duurt voordat iedereen het met elkaar eens is en het bericht naar de media kan worden gestuurd.

Daarnaast kan het goedkeuringsproces behoorlijk wat vertraging oplopen wanneer het internationale hoofdkantoor bij de goedkeuring is betrokken. Vaak begrijpen zij de nieuwswaarde van bepaalde berichten in de lokale markt minder goed en zijn ze sneller geneigd berichten af te keuren. Dit is met name vervelend wanneer het bericht door je lokale contactpersoon al is aangepast en goedgekeurd.

Geen prioriteit

De klant reageert niet of erg langzaam. Klanten hebben het druk, dus goedkeuring van een persbericht heeft niet altijd prioriteit, waardoor het bericht lang blijft liggen. Als er uiteindelijk feedback is gegeven, kan het zijn dat het momentum al voorbij is.

Natuurlijk moet je als bedrijf voorzichtig zijn met wat je naar de media stuurt. Gevoelige of juridisch niet goed onderlegde uitspraken kunnen op zijn zachtst gezegd schadelijk zijn voor de reputatie. Toch is het belangrijk dat het goedkeuringsproces snel en soepel verloopt, niet alleen om jezelf en de klant een hoop tijd te besparen, maar ook om de nieuwswaarde te behouden. Hieronder een paar tips om het goedkeuringsproces soepel te laten verlopen:

  • Geef een deadline mee: wanneer wil je het persbericht uitsturen – en wanneer is dus feedback nodig?
  • Als je goedkeuring nodig hebt van mensen die niet veel ervaring met PR hebben, leg dan duidelijk uit wat je met het bericht voor ogen hebt. Je staat er misschien niet bij stil, maar het komt nog regelmatig voor dat mensen niet weten dat een persbericht echt iets anders is dan een advertentietekst. Daarmee voorkom je ook vragen als ‘Waar wordt het persbericht gepubliceerd?’.
  • Vraag aan je contactpersoon of deze de goedkeuring kan coördineren. Als er één persoon is binnen de organisatie die in de gaten houdt wie er naar het bericht moet kijken, is de kans het grootst dat er niet onnodig veel feedback komt. Bovendien voorkom je daarmee dat op een gegeven moment niemand meer weet bij wie het bericht nu eigenlijk op het bureau ligt.
  • In het geval van internationale klanten: wees duidelijk over de nieuwswaarde van het persbericht in de lokale markt en stem dit af met je contactpersoon. Het is belangrijk dat het hoofdkantoor de toegevoegde waarde begrijpt.

Dat alle persberichten binnen 24 uur worden goedgekeurd, is natuurlijk iets waar we alleen maar van kunnen dromen. Maar hopelijk helpen deze tips al om het proces iets te versnellen. Ik lees ook graag over jouw ervaringen in de comments!

Neem contact op