Vol goede moed ontwerpen we de meest bijzondere uitnodigingen, stellen we perslijsten samen en bellen enthousiast naar redacties als we niet spontaan een reactie krijgen. En dat laatste gebeurt eigenlijk steeds vaker. Waar het een aantal jaar geleden relatief eenvoudig lukte om redacties te interesseren een bezoek te brengen aan een evenement, is het de afgelopen tijd steeds lastiger om een journalist te mobiliseren. En dit geldt voor alle evenementen, zowel de eendaagse klantendagen in Nederland als de internationale persreizen die meerdere dagen duren. Hoog tijd om eens na te gaan of een evenement (al dan niet speciaal georganiseerd voor pers) nog wel de juiste manier is om journalisten van informatie te voorzien.
Voordat er journalisten worden uitgenodigd, moet een organisatie zich eerst afvragen wat precies het doel is van de komst van de journalist. Is het puur om hem of haar te informeren over een nieuw product? Dan is een persbericht een beter middel. Is het een mogelijkheid om de persoonlijke relaties te versterken? Dan kan een evenement wel een goed idee zijn, mits er echt tijd wordt vrijgemaakt om een journalist bij te praten over alle noviteiten binnen de organisatie. Exclusiviteit is ook een belangrijk punt. Redacties vinden het over het algemeen interessant om als eerste te worden geïnformeerd over nieuwe zaken. Als ze bij een evenement struikelen over collega’s van concurrerende bladen, dan is de exclusiviteit er niet en is het minder relevant om aanwezig te zijn. Bedenk daarom vooraf precies voor welke redactie de bijeenkomst interessant kan zijn. Schiet niet met hagel, want dat zal je slechts nul op rekest opleveren.
En dan is daar nog altijd de factor tijd. Redacties krimpen noodgedwongen in, waardoor de druk op de redactieleden om artikelen te publiceren steeds groter wordt. Aanwezig zijn tijdens een evenement betekent dat er minder tijd overblijft om te schrijven. Een event moet daarom echt relevant zijn en moet voor een journalist één of liefst meerdere haakjes opleveren voor interessante artikelen. Een exclusief interview met een CEO of een aantrekkelijke demonstratie door één van de ontwikkelaars van de nieuwe oplossing kunnen aanleiding zijn voor een journalist om aanwezig te zijn.
Mocht je er na beoordeling van bovenstaande punten van overtuigd zijn dat een evenement inderdaad het juiste instrument is om een journalist mee te benaderen, houd dan een aantal praktische punten in gedachten. Zorg voor een geschikte locatie die goed is te bereiken per auto en openbaar vervoer. Maak het doel van het evenement duidelijk en maak de toegevoegde waarde inzichtelijk. Zorg er daarnaast voor dat een journalist tijdens het evenement goed wordt begeleid en voorzie hem ruim vooraf van (praktische) informatie. Vergeet ook niet na het evenement contact met de redactie op te nemen om te informeren of alle benodigde informatie aanwezig is. Een evenement een goed idee!?Ja, maar alleen als het aan bepaalde voorwaarden voldoet.
