Het meten van PR-resultaten is niet nieuw, maar we zien het steeds belangrijker worden. Steeds moeilijker ook, omdat je simpelweg niet meer kunt volstaan met tellen van alleen het aantal verschenen artikelen. Je wil ook graag weten wat er in die artikelen staat en of je boodschap de doelgroep bereikt. Dan is er ook nog eens de uitdaging om deze meetresultaten te visualiseren, want grafieken laten nu eenmaal meer zien dan een rij getallen. Nu is PowerPoint een prima tool om de planning en voortgang van je campagne te presenteren aan collega’s of het management. Collega’s Daniel en Esther schreven eerder over hoe je respectievelijk een goede PowerPoint presentatie maakt en hoe je een presentatie visueel nog aantrekkelijker kunt maken.
De grafieken van de resultaten maak je in Excel. Hier volgen vijf stappen om je meetresultaten vast te leggen en hoe je deze weer kunt geven in grafieken.
1. Hoe maak je een grafiek
Eerst een lesje wiskunde. Een grafiek is een visuele voorstelling in een plat vlak van een (reëelwaardige) functie (van één veranderlijke). Een wàt? Eenvoudig gezegd gebruik je een grafiek om een verdeling van bepaalde gegevens weer te geven. Elke grafiek heeft een horizontale X-as en een verticale Y-as. Op de X-as staat de tijd (bijvoorbeeld jaartallen of maanden), de Y-as geeft over het algemeen aantallen weer. Maak een tabel in Excel, selecteer de velden en klik op een van de verschillende grafieken. Excel maakt dan automatisch een grafiek voor je. In onderstaand voorbeeld heb ik gekozen voor een staafdiagram (‘Column’).
2. Bepaal wat je wilt meten
Fysieke knipsels waren lange tijd de enige meetbare metrics in PR-campagnes, want ‘coverage counts’, maar kijk eens wat verder dan het tellen van alleen het aantal artikelen. Je kunt bijvoorbeeld per artikel bepalen of ze in de voor jou belangrijkste publicaties staan (Tier 1, Tier 2), hoe ze daarin terecht zijn gekomen (door welke activiteit) en wat het sentiment is (positief of negatief artikel). Zet deze gegevens in een tabel.
De groene velden zijn velden waarin je de aantallen kunt invullen. De totalen worden automatisch berekend en hoeven dus niet ingevuld te worden. Je kunt deze totalen later gebruiken voor grafieken, maar ook als extra controle, omdat de totalen per groep gelijk moeten zijn.
3. Kies het juiste type grafiek
Excel biedt de mogelijkheid om je data weer te geven met vele verschillende soorten grafieken. Een cirkeldiagram gebruik je bijvoorbeeld om een verdeling van bepaalde gegevens weer te geven: de cirkel wordt verdeeld in sectoren, waarbij de grootte van een sector het aantal van een bepaald gegeven voorstelt. Dit type grafiek is niet geschikt om een reeks getallen weer te geven. Hiervoor kies je bijvoorbeeld voor een lijndiagram, een staafdiagram of een gestapeld staafdiagram.
Welk type grafiek is het meest geschikt voor jouw data? Meestal kom je tot het beste resultaat met de ‘trial and error’-methode: probeer een aantal grafieken uit en kijk of je ze zelf duidelijk vindt. Stel: je wilt het aantal artikelen in Tier 1 en Tier 2 publicaties weergeven. Je kunt er dan voor kiezen om twee afzonderlijke grafieken te maken, of beide reeksen te combineren in één grafiek. Kies dan voor de gestapelde variant, zodat je in één oogopslag ook het totale aantal artikelen per maand kunt zien.
4. Selecteer de juiste gegevens
In bovenstaande grafieken heb ik gekozen te kijken naar een periode van zes maanden. Kies je voor een langere periode om weer te geven, dan verlies je wellicht het overzicht. Wil je een grafiek maken van een andere dan de geselecteerde periode, dan biedt Excel een handig hulpmiddel. Klik op de ‘plot area’ van je grafiek.
In de tabel verschijnt een paars en een blauw omlijnd veld. Het blauw omlijnde veld in je tabel geeft weer op welke cijfers je grafiek gebaseerd is.
Klik deze blauwe rechthoek aan en ‘sleep’ hem naar links of rechts. Let erop dat je op dezelfde rijen blijft; switch dus alleen tussen de kolommen. Op deze manier kun je de periode van je grafiek aanpassen, zonder een nieuwe grafiek te maken.
5. Pimp je grafieken
Excel maakt automatisch grafieken van gegevens die je selecteert in je tabel en gebruikt hierbij een standaard kleurenpallet. Maar smaken verschillen. Wil je de kleuren van de sectoren of staven veranderen? Dubbelklik dan in de plot area op een staaf (of sector) en selecteer de kleur van jouw voorkeur.
Er zijn natuurlijk oneindig veel mogelijkheden om je PR-resultaten met Excel weer te geven, maar hopelijk helpen deze stappen je een aardig eind op weg. Wees ook niet bang om te experimenteren met verschillende soorten grafieken en tabellen. Veel succes!
