Klanten ontmoeten is niets nieuws. Een klant ontmoeten is in principe hetzelfde gebleven. Weten hoe je je moet voorbereiden op de persoonlijke ontmoeting is bijna een tweede natuur geworden. Om diezelfde chemie met klanten online te creëren, moeten we de tools die we tot onze beschikking hebben nader bekijken en deze helemaal eigen maken.
Daarom delen we zeven onmisbare tips voor het online ontmoeten van klanten en het creëren van de allerbeste klantrelaties:
-
Ga in het cameraframe zitten
Het klinkt als een open deur: je positie in het scherm lijkt misschien voor de hand liggend, maar mensen hebben dit toch vaak verkeerd. Als je voor een camera gaat zitten, moet deze zich op ooghoogte bevinden en rechtstreeks op jou gericht zijn. Je neus moet horizontaal en verticaal in het midden van het scherm staan; je ogen moeten een derde van de schermhoogte vanaf de bovenkant van het scherm zijn. Als je dit correct hebt gedaan, blijft er een kleine ruimte zichtbaar tussen de bovenkant van jouw hoofd en de schermrand. Kijk daarnaast tijdens jouw presentatie rechtstreeks in de camera om meer ‘contact’ met jouw publiek te maken.
-
Gebruik je stem en gezichtsuitdrukking
De beste verhalen zijn verhalen die je meevoeren, die je meenemen op reis. Betrek jouw publiek daarom door te variëren in toonhoogte en het tempo van je stem om dat pakkende verhaal te vertellen. Blijf niet op één niveau, omdat het publiek dan zijn interesse verliest. Het volume van een stem is de sleutel om begrepen te worden. Wanneer je te stil bent, kunnen punten worden gemist of worden ze niet besproken. Je moet tegelijkertijd proberen niet te schreeuwen om ervoor te zorgen dat je stem duidelijk en begrijpelijk is. Gebruik daarom de instellingen van je computer om je volume goed te testen.
-
Zorg voor de juiste verlichting
Verlichting kan een game-changer zijn. Door jezelf in het juiste licht te presenteren, wordt jouw uiterlijk meer gedefinieerd. Dit kan bijvoorbeeld een lamp zijn die je vlakbij jouw laptopscherm plaatst. De mogelijkheid om zelf licht te regelen, helpt kijkers jou duidelijker te zien; uitdrukkingen worden zo zichtbaarder. Hoe meer je emotie kunt tonen, hoe meer je de kans krijgt om persoonlijk contact te maken met degene(n) aan de andere kant van het scherm.
-
Gebruik virtuele achtergronden om je verhaal te vertellen
Ee foto zegt meer dan duizend woorden. Daarom kan datgene wat mensen zien wanneer je presenteert alles zeggen, of je dat nu wilt of niet. Wat mensen op de achtergrond van jouw scherm zien, kan een positieve of negatieve invloed hebben op jouw presentatie. Als je ergens werkt waar je liever niet ziet dat mensen het zien, kan de virtual background, ofwel virtuele achtergrond, een oplossing zijn. Dit is wel afhankelijk van het platform wat je gebruikt. Zo maakt bijvoorbeeld Zoom het gebruik van deze aangepaste achtergronden mogelijk. De achtergrond isoleert de gebruiker van hun echte omgeving en vervangt deze door een afbeelding of een video. In de meeste gevallen is een eenvoudige afbeelding de beste keuze. Maar voor de echte avonturiers onder ons: je kunt ervoor kiezen om een element van jouw interesse of humor toe te voegen, met een aantal achtergronden die je het persoonlijke of komische randje. Zo maak je jouw presentatie onvergetelijk.
Alleen als laatste redmiddel mag je jouw camera uitschakelen. Je gezicht laten zien is namelijk essentieel om empathie te creëren. De mogelijkheid om iemands gezicht te zien stelt ons namelijk in staat om of beoordelingsvaardigheden te gebruiken. Zoveel van wat we bedoelen zit in onze gezichtsuitdrukkingen. Als mensen daarom in staat zijn om jouw gezicht te zien, zullen ze eerder geloven in jouw open en eerlijke handelen.
-
Creëer vertrouwen door online beveiliging
In het bedrijfsleven is vertrouwen van cruciaal belang voor het opbouwen van goede klantrelaties. Als we ons online niet veilig voelen, missen we de verbindingen die succesvolle samenwerkingsverbanden mogelijk maken. Een essentiële plaats om vertrouwen op te bouwen, is door gebruik te maken van veilige technologieplatforms met een bewezen staat van dienst. Met behulp van deze bewezen tool verzeker je jouw klant van online veiligheid en neemt het vertrouwen toe.
-
Verstaanbaar en verbonden
De technologie die je gebruikt, is het maak- of breekpunt van een goede klantrelatie. Het uitvallen van een bepaalde technologie kan jouw gespreksstroom beïnvloeden, waardoor het essentiële momentum wordt onderbroken. Is het geen uitval, dan kan het wellicht een externe factor zijn die stoort. Denk daarbij aan plotselinge piepgeluiden of ruis van achtergrondgeluiden. Om dit zoveel mogelijk te voorkomen, zijn hier een paar onderdelen om op te letten:
Split-tunneling: als je niet weet wat split-tunneling is, doet jouw IT-team dat wel. Als jouw IT-team gebruik maakt van split-tunneling, vraag hun dan of ze ervoor kunnen zorgen dat ze voorrang geven aan het webcastingplatform of de video conferencing tool die je gebruikt. Succes gegarandeerd.
Microfoon: wie heeft er geen meeting gehad die abrupt verstoord werd door een vreselijk geluid? Onbewust zorgen slechte microfoons vaak voor enorm veel ruis. Daar biedt een externe microfoon de oplossing, omdat deze jouw stemgeluid veel sterker maakt en achtergrondgeluiden filtert. Koptelefoonsets bevatten vaak ook een microfoon, maar let dan wel bungelende microfoons die jouw kleding kunnen aanraken. Jij hoort misschien niet dat de microfoon tegen jou aankomt; jouw publiek wel.
Camera: de meeste moderne laptops en tablets worden geleverd met ingebouwde camera’s. Deze kunnen in de meeste gevallen meer dan voldoende zijn, maar zijn beperkt in een aantal opties. Externe webcams hebben niet alleen een superieure beeldkwaliteit en helpen om de scherptediepte over te brengen. Een externe webcam maakt ook andere plaatsingen mogelijk die niet worden beperkt door het frame van de laptop.
-
Creëer interacties die mensen zullen onthouden
Hoe ga je uiteindelijk de ervaring van jouw publiek verbeteren? Een goede ervaring is een die onze verwachtingen overtreft. Daarbij kunnen de eenvoudigste dingen een moment van boven de verwachtingen creëren. Hier zijn er een paar die gemakkelijk te doen zijn:
Schets samen een beeld: whiteboards kunnen het perfecte canvas bieden voor real-time samenwerking. Tools zoals Zoom hebben deze ingebouwd, afhankelijk van de versie die je hebt geïnstalleerd. Als je Zoom niet gebruikt, zijn apps zoals Aww Board of Google Jamboard ideale alternatieven.
Autocue: tijdens het presenteren kan het moeilijk zijn om bij te houden wat je precies moet zeggen. Het voordeel van een online meeting is dat je prompts in jouw presentatie kunt gebruiken die alleen voor jou zichtbaar zijn. Zo zorg je ervoor dat je geen belangrijke punten mist – met een lopend verhaal als gevolg.
Betrek jouw publiek: het vragen om feedback van de deelnemers toont moed. Zo kun je jouw bijeenkomst aanpassen aan wat het publiek wil. Interactie helpt daarbij om iedereen meer betrokken te houden dan een sessie waar dit niet mogelijk is.
Als je deze zeven tips voor het creëren van goede klantrelaties via videogesprekken volgt, zou je een verschuiving in de betrokkenheid van het publiek moeten zien. Dit is een essentiële manier om jouw merk te verbeteren. Dus, hoe betrek jij de volgende keer jouw publiek? Met een platte presentatie of met echte interactie?
