PIĘĆ SPOSOBÓW NA EFEKTYWNĄ ORGANIZACJĘ PRACY

Nieprzeczytanie maile w skrzynce odbiorczej, kilkanaście jednocześnie otwartych wiadomości roboczych. Długa lista zadań, do której z zawrotną prędkością dochodzą nowe punkty. Ciągłe spotkania oraz wnioski, które przecież miały być zrobione na wczoraj. Czy obraz przed Twoimi oczami już zaczął wirować?  Wcale nie musi tak być, potrzebujesz jedynie lepszego i bardziej efektywnego sposobu, aby zarządzać swoim czasem i zadaniami. Niestety nie podam Ci na to jednego, uniwersalnego sposobu, ale mogę podzielić się pewnymi drobnymi, ale przydatnymi nawykami, które uchronią Cię przed „utratą zmysłów” podczas pracy.

1. Poświęć 15 minut dla siebie

Rano, przed rozpoczęciem pracy, większość ludzi daje sobie kilka minut na złapanie pierwszej kawy. Osobiście uważam, że poświęcenie sobie 10-15 minut to za bardzo dobry i pomocny nawyk, który pozwala w spokoju zapoznać się z pierwszymi mailami oraz spotkaniami i zadaniami przewidzianymi na dany dzień. Nie, nie chodzi oczywiście o przeczytanie wszystkich wiadomości, ale o krótką ocenę które maile są pilne, które przypiąć na samą górę, a które mogą chwilę poczekać. 

Poświęcając kilka minut na zapoznanie się 
z kalendarzem, łatwiej zorientować się również, ile czasu będziesz miał w ciągu dnia na "pracę" a ile np. na czas spędzony na spotkaniach. 

Kropką nad i tych piętnastu „rozgrzewkowych” minut będzie skrótowe zapisanie sobie planu dnia.


2. Zapisz to!

Dokładnie! Ale nie w kalendarzu na smartfonie, nie w notatniku w laptopie i nie w ulubionej aplikacji, tylko ołówkiem lub długopisem na starej, poczciwej kartce papieru. Przy całej technologii, której używamy na co dzień, zapominamy, że możemy przecież zapisywać rzeczy zamiast prowadzić cyfrową listę zadań. Oczywiście nie ma w tym nic złego, ale według badań przeprowadzonych przez Pam A. Mullera z Princeton i Daniela M. Oppenheimer z Uniwersytetu Kalifornijskiego, pisanie ręczne wymaga przetwarzania i przeformułowywania informacji, które wywierają trwałe wrażenie na pamięci. Tak więc zapisywanie = zapamiętywanie tego, co musisz zrobić.
 Osobiście używam notatnika, w którym na bieżąco zapisuje i modyfikuję (nie bój się „bazgrać” – to Twoje notatki!) listę rzeczy do zrobienia. Podczas porannej „rozgrzewki” zapisuję zadania na dany dzień, przeglądam punkty z dnia poprzedniego i dodaję do nowej listy wszystkie, niedokończone sprawy. Aby ustawić priorytet zadań, możesz dodatkowo używać różnych kolorów lub numerować poszczególne rzeczy. 


3. Ustal swój własny deadline

Przy sporządzaniu listy zadań, nic nie pomaga być bardziej zorganizowanym niż ustalanie priorytetów i wyznaczanie terminów dla każdego z nich. Jak już wspomniałam, lubię stosować w swoich zapiskach swój własny „kolorowy” kod, ponieważ daje mi to obraz tego, co trzeba zrobić od razu, a co mogę odłożyć na później. Dodatkowo, przy wyznaczaniu swoich własnych terminów, można określić jak długo potrwa wykonanie danego zadania i stwierdzić, że niektóre z nich, mimo że nie są priorytetowe, nie wymagają dużego nakładu czasu i można zająć się nimi od razu. Zazwyczaj umieszczam je na szczycie swojej listy i od razu wykonuję.
W niektórych przypadkach zadania mogą być trochę niejasne i trudno ustalić dla nich jednoznaczny deadline. Może to być niebezpieczne z dwóch powodów: 1) albo będziesz z nimi zwlekał w nieskończoność albo 2) zapomnisz o tym i przypomnisz sobie dopiero wtedy, kiedy stanie się bardzo (bardzo) pilne. Aby uniknąć takich sytuacji, należy wyznaczyć termin wykonania wszystkich zadań, nawet jeśli nie zostały one określone przez zespół, klienta, szefa itp. Po jego ukończeniu, będzie czuł się wspaniale, skreślając je ze swojej listy.


4. Multitasking nie zawsze jest Twoim przyjacielem

Sam najlepiej wiesz, że w pracy często musimy wykonać wiele zadań naraz, ale nie zawsze wpływa to dobrze na efekt naszych działań. Według badań opublikowanych przez Uniwersytet Północno-Wschodni, ludzie nie są w stanie przejść od jednego do drugiego bez utraty skupienia, uwagi i produktywności. To, co lubię robić najlepiej zrobić, aby całkowicie "wejść w strefę" poszczególnego zadania to włączyć ulubioną playlistę na Spotify i skupić się na jednym i tylko jednym zadaniu na raz. To o wiele bardziej produktywne!


5. Naucz się mówić „nie” (niektórym) spotkaniom

Spotkanie po spotkaniu, a po nim kolejne spotkanie. Nie pozostawia to wiele czasu na to, aby zająć się swoimi zadaniami, prawda? Kiedy czujesz, że dane spotkanie może zaburzyć Twoją pracę, nie bój się zapytać, czy na pewno jesteś na nim potrzebny – często to, że zostałeś zaproszony, nie oznacza, że musisz na nim być. Jeśli jednak wymaga ono Twojej obecności, bądź przygotowany na to, aby być jego produktywnym i efektywnym uczestnikiem. Przecież nie chcesz marnować poświęconego czasu, prawda?