Laut der bvik-Umfrage „B2B Marketing Budgets – Trends für 2023/24“ bleibt die Bedeutung von Messen und Live-Events in der Budgetplanung der Marketingverantwortlichen weiterhin hoch. Damit sich diese Aufwendungen auch lohnen, sollten Unternehmen neben den Vorbereitungen für den Vertrieb auch früh genug mit der Kommunikation von Messeaktivitäten starten, um ein Maximum an Aufmerksamkeit zu erzielen. Unsere Checkliste soll Ihnen dabei helfen.Bevor Sie mit den Vorbereitungen rund um eine Messe beginnen können, müssen grundlegende Fakten geklärt werden: Wie viel Budget steht für die Messekommunikation zur Verfügung? Unter welchem Motto steht der Messeauftritt? Welche Produkte werden neu vorgestellt und exponiert? Wer ist für welchen Aufgabenbereich zuständig? Bis wann müssen die einzelnen Teilaufgaben erledigt sein? Wird es ein Programm am Stand geben, beispielsweise Produktvorführungen oder Vorträge? Wer ist für die Pressearbeit verantwortlich und führt die Journalistengespräche am Stand? Sobald das Grundgerüst steht, kann es an die tatsächliche Arbeit gehen:
Vor der Messe
Natürlich findet die meiste Arbeit vorher statt, damit während der Messe alles reibungslos verläuft und schon im Vorhinein das Maximum an Aufmerksamkeit erzielt werden kann. Dazu gehört insbesondere das gezielte Informieren der Mitarbeiter, Kunden und Partner bis hin zur Presse. Die folgenden Schritte fassen zusammen, was zu tun ist:
- Internen und externen Newsletter mit Hinweis auf die Messe verschicken
- Einladungen an Bestandskunden, potenzielle Kunden, Partner und Journalisten versenden
- Hinweis auf die Messeteilnahme in die E-Mail-Signatur einbauen
- Die Teilnahme auf Social Media verkünden und kontinuierlich bis zur Messe posten
- Hinweis auf der Startseite der Homepage einbauen sowie im eigenen Blog berichten
- Anzeigen in relevanten Fach- und Onlinemedien schalten
- Speaker Opportunities und Awards auf der Messe recherchieren
- Messevorankündigung an die Presse versenden
- Gesprächstermine mit Journalisten vereinbaren
- Die Pressemappe für die Journalisten zusammenstellen, ausdrucken und digitalisieren
- Ein Mediabriefing für denjenigen erstellen, der die Gespräche mit den Journalisten am Stand führen wird
- Das Pressefach auf der Messe buchen
- Goodie Bags für Kunden und Journalisten zusammenstellen
- Den Fotografen buchen
Auf der Messe
Sobald die Messe beginnt, ist der Großteil der Arbeit schon getan. Nun gilt es, intensive Gespräche zu führen und auch diejenigen auf dem Laufenden zu halten, die nicht vor Ort sind:
- Live auf den sozialen Netzwerken berichten
- Gespräche mit Journalisten führen und über die zukünftige redaktionelle Zusammenarbeit sprechen
- Sollte ein neues Produkt vorgestellt werden: Versenden Sie die zugehörige Pressemeldung am ersten Tag der Messe
- Reichlich Fotomaterial erstellen und ein Messevideo drehen
Nach der Messe
Es ist wichtig, die Kommunikation nach der Messe nicht zu vernachlässigen, um sowohl den Kontakt zu Kunden und Journalisten als auch das Momentum nicht zu verlieren:
- Nachberichterstattung und Veröffentlichung des Bild- und Videomaterials auf der Website und in den sozialen Netzwerken
- Internen Newsletter aussenden, der die Erfolge der Messe feiert
- Dankesschreiben an Bestandskunden und potenzielle Kunden versenden
- Nachträglich Kontakt zu Journalisten aufnehmen
- Die digitale Pressemappe an diejenigen Journalisten senden, die nicht auf der Messe sein konnten
Zu guter Letzt sollten Sie, sobald alle Kommunikationsmaßnahmen abgeschlossen sind, die einzelnen Maßnahmen und Ergebnisse auswerten und analysieren – und darauf basierend Rückschlüsse für Ihren nächsten Messeauftritt ziehen. Teilen Sie die Ergebnisse auch unbedingt intern mit allen relevanten Abteilungen, damit diese sehen können, dass sich die Anstrengungen der vergangenen Wochen gelohnt haben.
Sie sehen: Bei der Messekommunikation gibt es ganz schön viel zu beachten. Wenn Sie hierbei Unterstützung benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
