Social Media ist Trend, das ist kein Geheimnis. Nicht nur im Privatleben ist eine Vielzahl der Deutschen Mitglied auf Facebook, Twitter und Co. Auch immer mehr Unternehmen kommen auf den Geschmack der hilfreichen Plattformen. Hier dienen sie in der Regel der externen Kommunikation mit Kunden und Vertriebspartnern. Doch in Sachen interne Kommunikation zögern die meisten CIOs noch, sich auf soziale Netzwerke einzulassen. Laut einer BITKOM-Studie nutzen in Deutschland erst 37 Prozent der Unternehmen soziale Medien für die Mitarbeiterkommunikation. Davon haben lediglich 13 Prozent eine Plattform in ihr internes Netzwerk integriert. Dabei gibt es mit Enterprise Social Networks (ESN) wie Microsoft Yammer, Jive, IBM Connections oder Microsoft Sharepoint ein breites Angebot, um die Interaktion zwischen Mitarbeitern erheblich zu erleichtern. Laut einer weiteren BITKOM-Studie über Social Business in ITK-Betrieben sind die Gründe für das Zögern vielfältig: seien es der personelle und finanzielle Aufwand, die rechtlichen Unsicherheiten bezüglich Datenschutz oder auch das fehlende Know-how. Die meisten Unternehmen haben allerdings noch nicht erkannt, welchen Mehrwert die Verwendung von sozialen Netzwerken ihnen bringen kann (52 Prozent). Vor allem Firmen, deren Standorte über mehrere Länder und Zeitzonen verteilt sind, können von der vereinfachten Kommunikation profitieren. Auch wir LEWISianer nutzen bereits seit einigen Jahren ESN, um effektiv mit unseren Kollegen auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten – und wir möchten die vielen Vorteile nicht mehr missen.
Verbesserung des Wissensmanagements
Wie war nochmal der Name des neuen Journalisten, der für Softwarethemen zuständig ist? Hat nicht letztens ein Kollege einen ähnlichen Event organisiert? Wer könnte sich denn mit den Anzeigenkosten auskennen? Mittels Social-Software können Mitarbeiter das Wissen nutzen, das ihre Arbeitskollegen bereits haben. Der Vorteil gegenüber einer herkömmlichen E-Mail: Alle Kollegen profitieren gleichzeitig von den Informationen und können eigene Erfahrungen und Kenntnisse beisteuern – ohne dass die Mailbox überquillt. So lässt sich das Fachwissen der einzelnen Mitarbeiter abteilungsübergreifend austauschen und gewinnbringend nutzen.
Effizienz im Arbeitsalltag
Das verbesserte Wissensmanagement wirkt sich positiv auf die Qualität der Arbeit aus. Denn die Mitarbeiter profitieren nicht nur von der Expertise ihrer Kollegen. Soziale Netzwerke zeichnen sich vor allem in Sachen Geschwindigkeit aus. Statt über langwierige Recherchetätigkeiten und einen komplexen E-Mail-Austausch lassen sich Fragen über die Plattformen in Echtzeit klären. Die ersparte Zeit lässt sich für wesentlichere Dinge wie den Kundenkontakt verwenden. So kann sich eine verbesserte interne Kommunikation zum Beispiel auch positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirken.
Abteilungs- und standortübergreifende Kommunikation
Das Schöne daran: Der Wissensaustausch funktioniert auch über Abteilungen und Standorte hinweg. So löst sich beispielsweise das Problem, die wichtigste Fachzeitschrift oder den richtigen Journalisten für ein bestimmtes Thema in Italien zu finden. Vor allem aber erfährt man bedeutend mehr über seine internationalen Kollegen – oder haben Sie sich schon einmal per E-Mail über das Jubiläum eines Mitarbeiters in Singapur oder den letzten Pitch des australischen Teams erkundigt? Seine Kollegen zu kennen und Teil ihrer Erfolge zu werden, motiviert auch bei eigenen Projekten.
Mehr als ein positiver Nebeneffekt – die reduzierte E-Mailflut
Es gibt nichts Schöneres als zwei Wochen Sommerurlaub – wäre da nicht die E-Mailflut, die einen danach erwartet. Stellen Sie sich vor, aus dieser Masse an E-Mails würden Sie interne Anfragen streichen. Der Posteingang würde sich drastisch reduzieren. Der Vorteil ist nicht nur, dass man sich durch weniger E-Mails kämpfen muss. Die wirklich wichtigen E-Mails sind wesentlich schneller zu erkennen und zu bearbeiten. Das spart Zeit und erhöht die Kundenzufriedenheit. Die internen News gibt es dafür gebündelt und übersichtlich im Firmennetzwerk.
Fazit
Gerade in Zeiten, in denen wir immer öfter mobil und international arbeiten, lohnt sich ESN. Denn darüber können sich die Mitarbeiter eines Unternehmens untereinander verbinden und vernetzen – egal wann, wo und mit welchem Endgerät. Sie arbeiten besser, schneller und sind aktueller informiert. Das macht das Projektmanagement effizienter, verbessert die Teamperformance, motiviert die Mitarbeiter und stärkt das Unternehmen.
