Es probable que sea la fecha más importante en tu calendario de Marketing. Ya sea el Mobile World Congress u otro tipo de feria, todo responsable de RRPP quiere obtener el mayor rendimiento de su inversión de marketing en eventos y, a ser posible, superar los objetivos marcados.
Seamos realistas, los congresos son un gran proyecto: desde la planificación y la preparación hasta las horas que se pasan en la feria, no se trata de un paseo por el parque. Tienes que ser capaz de exprimir hasta la última gota del jugo de las relaciones públicas y el marketing para hacer que cada hora y euro gastados valgan la pena. Además, no se trata de un evento de comunicación al uso.
La ventana para conseguir difundir tu mensaje es mucho más estrecha. La oportunidad de hablar y relacionarse con los medios es limitada y tú no eres el único que compite para conseguir atraer la atención. Todos tus competidores están a tu alrededor haciendo exactamente lo mismo. Así que, ¿cómo asegurar la victoria en la partida? Ahí van algunos consejos clave a tener en cuenta:
1. Preparación, preparación, preparación:
Es obvio, pero si se hace bien quitará, al menos, algunos de los dolores de cabeza de última hora. Para ello, comienza a planificar, concretar una estrategia y acordar los objetivos con mucha antelación. Como norma general, el contacto con los medios debe empezar al menos ocho semanas antes del evento. Si quieres que un periodista hable contigo en vez de con tu competencia, no dejes que las cosas sucedan por azar. Desde la coordinación de agendas a la elaboración de kits de prensa, haz tu investigación, explora todas las oportunidades y deja las cosas concretadas con antelación.
2. Explota el contenido:
Tienes una historia que contar, de lo contrario, no estarías en la feria. Así que piensa todas las maneras en las que puedes explicar tu historia y darle vida; hazla llamativa y fácil de encontrar. Usa el contenido en todos los canales que consideres apropiados para que llegue a la gente adecuada de una manera que la puedan usar.
3. Zapatos cómodos:
De acuerdo, este punto no tiene que ver con el calzado. Pero los días en la feria son intensos y necesitarás ser capaz de correr. Tanto para llegar de A a B a representar el stand, como a hablar con los medios en la sala de prensa adecuada para una entrevista. No subestimes la distancia que puedes llegar a cubrir ¡literalmente!
4. Lo esencial para el stand:
Podría escribir un post entero sólo sobre los elementos necesarios para el stand. Se trata de la mayor parte del presupuesto invertido, así como tu casa mientras dure la feria. Tal vez no es tu responsabilidad decidir la ubicación, materiales, gráficas o contenido visual. Sin embargo, asegúrate de que tus contactos sepan dónde encontrar el equipo y que esas personas estén bien asignadas, sean accesibles y dispongan de mucha energía.
5. Buen seguimiento e informe rápido:
Los ejecutivos quieren ver los resultados lo más pronto posible después de la feria. ¿Cuántas entrevistas? ¿Cuántas coberturas en medios?¿Cuántas veces se ha compartido la información?¿Cuántos clicks han tenido las noticias?¿Cuántos asistentes han venido al stand? Y, por último, ¿cuántas oportunidades de venta se han tenido? Asegúrate de mantener el seguimiento después del evento para garantizar que se recopilan todos los resultados, ya que son datos que necesitarás para justificar la participación e inversión para repetir en los próximos años.
6. Diviértete:
Ya he dicho que no es un paseo por el parque, y lo digo en serio. Sin embargo, esto es lo que hace que una feria sea uno de los proyectos más gratificantes en los que trabajar. Acoge la locura, llega hasta el límite y sigue sonriendo.
La lista podría seguir ampliamente, pero espero que estos consejos sean un buen punto de partida. Si necesitas apoyo con la inversión de marketing en eventos o para un evento específico, el equipo de LEWIS tiene una amplia experiencia en todos estos aspectos de RRPP y Marketing.
