Marketing Spain

Por

Daniel Blank

Publicado

febrero 27, 2015

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LEWIS PR, marketing

“¡Evita usar PowerPoint siempre que puedas!” Es lo que seguramente te diría cualquier consultor experto en presentaciones. O, al menos, es lo que me dijeron a mí. Pero adivina qué: ¡no puedo! En el mundo del marketing y la comunicación esta herramienta es, sin duda, un ‘mal’ necesario que yo (y tú seguramente, ya que estás leyendo esto) no puedo evitar usar. 


Sin embargo, lo que sí puedes hacer es evitar torturar a tu audiencia con aburridas e insustanciales diapositivas llenas de texto. Especialmente cuando es tan sencillo hacer que tu presentación sea un ‘obsequio visual’ para sus ojos. Así que espero que estos 5 sencillos consejos te ayuden a mejorar tus presentaciones PowerPoint:

1. Transiciones

No hay nada más sencillo. PowerPoint ofrece las llamadas “transiciones”, es decir, diferentes formas de pasar de una diapositiva a otra. Sólo tienes que escoger una de la lista:

El truco: ¡la sutileza también cuenta! En vez de descubrir y explorar cada una de las transiciones y añadir efectos como “ondas” o “disolver”, puedes elegir otros más sutiles como “desvanecer” o “empuje”. Intenta también usar un único estilo de transición a lo largo de toda tu presentación: es mucho mejor que usarlos todos.

2. Formato

Este también es fácil: cambia el formato de tus diapositivas a pantalla panorámica. Le da un toque mucho más moderno y además se ajusta mucho mejor a prácticamente cualquier pantalla, especialmente los monitores HDTV. PowerPoint ofrece ratios de 16:9 y 16:10. Yo sugiero elegir el primero, ya que es el ratio estándar de los monitores HDTV.

El truco: si no quieres reajustar todas tus imágenes y gráficos, haz esto ANTES de empezar. PowerPoint estira todo el contenido cuando cambias el formato de las diapositivas en vez de mantener las proporciones.

3. No abuses del texto

Y aquí viene lo difícil: ¡no te pases con el texto! Claro que tienes mucho que contar y explicar, pero es mejor hacerlo verbalmente. Cuando estás presentando la gente quiere verte y escucharte a ti, no leer tu presentación, así que pon solo las palabras clave y las frases más relevantes. Si necesitas más texto para que te sirva como guión, ponlo en la sección de notas como apoyo para ti y, si lo ves necesario, podrás leerlo desde ahí (mira el punto 4 para saber cómo hacerlo de forma fácil.)

El truco: usa un tamaño de fuente grande: te obliga a limitar tu texto. Hay guías que te permiten calcular el tamaño ideal de la fuente basándose en el tamaño del monitor, pero yo te sugiero usar el algoritmo de Guy Kawasaki: “Averigua la edad de la persona más mayor en tu audiencia y divídelo entre dos. Ese es tu tamaño de fuente óptimo.”

4. Usa la “vista del moderador” para presentar

Puede parecer obvio, pero me sigo encontrando con gente que no sabe ni que este modo existe. Así que para ellos: cuando conectes tu ordenador al proyector o monitor, asegúrate de que “extiendes” tu escritorio al monitor adicional, y no lo duplicas o reflejas. PowerPoint cambiará automáticamente a “vista del moderador” en cuanto comiences tu presentación.

El truco: Con la vista del moderador solo tú puedes ver tus notas (mira el punto 3) y qué diapositiva es la siguiente, además del tiempo que ha transcurrido desde que empezaste y la hora actual. También puedes echar un vistazo a todas las diapositivas de tu ordenador sin cambiar la que está en la pantalla grande. Es útil para saltarse una diapositiva o ir a cierta sección de forma rápida.

5. Animaciones

Aquí es donde se vuelve más sofisticado. Las animaciones de PowerPoint pueden ayudarte a hacer tu presentación mucho más entretenida, e incluso informativa, sin tener que añadir más texto. Sin embargo, las animaciones más complejas requieren cierto tiempo y habilidad. Puedes dotar de dinamismo y fluidez tu presentación con solo no mostrar todo el texto nada más aparecer la diapositiva. Esto también impedirá que tu audiencia lea de arriba a abajo cada punto mientras tu aún hablas del primero.

El truco: Selecciona la primera línea o párrafo y ve a “animaciones” en el menú. Como en las transiciones, PowerPoint ofrece una amplia variedad de opciones, pero mi consejo es usar las simples, como “desvanecer” o “barrido”. Escoge la animación que más te guste, selecciona la segunda línea y repite. En el modo presentación, las líneas sólo aparecerán después de que hagas click.

Por supuesto, PowerPoint ofrece muchas más cosas. Pero estos cinco sencillos consejos deberían servirte para comenzar a mejorar tus presentaciones. Y así, seguramente, la próxima vez que presentes te sentirás más valorado al notar que tu audiencia te está prestando atención en lugar de leer toda la diapositiva al principio, para después quedarse dormidos.

Si además crees que el contenido de tu presentación podría ser interesante para más gente puedes subirlo a Slideshare, una plataforma cuyo alcance aún muchos subestiman.

Post escrito por: Daniel Blank

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