Door

Rogier Heemskerk

Gepubliceerd op

February 19, 2015

Tags

communicatie, interview

Als het om het beantwoorden van vragen gaat, zijn we net voorgeprogrammeerde robots. We hebben in onze opvoeding en tijdens onze studie geleerd dat iedere vraag om een antwoord vraagt. In veel situaties is dat natuurlijk ook zo. Het is de basis voor een goed gesprek en een mogelijkheid om je kennis en ideeën te delen met anderen. Maar bij een zakelijk gesprek of interview is dit niet altijd verstandig. Wanneer je bijvoorbeeld als woordvoerder een gesprek voert met een journalist moet je je natuurlijk wel bewust zijn van wat de impact is van de informatie die je deelt. Maar hoe houd je grip op het gesprek? Richting bepalen van het gesprek De eerste stap is een goede voorbereiding. Weet wat het doel van het gesprek is en welke onderwerpen aan bod kunnen komen. Zonder voorbereiding is het erg lastig om je verhaal duidelijk over te brengen. Je kunt vooraf al nadenken over welke argumenten en voorbeelden je wilt aandragen en wat je zeker aan bod wilt laten komen. Een goede voorbereiding helpt om met meer zelfvertrouwen het interview in te gaan. Ook komt dit de kwaliteit van het gesprek ten goede. De journalist neemt de moeite om het gesprek met je aan te gaan en wil het liefst met een interessant verhaal het gesprek uitkomen. Hoe meer voorbeelden en feiten je kunt aandragen, hoe makkelijker het voor de hem is om op basis hiervan een verhaal uit te werken. Er is niets zo teleurstellend als een interview waarbij blijkt dat de geïnterviewde eigenlijk niet de juiste persoon is om de vragen te beantwoorden of wanneer er een standaard verhaal wordt verteld dat totaal niet aansluit bij het verhaal dat de journalist voor ogen had. Een goede voorbereiding wordt nogal eens onderschat, maar is zeker essentieel voor mensen die niet zo ervaren zijn in het geven van interviews. Ontspan, het is geen kruisverhoor


 

 

Tijdens het gesprek is het belangrijk om je te realiseren dat het geen kruisverhoor is, maar een gesprek. Zorg dat je op een rustige plek gaat zitten, zonder afleiding en probeer een aangename sfeer te creëren. De vragen van de journalist vormen vaak de basis, maar ben je er ook van bewust dat je ook zelf onderwerpen kunt inbrengen en tegenvragen kunt stellen. Blijf dicht bij het hoofdonderwerp en zorg dat je alleen zaken bespreekt die openbaar mogen worden. Noem bijvoorbeeld geen klantnamen als je niet zeker weet of deze klanten toestemming hebben gegeven om als referentie te worden gebruikt. Gebruik geen cijfers of andere feiten als je er niet zeker van bent dat de informatie klopt. Twijfel je, zoek de informatie dan na het gesprek terug en deel deze gegevens dan met de journalist. Om grip te houden op het gesprek is het ook belangrijk om er bij stil te staan dat je echt niet iedere vraag hoeft te beantwoorden. Waarom zou je vragen beantwoorden die uiteindelijk een negatief verhaal opleveren en schadelijk zijn voor het bedrijf of jouw eigen carrière? Probeer daarom vragen te herkennen die je niet wilt beantwoorden of waarbij je eerst om opheldering moet vragen. Uiteraard draait het hierbij ook om het vinden van de juiste balans.

 

 

Als je te gesloten bent en bij iedere vragen beren op de weg ziet, wordt het ook geen prettig gesprek. Er komt dan vervolgens ook geen goed artikel uit voort. Herken de vraag: groen, geel of rood Laten we interviewvragen gemakshalve onderverdelen in groene, gele en rode vragen. Groene vragen zijn alle vragen die je probleemloos kunt beantwoorden. Bijvoorbeeld omdat ze goed aansluiten bij jouw expertise of een goede mogelijkheid bieden om jouw boodschap uit te dragen.Gele vragen zijn vaak (suggestieve) vragen, waarbij niet helemaal duidelijk wat de journalist bedoelt of welke kant hij op wil in het gesprek. Bijvoorbeeld: Het is vast een moeilijk jaar voor jullie geweest, toch? Je kunt dan blindelings de vraag beantwoorden, maar dan bestaat het risico dat de rest van het gesprek vooral draait om alle mislukkingen van afgelopen jaar. In zo geval kun je beter om opheldering vragen of het initiatief overnemen door bijvoorbeeld te vertellen over wat de prioriteiten van afgelopen jaar waren om vervolgens weer verder te gaan met jouw eigen verhaal. Je kunt er ook voor kiezen om aan te geven wat de belangrijkste lessen zijn op basis van vorig jaar, maar het gaat er uiteindelijk om dat je een keuze hebt om bepaalde informatie met de buitenwereld te delen of niet. Rode vragen, zijn alle vragen die je zeker niet wil beantwoorden. Bijvoorbeeld: ik heb gehoord dat jullie CEO intern nogal wordt bekritiseerd, denk je dat hij nog een jaar aanblijft? Bij dit soort vragen kun je er voor kiezen om uit te leggen waarom je de vraag niet beantwoordt: ‘Ik ga niet in op geruchten of ik ben hier niet van op de hoogte en kan dit vanuit mijn positie niet beoordelen.’ Een alternatieve aanpak is dat je de vraag onbeantwoord laat en probeert om het gesprek weer terug te brengen naar de kern.

 

 

 

 

Iedere situatie is natuurlijk anders, maar het herkennen van het type vraag is belangrijk hulpmiddel om tot een positief eindresultaat te komen. Dit is zeker iets waar je jezelf in kunt trainen. En even ter geruststelling, rode vragen worden echt niet tijdens ieder interview gesteld en journalisten zijn ook zeker geen monsters met slechte intenties. Maar het kan uiteraard geen kwaad om eerst even na te denken, voordat je antwoordt.

 

Neem contact op