Key Takeaways:
- Schlüssel für erfolgreiche Medienbeziehungen: Persönliche Treffen heben die eigene PR aus der täglichen E-Mail-Flut heraus und legen das Fundament für langfristige Partnerschaften.
- Vorbereitung ist alles: Wer die bisherige Berichterstattung der Journalist:innen kennt, kann das Gespräch gezielt gestalten und so eine Verbindung aufbauen.
- Rahmenbedingungen respektieren: Sowohl der Zeitplan als auch der Ort und das Format des Treffens sollten passgenau auf die Journalist:innen abgestimmt sein.
- Echtes Interesse statt reiner Pitch: Das Gespräch sollte mehr sein als der reine Versuch, eine Medienplatzierung zu erreichen. Entscheidend ist, auf gemeinsame Anknüpfungspunkte einzugehen und ergebnisoffen zu sprechen.
- Nachbereitung und Professionalität: Ein verlässliches Follow-up und Gelassenheit bei Nicht-Platzierungen zahlen positiv auf die Beziehung ein.
Was haben die Gamescom, die IFA und andere große Messen gemeinsam? Viele Besucher:innen. Klar. Aber es gibt auch immer die Gelegenheit, Journalist:innen für ein persönliches Gespräch zu treffen. Solche Momente – auch unabhängig von Messen – sind für die PR-Arbeit Gold wert.
Schließlich ist die Aufmerksamkeit von Journalist:innen heiß begehrt. Täglich erhalten sie unzählige Pitches per E-Mail und werden außerdem immer wieder angerufen. Ein persönliches Gespräch ist die Chance, aus dieser Masse herauszustechen, erfolgreich einen Kunden beziehungsweise ein Thema anzubringen und langfristig im Gedächtnis zu bleiben. Damit das alles gelingt, kommt es auf die richtige Vorbereitung, Aufmerksamkeit und einen respektvollen Umgang an. Wir zeigen, worauf es bei einem persönlichen Treffen mit Journalist:innen wirklich ankommt.
Best Practices für Pressegespräche
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Recherchieren und sich mit den Journalist:innen vertraut machen
Bevor es losgeht, lohnt sich für PR-Vertreter:innen ein Blick auf die bisherigen und aktuellen Geschichten und Themen der Gesprächspartner:innen. So lässt sich im Austausch gezielt auf die Berichterstattung des Gegenübers eingehen. Das schafft direkt eine Verbindung und zeigt Kenntnis über die Themenschwerpunkte und Interessen der Medienschaffenden. Nur wer weiß, woran jemand gerade arbeitet, kann für das gemeinsame Gespräch wirklich relevante Themen aussuchen.
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Auf die verfügbare Zeit achten
Der Terminkalender von Journalist:innen ist voll – und gerade auf Messen wie der Gamescom oder der IFA eng getaktet. Wenn PR-Vertreter:innen das respektieren und entsprechend planen, punkten sie. Ein kurzes, prägnantes Gespräch ist oft wertvoller als ein langer Termin, der aus Zeitgründen ohnehin abgebrochen werden muss. Vorab sollten sich PR-Vertreter:innen selbst und den geplanten Gesprächsstoff für einen knackigen Termin vorbereiten. Bei ausreichend Zeit ist aber natürlich ein längeres Treffen zum besseren Kennenlernen und für mehr Austausch möglich.
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Ort und Format mit Bedacht wählen
Auch das Setting macht einen Unterschied. Recherche kann verraten, für was sich Journalist:innen interessieren und was für eine Art von Meeting sie wahrscheinlich bevorzugen. Darauf sollte das Treffen abgestimmt werden. Neben einer Verabredung zu einer Kaffeepause ist zum Beispiel auch ein gemeinsamer Besuch einer Veranstaltung denkbar. Die gewählte Gesprächsumgebung sollte zum Gegenüber passen und dem Austausch untereinander Raum geben.
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Gemeinsamkeiten finden
Ob fachlich oder persönlich – gemeinsame Anknüpfungspunkte helfen, ins Gespräch zu kommen und es lebendig zu halten. Dazu gehören beispielsweise Interessen, Hobbys und persönliche Vorlieben. Wir sind alle Menschen. Wenn PR-Vertreter:innen daran anknüpfen, werden sie zu Personen, mit denen Journalist:innen gern ins Gespräch kommen. Echtes Interesse am Gegenüber macht den eigenen Pitch glaubwürdiger. Er wirkt wie ein natürlicher nächster Schritt im Gespräch und nicht wie der reine Versuch, ein Thema zu platzieren.
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Neugierig und ergebnisoffen sein
Ein gutes Gespräch lebt davon, dass beide Seiten etwas davon haben. Statt nur über den eigenen Kunden und seine aktuellen Themen zu sprechen, empfiehlt es sich zu fragen, woran die jeweiligen Journalist:innen gerade arbeiten, wofür sie sich in Bezug darauf interessieren und was sie beschäftigt. So wird deutlich, dass es auch darum geht, herauszufinden, was ihnen bei ihrer Arbeit weiterhilft – und nicht nur darum, ein Thema zu platzieren. Auf diese wird der Grundstein für eine langfristige Zusammenarbeit gelegt. Wichtig ist also, das Gespräch nicht zu eng zu führen, sondern es ergebnisoffen zu gestalten.
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An das Follow-up denken
Nach dem Treffen ist die PR-Arbeit noch nicht vorbei. Eine zeitnahe, kurze Dankesnachricht sorgt dafür, dass der gute erste Eindruck bestehen bleibt. Es darf auch nicht vergessen werden, zugesagte Materialien, wie zum Beispiel Texte, Fotos und O-Töne, zur Verfügung zu stellen. Das unterstreicht nicht nur die eigene Zuverlässigkeit, sondern hält den Kontakt auch über das Treffen hinaus warm.
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Gelassenheit bewahren
Nicht jedes Gespräch mit Journalist:innen mündet in Berichterstattung. Das gehört einfach dazu. Wer das mit Gelassenheit statt Enttäuschung aufnimmt, hinterlässt bei den Medienschaffenden einen professionellen Eindruck und bewahrt sich für die Zukunft eine gute Beziehung. Beim nächsten Mal passt das Thema vielleicht genau.
Pressegespräche als Basis für starke Medienbeziehungen
PR-Arbeit lebt von Beziehungen und die entstehen selten per E-Mail. Persönliche Treffen mit Journalist:innen – ob auf der nächsten Messe oder anderswo – müssen nicht einschüchternd sein. Sie sind vielmehr als eine echte Chance zu sehen. Die oben genannten Best Practices gelten für die erste Verabredung genauso wie für das zehnte Treffen. Durch sie können PR-Vertreter:innen mit Journalist:innen echte Partnerschaften aufbauen und langfristig festigen.
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