Mein Lieblingsfundstück der letzten Wochen: Ein Artikel im Tagesspiegel, der eindrucksvoll dokumentiert, was passiert, wenn 2000 Medienmacher auf einer Mailingliste mit Fehlfunktion landen. Genervte Schreiber, schreiben dass man nicht schreiben soll, Spaßvögel, Beschimpfer und Oberlehrer kommen zu Wort und flehen um digitale Ruhe. Die Reaktionen unserer Branchenvertreter auf den kleinen Fehltritt eines kleinen Verlages entbehren nicht einer gewissen Komik, produzieren aber auch ungläubiges Kopfschütteln. Grund genug, um die eigene Digitalkompetenz mal wieder kritisch zu hinterfragen und über unser aller E-Mail-Verhalten laut nachzudenken.
Nicht den Rahmen des täglich Machbaren sprengen
Die AKAD Hochschule in Leipzig kommt in einer aktuellen Studie zu dem Schluss, dass Bürotätige im Durchschnitt einen Tag pro Woche nur mit dem Bearbeiten von E-Mails verbringen. Dabei stiehlt uns neben der schieren Masse vor allem die Art und Weise der Aufbereitung wertvolle Zeit. Zigfach hin- und her gesendete Bandwurm-E-Mails mit einsilbigen Kommentaren wie “FYI” oder “ASAP” sind heute selbst bei Kommunikationsprofis keine Seltenheit mehr. Dem Empfänger bleibt es dabei selbst überlassen, den Kommunikationsstrang nachzuvollziehen und eventuelle To-dos zu erkennen. Es mag banal klingen, aber wenn wir uns alle an ein paar Spielregeln erinnern, die größten E-Mail-Unsitten ausmerzen und vernünftig mit dem Medium umgehen, machen wir uns das Kommunikations-Leben deutlich leichter.
- Spielregel 1: Mit der Tür ins Haus fallen. Der Betreff sollte sofort erkennbar machen, was ich vom Empfänger erwarte. Vor allem gilt es, den Betreff dem aktuellen Thema anzupassen. Einen interessanten Artikel unter „Aw:Re:Aw:Wg:Re: Schöne Feiertage“ zu diskutieren, ist wenig aussagekräftig und macht es nahezu unmöglich, die Konversation später via Suchfunktion wiederzufinden. Auch ein Hinweis auf eventuelle Deadlines sind im Betreff erlaubt und erleichtern das Priorisieren.
- Spielregel 2: Weniger ist mehr. E-Mail gibt die Ruhe, nicht alles sofort entscheiden zu müssen, wie am Telefon oder im Chat, sondern erst einmal eine Weile darüber nachdenken zu können. Hilfreich ist es, die visuelle oder akustische Benachrichtigung über neu eintreffende Mails abzuschalten, um sich nicht ablenken zu lassen. In dringenden Fällen ist ein Anruf ohnehin die bessere Wahl. Zeit-Coaches empfehlen zudem die E-Mails en bloc zu beantworten, beispielsweise vier Mal am Tag für 30 Minuten. Das koste wesentlich weniger Zeit, als permanent zwischendurch aktiv zu werden.
- Spielregel 3: Abwägen, wer mitliest. CC ist praktisch, kann Kommunikationsprobleme verhindern und die Transparenz deutlich erhöhen. Kritikern zufolge steigt die Chance, dass eine Email ignoriert wird, im Verhältnis der cc-Empfänger-Zahl. Es gilt also, seine Mitleser mit Bedacht zu wählen und gut zu überlegen, wer tatsächlich von dem Sachverhalt Kenntnis haben muss. BCC hingegen gilt als moderne Form der Indiskretion im Mailverkehr und hebelt das klassische Briefgeheimnis aus. Man sollte darauf komplett verzichten. Ausnahme: Wenn die Empfängerliste geheim gehalten und die privaten Kontaktdaten nicht preisgegeben werden sollen, wie beim Versand von Pressemitteilungen.
- Spielregel 4: Richtig priorisieren. Nur wirklich Dringendes als solches kennzeichnen und bei unwichtigem, nicht-handlung-erforderndem und gänzlich belanglosem den Finger vom “high priority”-Button lassen.
- Spielregel 5: Kurz, konkret und klar formulieren. Die E-Mail ist ein informelles Medium. Tunlichst zu vermeiden sind Ping-Pong-Spiele wie „Vielen Dank, dass Sie sich für meinen Dank für Ihren Dank bezügliches meines Dankes bedankt haben“ mit der halben Belegschaft auf CC.
