von

Dominik Rosch

Veröffentlicht am

April 19, 2019

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IFA, Photokina, Gamescom: Viele Unternehmen planen die Teilnahme an einer der zahlreichen Branchen-Events und Fachmessen. Trotz moderner Kommunikationstechnik bleibt der direkte Kontakt zur Zielgruppe für die Präsentation neuer Produkte und die Imagepflege weiter unersetzlich. Die Entscheidung, auf welcher der zahlreichen Hochzeiten getanzt werden soll, ist für Firmen hingegen schwieriger geworden. Denn die Messelandschaft befindet sich in einem Umbruch. Ehemalige Leitmessen und Publikumsmagnete verzeichnen sinkende Besucherzahlen. Gleichzeitig etablieren sich neue Veranstaltungen mit innovativen Formaten und hohem Event-Charakter. Aufwändige und kostspielige Materialschlachten am Messestand waren ein weiteres Aushängeschild in den vergangenen Jahren, sind aber heute kein Garant mehr für mediale Aufmerksamkeit. Damit der ROI stimmt und Messeausgaben nicht wirkungslos verpuffen, ist eine professionelle Messe-PR notwendig. Die nachfolgende Checkliste gibt Kommunikationsprofis einen Überblick darüber, welche Aufgaben vor, nach und während eines Events anstehen.


Die Pressemitteilung

Bis zum Messebeginn gilt es einen Spannungsbogen aufzubauen. In einer Pressemeldung sollte daher frühzeitig die Messeteilnahme mit Hallen- und Standnummer angekündigt werden. Die bloße Teilnahme reicht jedoch nicht aus, um mediales Interesse zu erzeugen. Deshalb sollten zusätzlich Partner am Stand, neue Lösungen oder eigene Vorträge und Podiumsdiskussionen im Rahmen des Messeprogramms kommuniziert werden. Neben der klassischen Pressemitteilung empfiehlt es sich, den Newsletter sowie die Facebook-, Xing-, LinkedIn- und Twitter-Accounts des Unternehmens für Messebotschaften zu nutzen.

Schwerpunkte und Sonderausgaben

Viele Fachmedien berichten ausführlich während oder vor bedeutenden Messen mit eigenen Schwerpunkten oder sogar speziellen Sonderausgaben. PR-Verantwortliche sollten sich deshalb rechtzeitig einen Überblick verschaffen und damit beginnen, Beiträge anzubieten. Oftmals ist eine Beteiligung kostenfrei möglich, aber auch Veröffentlichungen im Rahmen von Advertorials oder Druckkostenbeiträgen können sinnvoll sein.

PR-Möglichkeiten der Messe

Auch Messen selbst betreiben PR und bieten den Ausstellern an, die eigenen Werkzeuge zu nutzen. Die Kanäle der Messe sind oft die erste Anlaufstelle für Besucher und Interessierte. Die Möglichkeiten des Messebetreibers sollten daher in aller Regel ausgeschöpft werden. Häufig veröffentlichen Messen beispielsweise eigene Messezeitungen, in denen Firmenportraits oder Abstracts von Vorträgen abgedruckt werden. Es ist deshalb wichtig, Logo, Bildmaterial und Pressemitteilung rechtzeitig vorzubereiten und zu übermitteln. Darüber hinaus sollte der Hashtag der jeweiligen Messe recherchiert und gezielt bespielt werden.

Pressemappe

Nicht immer schaffen es Journalisten alle Stände wie geplant zu besuchen, die sie sich vorgenommen haben. Um die Medien dennoch mit allen wichtigen Informationen zu versorgen, sollte eine Pressemappe vorbereitet werden. Viele Messen bieten hierfür eigene Pressefächer an. Eine Pressemappe beinhaltet idealerweise aktuelle Pressemitteilungen, Hintergrundinformationen und Kontaktdaten. Die Pressemappe sollte daher in ausreichender Zahl vorrätig und auch digital verfügbar sein. Bei internationalen Messen ist zusätzlich zu beachten, dass auch englischsprachiges Material benötigt wird.

Journalistengespräch oder Pressekonferenz?

Pressekonferenzen sind eine gute Methode, um schnell viele Journalisten und Blogger zu erreichen. Pressekonferenzen sind jedoch nur zu empfehlen, wenn das Unternehmen entscheidende Neuigkeiten vermelden kann, wie etwa eine Fusion oder ein spannendes neues Produkt. Meist sind individuelle Pressegespräche zielführender. Journalisten können in Interviews die Informationen erfragen, die sie wirklich interessieren. So wird sich ein Fachjournalist für andere Themen begeistern, als ein Vertreter der Tages- oder Wirtschaftspresse.

Interviews

Die Zeit von Journalisten ist knapp und häufig sind Medienvertreter nur die ersten Messetage vor Ort. Es ist daher empfehlenswert, Reporter früh zu Pressegesprächen mit Führungskräften einzuladen und telefonisch nachzufassen. Ist ein Interview vereinbart, sollten vorab die aktuellen Schwerpunktthemen des Journalisten recherchiert werden. Diese dienen zur Vorbereitung des Unternehmenssprechers und sind Grundlage für Briefing-Dokumente. Nicht immer fühlen sich Unternehmenssprecher den Herausforderungen auf einer Messe gewachsen. Gegebenenfalls lohnt es sich, ein Medientraining anzubieten.

Am Ende eines Gesprächs zwischen Unternehmen und Journalist wird geklärt, ob man ihn mit einem Fachbeitrag, Interview oder Anwenderbericht unterstützen kann. Die Eckdaten wie Thema, Redaktionsschluss und die gewünschte Zeichenzahl sollten genau vereinbart werden.

Digital Media

Auch Social-Media-Kanäle wie Twitter, Blog oder Xing lassen sich für die eigene Messe-PR nutzen. Im Vorfeld können Unternehmen hier über die Messeteilnahme informieren, zum Besuch des Messestands einladen, auf Vorträge aufmerksam machen und die eigene Landingpage promoten. Während der Messe können Unternehmen zudem beispielsweise via Twitter über den Messeverlauf berichten. Großes Potential bieten Podcasts und kurze Filme. So bietet es sich an, eigene Vorträge und Interviews mit den Unternehmenssprechern oder Messerundgänge aufzuzeichnen. Eine enge Verzahnung von Kommunikationsinstrumenten sowie Zweit- und Drittverwertung von Inhalten helfen Kosten zu sparen.

Aber auch Journalisten und Blogger sind in sozialen Medien aktiv. Ein begleitendes Monitoring kann helfen, aufkochende Themen rechtzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.

PR nach der Messe

Nach der Messe gilt es, die mit den Redakteuren vereinbarten Folgeaktionen in Angriff zu nehmen. Die Texte sollten sich am Stil des jeweiligen Mediums orientieren. Neben relevanten Zusatzinformationen und der Recherche für passenden Input lohnt es sich, Bildmaterial anzubieten. Dieses wird von den Redakteuren gern genommen und veröffentlicht.

 

Erfolg der Messe-PR messen

Um die Wirkung von Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu bewerten, eignen sich als Messgrößen beispielsweise die Zahl der Abdrucke insgesamt und die Menge der Veröffentlichungen in definierten Schlüsselmedien. Darüber hinaus dienen die Zahl der vereinbarten Pressegespräche, die Zunahme von Aufträgen sowie die Performance auf der Unternehmensseite als Indikatoren. Für eine exakte Messung bieten sich die Verwendung von vorab aufgesetzten Landingpages und E-Mail-Adressen an. Besonders der Blick auf vergangene Messen ist ein deutlicher Gradmesser für Entwicklung und Formulierung zukünftiger Ziele.

Der richtige Kommunikations-Mix und eine ausgefeilte Dramaturgie sind entscheidend für eine erfolgreiche Messe-PR. Für jedes Event muss eine individuelle Kommunikationsstrategie entwickelt und auf die relevanten Zielgruppen abgestimmt werden. Idealerweise unterstützt Messe-PR das Marketing, schafft hohe Medienpräsenz und erhöht den Bekanntheitsgrad des Unternehmens. Erste PR-Aktivitäten setzen bereits einige Wochen vor der eigentlichen Messe ein und auch nach einer Veranstaltung ist professionelle PR essentiell – denn Nach der Messe ist vor der Messe.

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