Neben den üblichen Werkzeugen, die uns PRlern zur Verfügung stehen, sollten jetzt die großen Geschütze aufgefahren werden. Ein Event muss her – der coole Bruder der Pressekonferenz, sozusagen. Dabei sollten allerdings einige Punkte beachtet werden:
Schritt 1: Was möchte der Kunde?
Wählen wir für unser Produkt-Launch-Event ein neues Streaming-Device. Zunächst muss die Kernbotschaft formuliert werden. Was sind die Besonderheiten? Wodurch hebt sich das Produkt von der Masse ab? Welches Budget steht zur Verfügung? Klären Sie diese Punkte frühzeitig, um haushalten zu können.
Schritt 2: Gästeliste
Gilt die Aufmerksamkeit Vertretern von allen Key-Medien, oder einem kleinen Kreis von Journalisten – etwa um dem Produkt mehr Exklusivität zu verleihen? Bei dieser Überlegung lohnt es sich, die Kernaussagen des Produkts unter die Lupe zu nehmen. Ist es ein massentaugliches Gerät, das in dieser Form bereits bekannt ist und ohne weitere Erklärung auskommt? Dann laden Sie viele Medienvertreter ein, um mit dem Marktstart für Wirbel zu sorgen. Ist es hingegen ein Produkt mit kleinen Besonderheiten, bei der die Bedienung erst erklärt werden muss, lohnen sich eventuell auch Einzelgespräche mit der Tagespresse. So hat man die Möglichkeit, die Besonderheiten des Geräts im persönlichen Gespräch herauszustellen und kann auf kritische Nachfragen sofort reagieren.
Berücksichtigen Sie vor allem im Consumer-Bereich auch die Gruppe der Blogger. Blogger Relations ist etwas, das von allen PR-Agenturen mehr Beachtung erfahren sollte. Erfahrungsgemäß zieht ein Konsument zur technischen Informationsbeschaffung den Testbericht eines Journalisten zurate. Um aber eine authentische Meinung zu erhalten, verlassen sich viele Nutzer auf den Erfahrungsbericht eines „gleichgesinnten“ Bloggers. Beachten Sie dabei, dass sich der Umgang mit Bloggern unter Umständen etwas anders gestaltet, als der Umgang mit Journalisten.
Schritt 3: Rahmen des Events & Location
Welches Gefühl möchte man seinen Gästen geben? Sollte es ein Abend-Event mit klassischem Dinner werden? Im Falle des Streaming-Gerätes bietet sich eine Wohnzimmeratmosphäre mit bequemen Möbeln an. So entsteht bei der ersten Vorstellung des Produkts bereits eine vertraute Stimmung.
Es gibt mehrere Dienstleister, auf die man bei der Suche nach der passenden Location zurückgreifen kann. Ich habe bisher sehr gute Erfahrungen mit locationportale.de gemacht. Hier lassen sich die Kriterien der Location im Vorfeld festlegen, bevor entsprechende Vorschläge gemacht werden. Dieser Prozess kann unter Umständen ein bis zwei Tage in Anspruch nehmen. Greifen Sie auch auf Schwarmintelligenz zurück. Welcher Ihrer Kollegen kennt welche Location? Legen Sie eine interne Datenbank an. Mit der Zeit wird ein solches Sammelsurium ein wahrer Goldschatz.
Schritt 4: Catering
Auch das leibliche Wohl der Gäste darf nicht vernachlässigt werden. Je nachdem, für welche Atmosphäre Sie sich in Schritt drei entschieden haben, eignen sich einige Cateringangebote besser als andere. Für eine gemütliche Zusammenkunft mit lockerer Präsentation bietet sich leichtes Fingerfood an. Für ein Socializing-Event im klassischen Stil ist ein gesetztes Essen mit Servicekräften angebracht. Achten Sie bei der Wahl der Location auch darauf, ob Catering angeboten wird, oder ob dafür ein externer Dienstleister kommen muss. An dieser Stelle kann man sich unter Umständen viel Arbeit ersparen. Auch hier sollten Sie etwas Zeit einrechnen. Manche Caterer sind bereits Monate im Voraus ausgebucht. Melden Sie sich spätestens vier Wochen vor dem Event bei einigen Caterern und lassen Sie sich ein Angebot erstellen. Beschreiben Sie dafür den Anlass, die Atmosphäre und die Teilnehmerzahl.
Schritt 5: Präsentation
Anhand der ausgearbeiteten Kernbotschaft lassen sich die Präsentationsmöglichkeiten spezifizieren.
Oft ist es für die Presse überzeugender, wenn einer der Entwickler das Produkt in großer Runde live vorstellt und bedient. Dadurch kann während der Vorstellung des Produkts eine gewisse technische Tiefe garantiert werden und die Authentizität der Präsentation erhöht sich.
Es gibt auch die Möglichkeit kleinerer Präsentationsgruppen mit mehreren Ansprechpartnern. Sind die Geräte frei im Raum verteilt und ansprechend drapiert, entsteht eine ungezwungene Atmosphäre, bei der Journalisten sich selbst einen guten ersten Eindruck verschaffen können.
Schritt 6: Technik
Um den technischen Aufwand abzuschätzen, gilt es erneut, die Kernbotschaft ins Gedächtnis zu rufen. In unserem Beispiel möchten wir, dass Journalisten ein umfangreiches Bild des Streaming-Devices erhalten. Was also sind die technischen Voraussetzungen, um das Gerät erfolgreich zu präsentieren? Wir benötigen einen möglichst großen Fernseher mit gutem Ton und diverse Kabel, um unser Gerät mit Strom zu versorgen und es mit dem Fernseher zu verbinden. Immens wichtig: Zugriff auf das Internet mit hohem Datenvolumen, um eine ruckelfreie Wiedergabe zu garantieren.
Wie ist die Akustik des Raumes und wie viele Gäste sind anwesend? Es empfiehlt sich, den Sprecher mit einem Mikrofon oder Headset auszustatten und im gesamten Raum für eine gute Verteilung der Verstärker zu sorgen.
Auch scheinbar banale Punkte, wie das Licht oder Musik, dürfen nicht vergessen werden. Ist eine sanfte Beleuchtung erwünscht oder ein besonderes Farbspektrum? Bei einem Event am Tag müssen Sie darauf achten, dass sich Fenster verdunkeln lassen und Straßenlärm vermieden werden kann.
Schritt 7: Betreuung vor Ort
Vor und während eines Events ist immer etwas zu tun. Klären Sie vorab, welche Art von Unterstützung gewünscht und nötig ist. So kann Ihr Kunde sich voll und ganz auf die Begrüßung und die Unterhaltung seiner Gäste konzentrieren.
Ist eine Praktikantin vor Ort, die sich um die Garderobe kümmert? Wer koordiniert Caterer und Technik? Wer hilft beim Auf- und Abbau. Worauf gilt es während des Events zu achten? All diese Fragen sollten vor der Veranstaltung geklärt und feste Aufgabenbereiche verteilt sein. Nehmen Sie Ihren Laptop, Ihr Smartphone inklusive Headset und ein Klemmbrett mit. Halten Sie sämtliche Kontaktdaten der Gäste und Dienstleister parat, ebenso Stift und Papier. Idealerweise zweifach und in ausgedruckter Form. Es kommen erfahrungsgemäß immer unerwartete Änderungen oder Anfragen.
Schritt 8: Begleitende Infomaterialien
Um Gästen ihre anschließende Arbeit ein Stück weit zu erleichtern und um die Botschaft in der Berichterstattung zu beeinflussen, bietet es sich an, nach der Veranstaltung Infomaterial auszuhändigen. Am besten packen Sie die Pressemeldung, Informationen über den Sprecher und Bildmaterial des Produkts auf einen gebrandeten USB-Stick und verteilen diesen nach dem Event.
Schritt 9: Testmuster
Nachdem Sie Journalisten auf dem Event den Mund wässrig gemacht haben, sollten zeitnah Testmuster zur Verfügung gestellt werden. Idealerweise können Sie jedem Teilnehmer nach der Veranstaltung zusätzlich zu den Infomaterialien ein Testgerät aushändigen. So starten Journalisten gut informiert und in freudiger Erwartung wahrscheinlich noch am selben Abend seinen Produkttest. Wenn Sie noch keine Testmuster verteilen können, achten Sie darauf, Journalisten darüber zu informieren, wann Sie mit einem Gerät rechnen können und halten Sie Ihr Wort. Nichts ist ärgerlicher für einen Journalisten, als einen geplanten Redaktionsschluss nicht einhalten zu können.
Schritt 10: Nachbereitung
Sorgen Sie dafür, dass alle anwesenden Journalisten Presseinformationen erhalten haben. Berücksichtigen Sie dabei eventuell auch Journalisten, die zwar eingeladen waren, aber nicht teilnehmen konnten. Bedanken Sie sich mit ein paar warmen Worten und einigen Bildern des Events für die Teilnahme und klären Sie, ob noch weiterer Informationsbedarf besteht.
