1. Comprobar el calendario:
Antes de elegir una fecha es esencial consultar el calendario para evitar que coincida con actos oficiales, ya sea a nivel nacional o local, ya que puede reducir considerablemente el impacto de nuestro evento en los medios. Una vez se ha fijado una fecha, hay que tener en cuenta que siempre pueden surgir imprevistos de última hora con los que no podemos contar. ¡Ni el mejor ejecutivo tiene la capacidad de prever si el día de su evento se convertirá por sorpresa en una de esas fechas en las que sucede algo extraordinario!
2. SÍ a la coordinación:
Al convocar para un evento en el que hay varias empresas implicadas, la coordinación con los departamentos de comunicación es vital, de esta manera evitaremos saturar a los medios y que la información les llegue por duplicado. Además, hay que tener en cuenta que si en el evento hay instituciones públicas implicadas, siempre que sea posible, hay que apoyarse en sus gabinetes de comunicación, ya que su trato con la prensa es mucho más fluido y, para qué engañarnos, esto siempre ayuda cuando lo que tenemos en mente es lograr la máxima repercusión.
3. NO al envío masivo:
Otro de los factores que debemos tener muy en cuenta es seleccionar el público al que va dirigido nuestra convocatoria. El hecho de mandar la información sobre un evento a todo tipo de medios no nos garantizará el éxito. Lo que sí lo hará es analizar, filtrar y seleccionar correctamente los medios. Existen numerosos directorios de medios y periodistas, ya sea de alcance internacional, nacional o local, para que no se escape ni uno y podamos sacarle el máximo partido a nuestra convocatoria.
4. El teléfono no quema:
Una vez hemos lanzado la convocatoria, el seguimiento determinará un gran porcentaje del éxito, tanto del evento, como de la repercusión en prensa. Levantar el teléfono es vital para diferenciarnos de los demás. Hay que tener en cuenta que los periodistas reciben al día cientos de convocatorias y notas de prensa, por lo que lo mejor para que nos recuerden es destacar los puntos clave de nuestra historia para hacerla lo más atractiva posible.
5. La paciencia es la madre de toda las ciencias:
Cuando se va a entrar en faena hay que contar con la pescadilla que se muerde la cola del: disculpa, ahora mismo no tengo tiempo ¿me lo reenvíasy así lo podemos valorar y os decimos algo? Y al día siguiente cuando hacemos seguimiento de esas llamadas nos daremos cuenta de que nuestro email ha desaparecido en algún tipo de agujero negro que debe existir entre las agencias de comunicación y los medios y nos encontraremos con el clásico: ¿me lo vuelves a enviar? no me ha llegado nada. Este proceso, aunque parece una carrera de obstáculos, es esencial para asegurarnos de que el periodista está informado y tiene grabado en su mente el día, la fecha y el objetivo del evento.
6. Vayamos por partes:
A la hora de establecer el orden para contactar con los medios, lo más aconsejable es dejar las agencias y los medios audiovisuales para el final, ya que se rigen por la agenda diaria y “molestarles” una semana antes suele resultar poco productivo. Por lo que lo mejor es establecer un primer contacto con ellos para asegurarnos de que están informados, pero a la hora de confirmar asistencia, lo ideal es esperarnos al día previo a última hora.
7. El tiempo es oro:
Cuanto antes tengan los medios de comunicación nuestra información, ¡mejor! Una nota de prensa de conclusiones lanzada el día después del evento ya no es noticia, por lo que, aunque el acto acabe tarde, siempre es mejor enviar la información el mismo día. La inmediatez es la clave, y siempre que vaya acompañada de material gráfico para facilitar el trabajo a los medios, muchísimo mejor.
Una vez ha concluido nuestro evento no nos podemos olvidar de comunicar los resultados. Además, hoy en día tenemos acceso a infinidad de plataformas online gratuitas para presentar informes de una manera más interactiva y visual. La forma de mostrar el éxito es tan importante o incluso más que el propio éxito.
