Hace años que trabajo en el sector de la comunicación, y en concreto en el de los eventos corporativos. Estos son una de las mayores herramientas de comunicación de las que disponemos hoy en día. Y si algo he aprendido en este tiempo, es que un evento bien ejecutado puede impulsar la imagen de marca de una empresa; pero un mal evento puede repercutir de forma muy negativa en su prestigio. ¿Qué elementos convierten a un evento en un gran evento?
A veces, los detalles son lo que marcan la diferencia: muchos pequeños fallos pueden terminar por dejar un sabor agridulce en los asistentes. En otras ocasiones, se debe a fallos más graves, como una falta de planificación, que normalmente se deben a la inexperiencia, o aún peor: a restar importancia a ciertos elementos. En algunos momentos se dan por hecho cosas que parecen evidentes y obviedades, pero nada lo es. Cada ingrediente en la organización de un evento cuenta y es importante.
Aquí propongo siete piezas clave que no debes dar por sentado, y que pueden marcar la diferencia entre el fracaso y el éxito.
- Planifica, planifica, planifica. Una buena planificación previa es fundamental. Tener en mente todos los elementos. Sería ideal poder contar con mucho tiempo de antelación para evitar sorpresas. Pero muchas veces (por no decir todas) trabajamos contrarreloj, y surgen millones de imprevistos. Sin embargo, cuanto más planificado esté y más se haya pensado en los posibles contratiempos, mejor podremos solventar cualquier problema. Tener un plan B (y quien dice un plan B dice un plan C) es imprescindible.
- Tener claro qué se quiere conseguir. Parece una obviedad, pero, hay que establecer con tiempo cuál es el objetivo del evento en sí. ¿Es obtener leads? ¿Es crear o mejorar la imagen de la compañía? Debe quedar lo más claro posible desde el principio, consensuado por los departamentos de marketing, de comunicación, de ventas, y cualquier otro que esté involucrado, para poder organizar el resto de los elementos en consecuencia.
- Involucra a toda la empresa. Acabamos de nombrar a algunos de los departamentos o equipos dentro de una empresa que estarán involucrados en la creación y desarrollo del evento, pero no tienen por qué ser los únicos. Un evento de empresa tiene que respirar y transmitir la cultura corporativa, cuantos más empleados de la compañía se impliquen y se sientan partícipes, mejor. Ojo, implicación no es lo mismo que capacidad de decisión.
- Nunca descuides la imagen. Hay que cuidar la imagen de cada evento, por pequeño que sea. Es habitual descuidarla en jornadas o eventos más pequeños. “Ah, pues ponemos un roll up ahí detrás y listo…” no es la mejor opción. Cada jornada o evento tiene su importancia, debe estar cuidado. Nunca se sabe quién puede acudir o quién puede estar mirando. Pueden ser potenciales clientes que se lleven una mala impresión.
- Rodéate de un buen equipo. En todo evento, sobre todo los más grandes, necesitaremos subcontratar una gran cantidad de servicios. Seguramente si llevas tiempo en esto ya tendrás una lista de las empresas con las que mejor has trabajado. Si no, cuida mucho este aspecto. Pide referencias antes de contratar cualquier servicio, ya sea catering, azafatas, stands… La profesionalidad de estos servicios impactará mucho en el resultado del evento.
- Apuesta por los mejores contenidos. Vivimos en la época dorada del contenido. Y por suerte, tenemos dónde elegir. Hay mucho y muy bueno. Cada vez encontramos ponentes más especializados en todo tipo de temas, pero hay que saber elegirlos bien. Al fin y al cabo, el lugar donde se celebre el evento puede ser precioso, la organización magnífica y la comida exquisita… Pero los ponentes son los que aportarán valor al evento, elígelos bien.
- Comunica mucho y bien. En muchos casos, un evento parece que ha fracasado cuando la asistencia ha sido mucho más baja de lo esperado. En estas ocasiones, una mala comunicación del evento suele ser la causa principal. Por fortuna, tenemos a nuestra disposición más canales que nunca para dar a conocer el evento: sitios web especializados, notas de prensa, redes sociales, blogs… Aprovéchate de las ventajas de las nuevas tecnologías, busca embajadores de marca y aliados que ayuden a comunicarlo.
Estos son solamente algunos consejos, sin duda hay muchas más cosas a tener en cuenta a la hora de organizar un evento. Pero con estos siete elementos en nuestra cabeza, estaremos un paso por delante para lograr que cualquier evento sea un éxito.
