De cara a maximizar la efectividad de la convocatoria es importante seleccionar los formatos adecuados para la invitación, definir el timing óptimo y asegurar que el contenido de la invitación sea atractivo y relevante.
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- 1 meses antes del evento
- Contacto con los medios seleccionados a través de un un save-the-date o pre-invitación para conocer su disponibilidad.
- 2-3 semanas antes del evento
- Envío formal de la invitación con detalles concretos, incluyendo agenda y oportunidades de entrevistas y otras acciones.
- Follow-up para confirmar interés.
- 1-2 semanas antes del evento
- Recordatorio y refuerzo de la invitación con información adicional o novedades.
- Coordinación para confirmar entrevistas exclusivas, visitar el stand o demos de producto.
- Última semana antes del evento
- Confirmación final de asistencia y logística (horarios, ubicación, pases de prensa, contactos clave).
- Envío de material complementario, como un press kit digital.
- 1 meses antes del evento
Timing de invitaciones
En lo relacionado a los formatos de invitación normalmente se opta por el correo electrónico personalizado, más sencillo y directo. Debe incluir detalles específicos sobre la invitación, los beneficios de asistir y la propuesta de valor de la empresa en el evento.
En algunos casos podemos optar por una invitación física o premium, para periodistas o influencers clave, con un diseño atractivo o algún press kit que genere expectación antes de la gran presentación en el MWC, incluyendo, por ejemplo, algún material exclusivo.
Por último, podríamos destacar la opción de la landing page exclusiva para prensa en la web. En el fondo puede ser un apoyo a las dos opciones anteriores, pero una manera óptima de unificar en un único sitio información detallada sobre la participación de la empresa en el MWC; subir nuevo contenido durante la feria, actualizar la agenda de eventos, material gráfico etc.
