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¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna es el proceso de comunicación que se desarrolla entre todos los niveles internos de una organización, estos se dan en todas las direcciones y a través de diferentes formas y formatos: verbal y escrita.
Dependiendo de los puestos y funciones desempeñadas por los empleados la comunicación interna puede clasificarse en:
- Ascendente
- Descendente
- Horizontal
Para desarrollar esta comunicación se pueden utilizar herramientas de comunicación interna específicas que favorecen la consecución de los objetivos marcados por los departamentos de comunicación y recursos humanos.
Departamentos encargados de la comunicación interna
- Departamento de recursos humanos
Algunas empresas integran las tareas de comunicación interna dentro del departamento de recursos humanos. Los beneficios que ofrece son:
- Poseen información de todos los empleados
- Tienen relación activa con diferentes departamentos
- Su relación con los empleados se inicia incluso antes de empezar la relación laboral y tienen en cuenta si los perfiles encajan con la cultura empresarial
- Pueden aplicar cambios en la estrategia de comunicación interna en base al feedback de los empleados en encuestas de satisfacción
- Ayuda a retener el talento de la compañía
- Departamento de marketing
El equipo de marketing interno también suele ser uno de los equipos que se encarga de asegurar la comunicación interna de la compañía, los beneficios que aporta esta decisión son:
- Conocimiento específico sobre estrategias de marketing
- Relación con clientes, público objetivo, partners,…
- Visión global de toda la estrategia de la compañía
- Departamento comunicación
Este departamento puede ser independiente o formar parte de marketing. Los beneficios que aportan son:
- Dedicación exclusiva a la estrategia de comunicación
- Conocimiento profundo sobre la estrategia y acciones desarrolladas en este ámbito
- Posicionamiento como referentes para los empleados en caso de dudas sobre cualquier comunicación
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Principales herramientas de comunicación interna
Las herramientas de comunicación interna son aquellos recursos que favorecen la comunicación con y entre empleados, eliminando las posibles barreras que puedan originarse:
- Correo electrónico
Una de las principales vías de comunicación interna es el correo que se utiliza de forma diaria.
A nivel interno puede utilizarse por parte del departamento correspondiente para lanzar comunicaciones específicas a todo el equipo. Por ejemplo, novedades sobre el uso de aplicaciones, nuevas incorporaciones, retos y premios conseguidos, etc.
- Newsletter interna
Este recurso con diferentes periodicidades ofrece la posibilidad de resumir de forma organizada y atractiva diferentes temas en una misma comunicación y vincularlos a artículos en la intranet o páginas específicas para ampliar información.
- Servicios de gestión de recursos humanos
Los departamentos de RRHH suelen utilizar servicios en la nube para la gestión de personal. Estos integran información personal de cada empleado, sistemas de reconocimiento y recompensa, progreso de objetivos, logros alcanzados, bonificaciones, etc. que pueden consultarse de manera exclusiva por el empleado y este departamento.
Además, dentro de este tipo de herramientas también pueden enviarse comunicaciones como felicitaciones ante un nuevo ascenso o comunicar a todo el equipo la noticia para que puedan interactuar con una publicación. Ejemplos de este tipo de servicios pueden ser empresas como BambooHR o Factorial.
- Encuestas
Las encuestas internas permiten a los empleados ofrecer feedback relevante sobre temas vinculados a la empresa, a la comunicación interna y al mismo tiempo proponer nuevas iniciativas o mejoras.
Esta información permite adaptar o incluir cambios para favorecer la pertenencia de los empleados y extraer conclusiones sobre las acciones desarrolladas.
Algunos ejemplos de herramientas que pueden utilizarse para hacer encuestas internas:
Esta es una de las herramientas más conocidas para realizar encuestas destacando por su facilidad de uso, opciones para incorporar diferentes tipos de preguntas, cuenta para uso individual o por equipos, …
Otra particularidad de la herramienta es que permite realizar test A/B y obtener los resultados en tiempo real, ofreciendo así la posibilidad de hacer experimentos y sacar conclusiones.
Otra herramienta que permite crear encuestas de forma sencilla es Microsoft Forms. A través de esta aplicación de Microsoft Office el equipo de comunicación interna puede crear cuestionarios para conseguir respuestas en línea de los empleados y analizar los resultados.
Esta herramienta permite desarrollar encuestas de forma gratuita ofreciendo diferentes funcionalidades para configurar las preguntas. También permite analizar los resultados en tiempo real o incorporar las encuestas en sitios web y correos para conseguir el objetivo definido.
- Vídeos internos
Los vídeos internos son otro formato de comunicación interna que permite al equipo mantener una relación activa al mismo tiempo que los empleados descubren proyectos, testimonios y experiencias a través de un contenido audiovisual.
Este formato se caracteriza por ser fácil de compartir a través de diferentes canales y para ilustrar contenidos almacenados en la intranet.
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- Intranet
Una intranet además de utilizarse para lanzar comunicaciones permite interactuar y compartir documentos de uso interno. A través de ella se comparten documentos de interés e informativos que pueden descargarse, se almacenan o se vinculan enlaces a recursos clave que ayudan a todo el equipo, resuelven dudas o inspiren a otros equipos. En los últimos años las intranets en muchos casos se están sustituyendo por la unificación de diferentes herramientas externas, entre ellas Microsoft office 365 como punto de creación de equipos, repositorio de documentos, chat, etc.
- Videoconferencias
Desarrollar reuniones periódicas a través de videoconferencias con todo el equipo es una forma de convocar a todos los empleados y comunicar internamente al mismo tiempo que se crea pertenencia a la compañía.
- Foros y chats
Los foros y chats son un canal de comunicación interna de uso diario donde destaca la rapidez y la facilidad de uso, así como un uso de un tono más coloquial. La incorporación de aplicaciones para este canal favorece que los empleados puedan leer y contestar desde cualquier dispositivo.
Servicios de mensajería interna:
Esta herramienta permite conversar de forma individual y grupal favoreciendo una comunicación rápida y sencilla. En concreto la creación de grupos en la aplicación fomentan la comunicación interna al lanzar un mensaje a todo el equipo, compartir imágenes o archivos. Además pueden crearse grupos específicos para los departamentos o proyectos de manera que la comunicación sea útil y rápida evitando saturar el correo electrónico.
Slack ha crecido mucho en los últimos años, añadiendo cada vez más funcionalidades. Permite crear canales de comunicación y proyectos para los equipos, pero también se puede establecer grupos con otras empresas externas.
Entre sus funcionalidades destaca la facilidad para unir a alguien nuevo al canal y que pueda ver anteriores mensajes o asegurar la privacidad con claves cifradas permitiendo al departamento lanzar información relevante para el equipo o recordatorios de forma rápida.
Además está información siempre está disponible de manera que puede consultarse en cualquier momento que pueda necesitarse.
- Herramientas de colaboración y planificación
Las herramientas de colaboración forman parte de la infraestructura de comunicación interna en muchos casos sustituyendo a la intranet.
Ejemplos de herramientas de colaboración y planificación interna:
La herramienta de colaboración de Microsoft permite crear espacios de trabajo definidos por oficinas, departamentos, etc. La unión de sharepoint, que sirve como almacenamiento de archivos, junto con las funcionales de Teams convierten a este binomio en una de las soluciones más utilizadas por todo tipo de compañías en los últimos años.
- Microsoft Teams
Basado en Office 365, permite crear grupos de trabajo para compartir recursos y archivos, entre ellos documentos office editables a tiempo real por todo el equipo.
- Chat
- Reuniones
- Compartir y editar archivos a tiempo real
- Inclusión de aplicaciones externas en las pestañas del grupo, que añaden mucha funcionalidad como puede ser una hoja de Excel integrada, un documento de Word, etc,
- Informes y presentaciones internos
La exposición de información en informes y presentaciones favorece la comprensión de los datos y permite a los empleados conocer los resultados de la compañía de los cuales forman parte.
Estos se comunican a los equipos involucrados para que comprendan los efectos de su actividad, extraigan conclusiones para aplicar mejoras y compartan con sus equipos directos continuando el proceso de comunicación interna a través de otros canales (carpetas de Sharepoint, grupos de chat, correos internos, etc).
- Aplicaciones de feedback
En muchas ocasiones los sistemas de gestión de RRHH ya incluyen esta funcionalidad, pero también existen programas específicos para ofrecer feedback entre los empleados, incorporando un sistema de evaluaciones que registra los resultados y que también forma parte de la comunicación interna.
- Employee Advocacy
Los programas de employee advocacy o embajadores de marca también favorecen la comunicación interna, pero además pueden ser herramientas muy útiles para impulsar la notoriedad de la compañía con información aprobada previamente para su comunicación externa via redes sociales.
Ejemplos de herramientas de employee advocacy:
Esta herramienta permite lanzar comunicaciones internas que se notifican a los empleados con alertas dentro de la plataforma o a través de mensajes directos a sus correos electrónicos o notificación push favoreciendo la lectura rápida. Los empleados pueden compartir las comunicaciones directamente en sus perfiles sociales configurando sus perfiles, algo que ayuda a la empresa a alcanzar a miles de personas de forma orgánica y sin coste.
Al igual que en el caso anterior, Everyone Social es una herramienta que puede utilizarse para implementar un programa de employee advocacy impulsando la comunicación interna y favoreciendo que los empleados amplifiquen la marca a través de sus canales.
Su uso permite comunicar internamente todas las actividades desarrolladas por parte de la empresa, fomentar la relación entre diferentes departamentos e impulsar comunicaciones específicas fuera de la empresa.
¿Qué beneficios aportan las herramientas de comunicación interna a una empresa?
- Ayudan a la dirección junto al departamento de recursos humanos y al departamento de comunicación a generar coherencia y transmitir mensajes clave de forma sencilla y estructurada
- Mejoran la fluidez de las comunicaciones
- Optimizan el tiempo y recursos dedicado al diseño de comunicaciones
- Generan cultura de empresa y fomenta el compromiso de los empleados reteniendo el talento
- Ofrecen información clave sobre la misión, valores y actividades de la compañía
- Comparten metas y objetivos comunes entre compañeros
- Ofrecen información clave para la ejecución de actividades o uso de recursos
- Ofrecen información corporativa que puede consultarse en cualquier momento
Principales errores al usar herramientas de comunicación interna
- No analizar el uso de las herramientas utilizadas
Si se usan herramientas específicas es importante saber si estás están funcionando, si los usuarios acceden a ellas, si consiguen ver la información o encontrar lo que necesitan.
- No escuchar la opinión y experiencia de los empleados
Si las herramientas se dirigen a los empleados es importante saber cómo es su experiencia, sí mejorarían alguna sección, si prefieren aplicaciones o versiones web y cuáles son los canales preferidos para recibir notificaciones e informaciones importantes.
- Utilizar demasiadas herramientas de comunicación interna
Es importante usar las herramientas que mejor funcionen y no duplicar las comunicaciones. El empleado debe tener claro de qué manera será informado y dónde acudir para encontrar la información.
