Seguro que en más de una ocasión os habéis enfrentado a este tipo de acciones que llevamos a cabo de vez en cuando dentro de las relaciones públicas: el envío creativo a periodistas o press kit. En algunos casos estos envíos logran ser un éxito y en otros tantos no terminan de cuajar como esperábamos. ¿Por qué? ¿Qué es lo que determina que un envío creativo a los medios de comunicación sea un éxito o un fracaso?
A continuación os damos algunos consejos a tener en cuenta cuando bien vosotros o vuestro cliente estéis pensando en hacer un envío creativo a medios.
1. Cuestionarse el propio envío
¿Qué pretendo comunicar? ¿A propósito de qué voy a realizar el envío? Los argumentos para realizar un envío creativo son diversos: el lanzamiento de un nuevo producto, el cambio de estación del año – varias veces se ha aprovechado la llegada del verano o la Navidad para tener ese detalle que llevamos tiempo queriendo hacer a la prensa-, comunicar un cambio importante en la imagen corporativa de la marca o en alguna de sus divisiones, etc. En definitiva, un sinfín de motivos que nos hacen pensar que es el momento adecuado para hacer un envío creativo a periodistas.
Sin embargo, conviene definir muy bien cuál es el motivo del envío, ya que si no está bien precisado, puede percibirse como una acción más de merchandising entre los periodistas y éste no es nuestro objetivo como relaciones públicas. En esas ocasiones en las que no tengamos motivos suficientes para justificar el envío, es mejor descartar esta opción.
2. Definir objetivos
En función del motivo del envío, los objetivos pueden variar. Hay veces en las que podemos fijar como finalidad que los medios publiquen coberturas sobre el anuncio que estemos realizando. Otras, pretendemos generar conversaciones sobre el tema en los social media. Y otras muchas, simplemente podemos establecer como meta afianzar esas relaciones que tenemos con los medios o comenzar con buen pie otras nuevas que estemos generando, sin ánimo de esperar publicación alguna.
3. Manejar un presupuesto y estimar los tiempos
Antes de ponernos en marcha, debemos conocer bien el presupuesto con el que contamos. En función de los objetivos establecidos, de los recursos que el cliente quiere destinar a dicha acción y del tiempo con el que contamos hasta el envío, contactaremos con los proveedores e iremos dando forma a nuestra idea. Así, seleccionaremos las opciones que se ajusten a la cantidad económica que queremos desembolsar y al tiempo que tenemos para prepararlo todo.
4. Precisar el listado de periodistas
Selecciona los periodistas a los que, de acuerdo a los objetivos, les va a interesar recibir la información o a quienes van a agradecer el gesto que la compañía y tu equipo de comunicación, de manera más cercana, estáis teniendo con ellos.
5. Originalidad y universalidad
Sí, suena muy bien decir que el envío tiene que ser original, ¿verdad? Hemos visto tantos envíos creativos que a veces nos parece que está todo inventado. Pues no. Siempre hay nuevos caminos para sorprender con nuestro detalle a los periodistas. A veces las ideas más sencillas son las más originales. Y es que ya lo dijo Albert Einstein: “La creatividad es ver lo que todo el mundo ha visto y pensar en lo que nadie había pensado”.
Por otro lado, tenemos que buscar puntos en común que unen al grupo de periodistas y que hagan que el envío sea de su agrado. Por ejemplo, si contiene alimentos o bebidas, pensar en aquello que está comúnmente aceptado por la mayoría, aunque no siempre es fácil acertar al 100% en este punto.
Ten en cuenta que no es bueno quemar formatos. Si en una ocasión ha funcionado muy bien una idea, no quiere decir que tengas que replicarla en el siguiente envío, ya que probablemente no tenga el mismo efecto. Lo poco gusta y lo mucho cansa.
6. Entrega del envío en el lugar y momento adecuado
Los envíos a periodistas tienen un toque personal. En función de lo que estemos comunicando, será más o menos relevante enviárselo a su domicilio o a la oficina y que lo recoja la persona a la que va dirigido o un compañero de redacción. Contacta con ellos previamente y diles que quieres hacer un envío especial. Cierra con ellos lugar y fecha para la entrega.
Asegúrate de que cada periodista ha recibido su paquete y después recopila los agradecimientos que has recibido por ello. Además, monitoriza los post en redes sociales y publicaciones en medios que puedan derivarse del envío. Todo feedback es útil y provechoso.
¿Y vosotros? ¿Qué consejos dais para triunfar con vuestros envíos?
