Como cada año, Halloween se convierte en uno de los eventos sociales y mediáticos más importantes del año. Desde el punto de vista de una agencia de comunicación, te destacamos 5 cosas que aterrorizan a cualquier profesional de las RRPP.
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1. Un evento sin asistentes
Pues sí. Es el día de tu evento. Todo está perfectamente organizado: los focos apuntan donde deben, el sonido es digno de un concierto de los Rolling. Hasta los portavoces están listos para seguir todas las recomendaciones y aprendizajes que han adquirido durante el curso. Y ante todos estos acontecimientos que plantean un gran éxito se encuentra la catástrofe, una sala vacía. Ningún invitado ha asistido después del trabajo invertido enviando invitaciones, realizando llamadas y buscando una ubicación perfecta para el evento.
Y es que esta situación es una verdadera pesadilla, ¿qué interés tiene organizar un evento presencial o virtual sin asistentes? Y todo esto con el cliente delante.
2. Un cliente que se pasa ‘un rato antes’
Aunque pequemos de parecer poco transparentes lo cierto es que es mejor que tu cliente llegue unos pocos minutos antes de que comience el evento. Treinta o cuarenta y cinco minutos son suficientes suficientes si el evento cuenta con una buena organización y planificación previa. Es difícil decirle a un director de comunicación, de marketing o de producto que mejor se espere a que todo esté montado. Más aún, cuando se juega mucho en la celebración de un evento al que le ha dedicado horas y recursos de todo tipo. Salvo que contemos con clientes realmente expertos en este tipo de actuaciones, lo mejor es que se presenten cuando todo esté preparado. Seamos realistas: se pueden cambiar muy poquitas cosas a pocas horas de una presentación. ¡Mejor no estresarse de más!
3. Un pago que no llega
La crisis ha traído a España muy pocas cosas buenas. La principal, el realismo presupuestario. Trabajamos por dinero. Todos. Desde el primer directivo de una empresa hasta la última persona en prácticas. ¡Cuántas angustias nos genera ese pago que no llega en el penúltimo momento!
4. Un equipo que se cuelga
Ya, ya. Si le pasó a Bill Gates en la presentación del Windows 98, te puede pasar a ti. ¡Por qué a miiiiii! ¿No había otro ser humano al que se le pudiese colgar el ordenador, o la iluminación o el sonido justo en el momento justo? Es difícil, estar preparado para todo y no obstante hay pequeños trucos que la experiencia te hace aplicar como: disponer de un ordenador de reserva, alojar la powerpoint del cliente en una memoria USB, contar con un segundo micrófono e incluso un foco auxiliar independiente para iluminar al portavoz.
5. Un cliente que no aparece
Somos seres humanos y no somos infalibles. A veces fallamos. A veces un cliente simplemente no llega a tiempo al acto. ¿Qué hacer? No hay muchas opciones: o decides seguir con el evento o directamente te paras y mandas a todo el mundo a casa. ¿Mi recomendación? Has convocado a la prensa. ¡Y han venido! Tienes una presentación corporativa y unos mensajes básicos. Y tienes un acto bien organizado en el que aseguras que todo funcionará como un reloj. Dale un poco de tiempo a tu portavoz (mientras buscas otro), refuerza el componente emocional del acto (las relaciones públicas del jaja-jiji, sí) y adelante con los faroles. Si no tienes portavoz recuerda que no eres el portavoz pero sí el agente de tu cliente ante los medios. Si la información se puede hacer pública, dale salida.
Esta profesión genera miedos que, afortunadamente, superamos a diario. Es lo divertido de ser un buen relaciones públicas. Seguro que se te ocurren algunos más.
