L’importance de médiatiser un évènement
Que ce soit un festival, un lancement de produit, une ouverture de boutique, un salon… Peu importe le type d’évènement que vous voulez organiser, pour avoir la certitude que vos efforts en promotion évènementielle sont véritablement payants on s’appuie sur un indicateur clé : la visibilité médiatique.
Le fait d’avoir vendu tous les billets, d’avoir un taux de participation élevé ou un fort engagement des participants sont bien évidemment des indicateurs du succès de votre événement. Mais ce n’est que lorsqu’il est repris dans les médias et réseaux sociaux que les gens commencent à en parler autour d’elles et par conséquent, de votre marque, c’est alors quand on peut dire que votre évènement est réussi.
La présence sur les réseaux sociaux, les partenariats avec les influenceurs, les techniques novatrices et des idées « out of the box » …, ce sont bien évidemment des actions indispensables qui contribueront à la réussite de votre évènement. Toutefois, ces actions de promotion doivent être accompagnées d’une vraie stratégie médiatique ou de relations presse, qui vous aidera à faire parler de vous et de votre marque dans les médias. Ces médias deviendront donc garants de la légitimité de votre évènement.
Cette couverture médiatique servira à pouvoir asseoir votre position en tant que leader du secteur, vous gagnerez plus de visibilité, de crédibilité et votre marque restera ancrée dans la mémoire des gens.
Créer un plan de communication avec une stratégie définie
Définir la stratégique médiatique de l’évènement est un travail de longue haleine qui nécessite un travail d’analyse en amont pour identifier les médias à privilégier -avec leurs contacts clés-, les outils de communication adéquats et le ton à utiliser.
Il faudra identifier quels est le public cible qui nous intéresse, et cela veut dire définir les médias qui le touche particulièrement. Par exemple, ne concentrez pas vos efforts sur des grands médias nationaux et généralistes si vous organisez un workshop de portée locale. Vous auriez beaucoup plus de succès et de crédibilité en sollicitant les médias de proximité : radios, télévision locale, presse régionale…
Une fois que vous avez identifié votre public cible et donc les principaux médias que vous voulez toucher, il vous faudra construire un plan de communication avec deux points essentiels à prendre en considération : quels outils de communication se prêtent le mieux à votre objectif et quelles sont les étapes de ce plan.
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Les outils de communication à privilégier : avant, pendant et après l’évènement
Il est essentiel de communiquer à chaque étape de l’événement : aussi bien avant, que pendant et après. En effet, il faut attirer l’attention des journalistes, partager les bons contenus aux moments clés et mettre en avant les moments forts ensuite.
On devra donc définir en amont quels outils on va privilégier pour s’adresser aux journalistes. L’envoi d’un Save the Date, d’un communiqué de presse traditionnel, la préparation d’un dossier de presse, des opportunités de prise de parole dans les médias avec des sujets en lien avec la thématique de l’évènement, un point presse pour présenter les points forts du programme… les opportunités de communication sont sans fin !
Notre petit conseil : pendant votre évènement, surfez sur l’actualité pour savoir quelles sont les dernières tendances et essayez d’y intégrer votre évènement pour créer le buzz.
Il ne faut pas croire qu’une fois l’évènement est terminé il n’y a plus rien à faire. Mais au contraire, il faut raviver le souvenir de l’événement, obtenir de précieux retours médiatiques et même préparer une nouvelle édition de l’événement. Pour ce faire, vous pouvez diffuser un communiqué sous forme de bilan chiffré, présenter les résultats d’une étude reálisée auprès des participants et les exploiter sous forme d’interviews ou bylines, ou encore accorder des interviews aux journalistes qui n’ont pas pu être présents.
Conclusion
Les médias ont la capacité de faire de vous le leader de votre secteur et de vous faire gagner la confiance de vos prospects en augmentant votre crédibilité. D’où l’importance de donner une visibilité médiatique maximale à votre événement et de rentabiliser au mieux l’investissement engagé.
Toutefois, promouvoir un évènement dans la presse ne s’improvise pas. Choisir les bons outils de communication, définir les médias cibles avec le message le plus approprié et établir le bon timing pour l’envoi de vos informations, c’est la clé de la réussite médiatique de votre évènement. Et cela passe par l’élaboration d’un plan de communication avec une stratégie claire et planifiée.
