La réunion est / devrait être l’un des principaux et plus important outil de management car elle permet notamment d’exposer, de discuter, d’échanger, de partager, de progresser, de motiver, de participer à l’élaboration d’un projet, d’une idée.
De nombreuses études montrent que le 1er mal être cité par les cadres est le temps passé en réunion, environ 30% de leur agenda en moyenne, et souvent la totale inutilité de la plupart d’entre elles.
Elles sont jugées inutiles car trop nombreuses, mal préparées, sans prise réelle de décision, répétitives (les mêmes sujets non traités revenant régulièrement) et donc très frustrantes.
De plus, nombreux sont ceux qui pour « gagner » du temps utilisent les réunions pour « traiter » leurs mails (le nombre de ces derniers étant le deuxième fléau dans la vie des cadres) ce qui contribue à les déconnecter encore plus des sujets discutés.
Alors quelles solutions ? Et si on revenait simplement aux fondamentaux…
Il existe un certain nombre de règles simples pour qu’une réunion soit efficace, constructive et qu’elle apporte aux participants la satisfaction d’avoir contribué.
Stephen P. Robbins et Timothy A. Judge, deux professeurs d’économie, ont défini 4 groupes de conditions qui me semblent très appropriés pour optimiser l’efficacité d’une équipe :
- La composition de l’équipe
- Le contexte
- La conception du travail
- Et le processus d’organisation
La composition de l’équipe :
Complémentarité des membres, personnalités, attribution des rôles et taille des équipes
- D’expérience je pense que la taille idéale est de 5 à 8 personnes, en dessous on manque de participants au-dessus la paresse sociale s’installe rapidement
- Le choix des personnalités est crucial ; n’avoir que des extravertis par exemple et aussi réducteur que l’inverse, une certaine complémentarité des profils est non seulement facteur d’enrichissement du débat mais constitue également une clé d’ouverture
- Les rôles doivent être clairement établis et tournant, de façon que chacun se sente inclus (compte rendu, responsable de la documentation etc…)
- La complémentarité des membres notamment en termes de compétence est intéressante pour la qualité du débat mais aussi pour la crédibilité de l’assemblée
Le contexte :
Ressources appropriées, leadership, climat de confiance et évaluation de la performance.
- Un leadership clair est indispensable, c’est le supérieur hiérarchique dans des réunions classiques et en mode projet par exemple, une personne désignée
- Son rôle est majeur, il doit veiller au respect du minutage (une réunion de 2H doit durer 2H) à ce que les points annoncés soient tous abordés et vérifier que chacun s’exprime sur chaque sujet, notamment les introvertis …qui ont souvent des choses intéressantes à dire
- Les ressources appropriées couvrent notamment tout l’aspect matériel (salle dédiée, matériel de rétroprojection etc…)
- Un climat de confiance : chacun doit être persuadé qu’il n’y a pas de piège et que chacun va dans le même sens
- Évaluation de la performance : chaque réunion doit faire l’objet d’un compte rendu, même très simple, qui permet de comprendre ce qui a été fait et ce qui ne l’a pas été
La conception du travail :
Autonomie, identité et signification des tâches.
- L’autonomie du groupe est très importante pour la qualité du travail, la valorisation des membres et l’originalité du travail fourni (en clair laisser les gens travailler à l’intérieur de bornes clairement définies)
- L’identité du sujet / projet traité doit être clair et compris de tous, il est difficile d’avancer si la question posée n’est pas claire…ce qui est malheureusement souvent le cas
- Signification : le sujet de la réunion doit être clair mais avoir du sens pour les participants
Le processus :
But commun, objectifs précis et absence de paresse sociale
- But commun : il doit être partagé et donc avoir du sens et être compris par tous
- Objectif précis : au-delà du sens chaque réunion doit avoir un objectif précis notamment au travers des points abordés qui devraient être communiqués aux participants au moins 48 heures avant l’événement
- Absence de paresse sociale : le leader de la réunion veille à ce que chacun s’exprime et participe, par exemple en faisant à la fin de chaque point abordé le tour de table en demandant à chacun son avis
Si je pense sincèrement que ces 4 groupes de conditions constituent l’alpha et l’Oméga d’une réunion réussie, il est clair que l’on peut difficilement cocher toutes les cases pour chaque meeting organisé en one shot, par contre on se rends compte en réfléchissant qu’il existe grosso modo 3 catégories de réunions :
- Les réunions de services et comités divers programmées régulièrement,
- Les réunions en « mode projet » qui comptent x séances,
- Et les réunions ponctuelles.
Pour les 2 premières catégories qui représentent l’essentiel du temps passé par les cadres, il est clairement utile de passer au départ un moment à réfléchir pour bien positionner les choses afin de gagner beaucoup de temps par la suite.
Enfin je recommande au leader naturel ou choisi d’interdire l’utilisation de tout objet connecté pendant la réunion en s’engageant notamment sur le strict respect des horaires, la réunion se finira à 16H …elle doit se finir à 16H, ce qui laissera du temps à chacun pour « traiter » ses mails.
Des réunions intéressantes, utiles et non stressantes participent à l’engagement des salariés, à leur bien-être, à leur motivation donc à la productivité de l’entreprise et contribuent ainsi au développement harmonieux de la société.
Améliorer cette situation peut constituer un marqueur profond de la volonté du management de changer les choses en faisant participer chacun.
Un article de Philippe Geoffroy, Président de Hors Piste Conseil, expert marketing, conseil stratégie et intervenant à l‘ISG Paris.
