Le but du projet était d’aider ce client à définir un ensemble cohérent de messages d’entreprise qui soit transversal, adapté aussi bien à la vente et au marketing qu’au recrutement ou aux RP. Cela comprenait également l’élaboration d’un message vertical pour chacun des marchés clés du client. Il est important de comprendre que chaque secteur a des exigences différentes et fait face à des difficultés qui lui sont propres. Tenant compte de cette réalité, un message doit être adapté à chacun des besoins sectoriels spécifiques.
Un atelier des messages
Les 4 étapes d’un atelier de messages réussi
1. La pierre angulaire du projet consiste en une réunion en présence des principaux dirigeants.
Pour vous aider à élaborer une grille de messages adaptée à tout type de public, il est important d’inviter des représentants des différents départements de l’entreprise. Vous ne voulez pas seulement l’équipe marketing, par exemple. Il est préférable d’impliquer les cadres de tous les services, y compris de la vente, du recrutement, ainsi que les principaux cadres dirigeants si possible. Cela vous aidera à proposer une vision plus large et plus précise de la façon dont les différents secteurs d’activité de l’entreprise considèrent et parlent de l’entreprise. Cela vous aidera également à comprendre les différents défis, ainsi que les arguments de vente clés qui doivent figurer dans la grille de messages.
2. En amont de la session, il est souhaitable d’entrer en contact avec les acteurs clés de l’entreprise
Il est peu probable que tout le monde soit en mesure d’assister physiquement à l’atelier, mais il est important de prendre contact avec les personnes-clés avant la séance pour prendre également en compte leur point de vue. Organisez des appels téléphoniques avec certains des cadres dirigeants qui ne seront pas physiquement présents et demandez-leur ce qu’ils pensent de la façon dont l’entreprise est présentée, comment ils aimeraient qu’elle soit présentée, et quels sont selon eux les défis à relever en termes de messages à faire passer, etc. Vous pouvez également élargir votre cible en envoyant un email à l’attention d’un plus grand nombre d’employés, leur demandant leur avis sur plusieurs sujets ou leur proposant de remplir une brève enquête en ligne. Ces exercices de préparation vous aideront à proposer un atelier plus approfondi et plus complet.
3. Au cours de l’atelier, il est important de faire participer les cadres dirigeants : la présentation ne doit pas être unilatérale
Parmi les points à aborder au cours de cet atelier, figurent l’identification des arguments de vente qui caractérisent l’entreprise et des objections à la vente. Pour définir un message, il est essentiel de comprendre ce qui distingue l’entreprise de ses concurrents, et les obstacles auxquels se heurte l’équipe commerciale dans son activité de prospection. Cherchez à impliquer tous les participants dans ce processus. Pensez à demander à chacun de rédiger ses réponses et de les partager avec le groupe. Vous pouvez ensuite organiser quelques exercices de jeu de rôle dans lesquels des membres de l’équipe tenteront de réfuter les objections à la vente émises par d’autres membres de l’équipe. Les activités ludiques autour des mots, comme les Mad Libs (un jeu bien connu outre-Manche qui consiste à créer de courtes histoires en choisissant des mots parmi une liste pour remplir des blancs), sont également un excellent moyen d’amener les participants à avoir une réflexion créative sur la façon dont ils décrivent ou souhaitent décrire leur marque. Quelles que soient les activités retenues pour votre groupe, assurez-vous de bien les planifier à l’avance et de les concevoir de sorte qu’elles permettent aux dirigeants de s’exprimer et d’échanger leurs idées et leur perception de l’entreprise. Vous devez aussi prévoir des rafraîchissements et des pauses pour que les personnes présentes restent en forme et expriment tout leur potentiel créatif. Les ateliers de messages ne sont pas des séances d’observation. Elles sont participatives et il est important que tous les participants le comprennent et soient prêts à y contribuer !
4. Une fois la séance terminée, il est souhaitable d’en rédiger les conclusions sans tarder, tant que les retours d’expérience sont encore frais dans votre esprit.
Le document de restitution final peut prendre différents aspects, en fonction de ce qui convient le mieux à votre client, mais assurez-vous de définir clairement les objectifs spécifiques et messages-clés pour chaque secteur ciblé. Il est également souhaitable de planifier une session de restitution avec le client, afin de pouvoir discuter du projet initial et d’effectuer les éventuelles mises à jour nécessaires pour aboutir au projet final.
Les séances de « messaging » efficaces nécessitent une réflexion et une planification rigoureuses, mais lorsqu’elles se déroulent bien, elles ont une forte valeur ajoutée qui profite non seulement à votre stratégie de RP, mais qui contribue également à soutenir plus globalement tous les efforts de communication du client.
