Niets is makkelijker dan om als manager te vervallen in de dagelijkse gang van zaken, zoals het toezicht houden op teamtaken en het beantwoorden van vragen, toch? Wij hebben het druk. Zij hebben het druk. De checklists zijn oneindig lang en agenda’s lopen over van de Zoom-calls. Daarom hierbij even je daily reminder om eens écht in te checken bij je team.
Hoe blijven ze gemotiveerd tijdens deze thuiswerkperiode, met welke uitdagingen kampen ze, trekken ze het allemaal nog een beetje? En ook een heel belangrijke: zijn ze nog blij in hun huidige functie, of staan ze al met één been buiten? Als je merkt dat je niet meteen antwoord hebt op deze vragen, lees dan zeker verder. De eerste stap? Verbeter je 1-op-1 meetings.
Maar voordat we overgaan tot de praktische tips, nog even dit: 1-op-1 meetings hebben niet zo’n goede naam. Bij het woord ‘bila’ haken veel mensen, zowel managers als teamleden, af. Maar áls je ze goed gebruikt, dan kan het echt een game changer zijn. En dan heb ik het over het creëren van een grotere betrokkenheid van het team, een betere motivatie, een groter gevoel van eigenwaarde, een hogere productiviteit en een betere talentretentie.
Nog belangrijker is dat je hiermee een vertrouwensrelatie gaat creëren, op basis van transparantie. Iets wat de coaching en ontwikkeling ten goede komt. Klinkt dat te mooi om waar te zijn? Nou, als je deze zes tips ter harte neemt, ben je al een heel eind op weg.
1. Plan vaste meetings in
Veel managers hebben het idee dat ‘formele’ 1-op-1 meetings niet nodig zijn, zo lang ze regelmatig contact hebben met hun teamleden. Maar dat is zeker niet het geval. Hoewel je misschien een ontelbaar aantal gesprekken hebt gedurende de week, verdient ieder teamlid een momentje alleen voor henzelf. Door een terugkerende meeting in te plannen, bied je niet alleen een veilige ruimte voor het stellen van doelen, het uiten van zorgen en het delen van ambities, maar creëer je ook een vast moment waarop je van hen verwácht dat te delen.
Het regelmatige ritme van de wekelijkse meeting versterkt je betrokkenheid, zowel op het vlak van ontwikkeling maar ook op het vlak van hun persoonlijke welzijn. Elke werknemer wil immers een manager die achter hem of haar staat. Let wel: leg de eerste keer uit waarom je een dergelijke meeting inplant en vertel wat hij of zij kan verwachten tijdens de meeting. Niemand houdt ten slotte van een verrassingsuitnodiging van zijn of haar manager ;-).
2. Sla nooit een 1-op-1 over
Ongeacht de reden; het overslaan van een geplande check-in kan alarmbellen doen rinkelen bij je teamlid. En als het vaak gebeurt, kan het zelfs frustratie opwekken. Bekijk het eens van de andere kant: hoe voel jij je als iemand een vergadering cancelt terwijl je je erop had voorbereid (en misschien zelfs wel op had verheugd)? Probeer je dus aan je belofte te houden en bouw op die manier vertrouwen op bij je teamlid. We weten natuurlijk dat er altijd wel dingen tussen kunnen komen – kinderen worden ziek, vergaderingen lopen uit, crisis krijgt voorrang – maar probeer dan in ieder geval om de meeting diezelfde week nog te laten plaatsvinden.
3. Senior managers verdienen ook 1-op-1’s
Senior managers krijgen niet altijd op regelmatige basis aandacht van hun leidinggevenden. Dat hoort er ook een beetje bij. Maar vergeet niet dat het creëren van een gezonde bedrijfscultuur aan de top begint. Dus óók in de hogere rangen moeten 1-op-1 gesprekken plaatsvinden. Het is tenslotte een perfect moment om feedback te delen, doelen af te stemmen, nieuwe doelen te stellen en om te ‘practicen what you preach’: 1-op-1’s maken deel uit van het manager-zijn, op welk niveau dan ook.
4. Voeg structuur toe
Het is makkelijk en soms ook verleidelijk om de meeting te laten overheersen door een reeks to-do’s. Zorg er dus voor dat je voor jezelf een agenda opstelt en probeer je daaraan te houden. Ik kan je zeker deze drie onderdelen aanraden:
- Check-in. Kijk hoe het met hen gaat, zowel professioneel als persoonlijk. Werknemers willen weten dat je om hen geeft. Dit zal je ook inzicht geven in zaken die hen op de werkvloer kunnen beïnvloeden en hoe je daarbij kunt helpen;
- Updates. Laat hen delen wat hen bezighoudt. Of het nu gaat om een uitdaging waar ze hulp bij nodig hebben, of iets wat ze willen vieren, laat je teamlid het gesprek leiden. Maak op dat moment van de gelegenheid gebruik om het te koppelen aan het grote geheel en vertel over wat er speelt in andere delen van de organisatie;
- Ontwikkelingscheck. Dit gedeelte zal er telkens anders uitzien. Het kan een mooie gelegenheid zijn om af en toe korte- of langetermijndoelstellingen te herzien, mogelijkheden aan te reiken die aansluiten bij hun interesses en om uitdagingen en kansen te identificeren. Het is ook het perfecte moment om positieve en constructieve feedback te geven over hun prestaties, en de kans om ook om die van hen te vragen.
5. Kom met gesprekonderwerpen
Hoewel het het beste is als je teamlid de discussie aanzwengelt, is het goed om zelf ook een lijst met gespreksonderwerpen paraat te hebben. Hieronder vind je er een paar die ik zelf graag gebruik:
- Op welk moment van de dag voel je je het meest productief?
- Welke veranderingen kunnen er worden aangebracht om je dag beter te maken?
- Wat zijn op dit moment je grootste uitdagingen? Wat kunnen we doen om ze aan te pakken?
- Welke taken inspireren je het meest? Laten we het eens hebben over hoe je je werk op dat gebied kunt vergroten.
- Heb je ideeën over hoe we allemaal beter kunnen werken als een team? Laten we daar een actiepunt van maken.
- Welke ondersteuning heb je nodig? Laten we manieren bedenken om dat voor elkaar te krijgen.
Deze gespreksstarters en vergadervragen zijn bedoeld om een doordachte discussie uit te lokken over aspecten van het werk die vaak over het hoofd worden gezien. Als ze goed worden gebruikt, kunnen ze je helpen je teamlid en zijn of haar manier van werken een beetje beter te begrijpen. Dit betekent dat je effectiever leiding kunt geven, wat het volledige team ten goede komt.
6. Eindig altijd met een vraag
“Waar denk je nog meer aan?”. Zo simpel, maar zo krachtig. Dit laat de deur wagenwijd open voor je teamlid om iets anders te delen of te vragen dat hem of haar bezighoudt en wat je nog niet hebt behandeld. Het bieden van die laatste mogelijkheid aan het eind van elke 1-op-1 creëert dat open deur beleid waar we allemaal naar op zoek zijn (toch?).
Het regelmatig organiseren van 1-op-1 meetings zal uiteindelijk zorgen voor een sterke manager-teamlid band. Ze helpen ook om sterkere, meer veerkrachtige teams op te bouwen en geven je inzichten die je anders niet zou krijgen. Ze geven je de kans om teamleden te voorzien van de coaching en ontwikkeling waar ze naar op zoek zijn én die ze verdienen. Win-win!
