Het belang van effectief mediabeheer in crisissituaties
Hoewel de pers soms als een lastige tegenstander kan voelen tijdens mogelijke crises, is effectief mediabeheer cruciaal om negatieve effecten te beperken en de controle te behouden. Er zijn verschillende redenen waarom effectief mediamanagement onmisbaar is:
- Reputatiebescherming: het kost jaren om een sterke reputatie op te bouwen, maar die kan tijdens een nieuwe crisis binnen seconden schade oplopen. Door het verhaal te sturen en negatieve berichtgeving te beperken, kan een organisatie haar reputatie beschermen.
- Stakeholdercommunicatie: in crisissituaties verwachten stakeholders zoals klanten, werknemers en investeerders heldere, accurate informatie. Effectief mediabeheer zorgt voor consistente en transparante communicatie, wat essentieel is om vertrouwen te behouden.
- Geruchten en speculaties tegengaan: tijdens een crisis kunnen onjuiste informatie en geruchten snel verspreiden, vooral via sociale media. Door proactieve en snelle berichtgeving zorg je ervoor dat het juiste verhaal verteld wordt en speculaties geen eigen leven gaan leiden.
Voorbereiding op perscontact
1. Stel een crisismanagementteam samen
Tijdens een crisis heerst er vaak een hoge mate van onzekerheid binnen een bedrijf. Bereid je daarom voor op crisissituaties door een gespecialiseerd team samen te brengen. Dit team bestaat uit experts in (interne) communicatie, juridische zaken en public relations. Zij stellen de communicatiestrategie op en zorgen voor de coördinatie tijdens de crisis. Rollen zoals woordvoerder, CEO, juridisch adviseur en social media manager zijn hierbij cruciaal. Met duidelijke taken en verantwoordelijkheden in het team zorg je ervoor dat iedereen ondanks de korte beslistijden klaarstaat voor snelle, doortastende acties wanneer dat nodig is. Zo blijf je voorbereid en behoud je de controle, ook in stressvolle situaties.
2. Creëer kernboodschappen
Kernboodschappen vormen de basis van je communicatie. Ze moeten duidelijk, consistent en relevant zijn voor elk doelpubliek, of het nu journalisten, klanten of investeerders zijn. Transparantie en empathie spelen hierbij een belangrijke rol. Het is cruciaal om je kernboodschappen van tevoren te ontwikkelen, zodat ze klaar staan en aangepast kunnen worden naarmate de crisis zich ontwikkelt. Door op mogelijke vragen te anticiperen en antwoorden voor te bereiden, beheer je de berichtgeving effectiever en voorkom je dat de organisatie schade oploopt.
3. Volg een mediatraining
Met een goed team en uitgewerkte kernboodschappen is mediatraining onmisbaar. Een goede training bereidt je woordvoerders voor op de realiteit van een crisisinterview. Ze leren hoe ze kernboodschappen helder kunnen overbrengen, de juiste woorden gebruiken, om te gaan met onverwachte vragen, en vooral kalm en zelfverzekerd te blijven onder druk.
Bij TEAM LEWIS zorgen onze experts in crisiscommunicatie ervoor dat je de juiste technieken leert en direct in de praktijk brengt, zodat het niet lijkt alsof je geïmproviseerd reageert.
Zo geef je succesvolle persconferenties en interviews
1. Interviews
Interviews bieden organisaties de kans om hun standpunten te delen en hun boodschap direct aan het publiek over te brengen na een ongewenste gebeurtenis. Maar een succesvol interview vergt meer dan alleen het juiste antwoord. Goede voorbereiding is essentieel. Woordvoerders moeten niet alleen de kernboodschappen goed beheersen, maar ook weten wat de interviewer van plan is te vragen. Onderzoek de interviewer, de voorgaande berichtgeving en anticipeer op mogelijke lastige vragen.
Tijdens het interview is het belangrijk om kalm te blijven. Geef beknopte, duidelijke antwoorden en houd steeds de belangrijkste boodschappen in gedachten. Als je merkt dat het gesprek afwijkt of als je wordt uitgedaagd, kom dan rustig terug op de kernpunten. Dit helpt om misinterpretaties te voorkomen. In plaats daarvan kun je de controle houden over het gesprek door helder en consistent je boodschap te blijven herhalen.
2. Eigen kanalen
Denk ook aan het slim inzetten van je eigen kanalen, zoals je website, sociale media, persberichten en de profielen van je woordvoerders (executive profiling). Deze platforms geven je maximale controle over de boodschap, waardoor je snel en eenduidig kunt reageren op een crisis. Je website fungeert als een centraal informatiepunt waar je feiten en updates deelt. Sociale media stellen je in staat om direct te communiceren met je doelgroep en misinformatie te corrigeren. Persberichten zorgen voor een formele, goed onderbouwde verklaring richting de media. Tot slot versterken zichtbare en geloofwaardige woordvoerders het vertrouwen en de geloofwaardigheid van je organisatie. Door deze kanalen strategisch te benutten, houd je de regie over het narratief en voorkom je dat anderen het verhaal voor je invullen.
3. Persconferenties
Wanneer je te maken krijgt met een mediacrisis, kan een persconferentie een manier zijn om snel informatie te delen en direct met de media te communiceren. Daarom is het van groot belang om ze goed te plannen. Denk aan het kiezen van een geschikte locatie, juiste timing, zorgen voor technische ondersteuning (zoals audiovisuele apparatuur), en de aanwezigheid van de juiste mediakanalen en journalisten.
Wees je ervan bewust dat tijdens een crisis communicatie met de media snel, duidelijk en eerlijk moet zijn. Een goed georganiseerde persconferentie geeft je de kans om vertrouwen op te bouwen, reputatieschade te beperken en een transparante boodschap over te brengen.
Meer weten over het effectief beantwoorden van kritische interviewvragen? Lees er meer over in onze blog.
Op zoek naar professionele hulp?
Op zoek naar professionele hulp bij crisiscommunicatie en mediamanagement? Ons team bij TEAM LEWIS staat klaar om je te begeleiden in tijden van crisis én bij de voorbereiding ervan. Of het nu gaat om het opstellen van kernboodschappen, onderhouden van mediarelaties of het trainen van woordvoerders voor interviews, wij bieden de expertise en ervaring die je nodig hebt om je organisatie te ondersteunen. Neem snel contact op: stuur een mailtje naar [email protected], bel +31 20 220 0220 of kom langs voor een persoonlijk gesprek.
