Laten we eerlijk zijn; aandacht krijgen is lastig. Of je doelgroep zich nu intern of extern bevindt, bestaat uit betrokken volgers of juist niet. De ‘wie, wat, wanneer, waar en waarom’-vragen spelen allemaal een rol op het moment dat je verhaal potentie heeft om opgevangen te worden door het publiek. Dit geldt altijd ongeacht of je doelgroep zich nu binnen of buiten je organisatie bevindt. Je zou dus de best practices die PR-professionals gebruiken om een verhaal te verkopen aan journalisten, kunnen toepassen op interne communicatie om medewerkers met betekenis en impact te bereiken. Journalisten zoeken naar eigenschappen als actualiteit, authenticiteit, transparantie, creativiteit en door data ondersteunde feiten wanneer ze de eindeloze stapels van pitches in hun inbox screenen. En dit zijn precies de eigenschappen waar de meeste mensen binnen je organisatie ook waarde aan hechten. Daarom geef ik in deze blog drie praktische tips die je een houvast kunnen bieden bij de realisatie van je volgende interne communicatieplan.
1. Wie – Maak het interessant
Neem vooraf de tijd om te bepalen tegen wie je praat binnen de organisatie. Wie is je doelgroep? Waarschijnlijk heb je een intern gerichte rol en ervaar je een kant van de organisatie die de meesten met wie je spreekt niet kennen. Je collega’s focussen zich eerder op de communicatie met externe doelgroepen. E-mails van klanten, leveranciers, partners en andere teams voeren de boventoon in hun dagelijkse praktijken, waardoor aandacht voor bedrijfscommunicatie aan prioriteit verliest.
We weten allemaal dat niets zo belangrijk is als een eerste indruk. Dat geldt ook voor interne communicatie en de content die je hiervoor ontwikkelt. Dat begint al bij het maken van pakkende koppen en een opvallende onderwerpregel. Hoe korter en krachtiger, hoe beter. Hubspot zegt te streven naar 50-65 tekens. Marketo beveelt 7 woorden aan met een gemiddelde van 41 karakters. Mailchimp zegt dat het ervan afhangt. Wat het magische aantal ook is, het draait er uiteindelijk om beknopt en toch duidelijk te zijn in je berichtgeving.
Sta ook open voor kanalen die verder gaan dan het versturen van e-mails en nieuwsbrieven. Inmiddels zijn we allemaal op de hoogte van de kracht van videocontent en het aantal mensen dat hierdoor betrokken raakt. Vergeet ook niet de effectiviteit van infographics of interactieve flow charts. Indien goed uitgevoerd, leveren fysieke presentaties vaak directe betrokkenheid op. Het is daarom aan te raden dat je deze opneemt en opslaat op een gemakkelijk toegankelijke en gebruiksvriendelijke plek, zodat je deze content altijd kunt terughalen.
Vergeet niet dat het is bewezen dat een goede balans tussen humor, kennis en beleefdheid werkt als het gaat om communicatie in het algemeen. Maar bovenal gaat het erom dat de content die je creëert herkenbaar en empathisch is.
2. Wat & waarom – Wees beknopt
Als het goed is heb je nu interessante content gecreëerd rond de boodschap die je wilt overbrengen. De volgende uitdaging is nu om het meeste te halen uit de kostbare aandachtsmomenten; de touchpoints.
We maken hiervoor gebruik van de omgekeerde piramide schrijfstijl. Het is een techniek waarmee je jouw boodschap verder vormgeeft en het wordt al eeuwenlang gebruikt door journalisten om de aandacht te trekken van een ongeduldige doelgroep die geen tijd of zin heeft om een stuk grondig te lezen. De basisprincipes van de omgekeerde piramideschrijfstijl lees je hieronder:
De schrijfstijl zorgt ervoor je de de aandacht van de lezer trekt naar je verhaal en de ondersteunende details die essentieel zijn en vasthoudt. Het is daarom handig om vooraf te bepalen wat het meest nieuwswaardig is aan je bericht, omdat het regelmatig zal voorkomen dat het interne team getriggerd wordt door andere gedeeltes van je verhaal. Zo kan het uitrollen van een nieuw vakantierooster of trainingsprogramma enorm interessant zijn voor het team. Het is dus belangrijk dat je hen hierin meeneemt waardoor ze het bericht ook daadwerkelijk lezen. Waarschijnlijk werk je al maanden aan dergelijke initiatieven waardoor het verleidelijk is om deze berichten in te leiden met ‘Nieuw vakantieschema is er’ of ‘Graag kondigen we het nieuwe trainingsprogramma aan’, terwijl je doelgroep op een andere manier kijkt naar deze berichten. Probeer ze daarom te leiden in iets in de trant van ‘Wie wil meer vakantiedagen?’ of ‘Maak kennis met je nieuwe collega’ om de aandacht van je team te trekken.
3. Waar en wanneer – Zorg voor een goede timing
We kennen allemaal de uitspraak timing is everything. En daar is niets aan gelogen in deze drukke wereld waarin we constant boodschappen filteren. Pas daarom je communicatie aan op relevante zaken zoals trending actualiteiten, hashtags, feestdagen en viral campagnes. Maar blijf ook op de hoogte van mogelijke omstandigheden met een negatieve impact, zoals de dagen waarop we gebeurtenissen in het verleden herdenken, het belastingseizoen, maar ook een dinsdag na een lang weekend. Probeer zoveel mogelijk rekening te houden met alles wat zich binnen de organisatie afspeelt en van invloed kan hebben op het ontvangst van je boodschap door deze op het juiste moment te communiceren.
Conclusie
Eigenlijk kun je dezelfde richtlijnen gebruiken als die gelden voor mediarelaties. Je vertelt ook niet aan elke journalist hoe geweldig je verhaal is. Nee, je gaat gericht te werk. Datzelfde geldt voor interne communicatie waarbij het niet gaat om het massaal verzenden van e-mails in de hoop dat het wordt gelezen voordat het ergens verdwijnt op een server. Het doel is dat medewerkers daadwerkelijk met de content aan de slag gaan en dat ze de interactie aangaan. Het inzetten van de juiste tools kan vaak het omkeerpunt zijn om de interne communicatiestrategie van je organisatie te transformeren van een eenzijdig gesprek naar een waardevolle dialoog met je medewerkers.
Benieuwd hoe jij dit in jouw organisatie kan toepassen? Neem dan contact op met een van onze specialisten!
