Dagen met ellenlange to-do-lijstjes, urenlange meetings en te weinig frisse lucht en daglicht. Dit komt je vast wel bekend voor. We lopen achter de feiten aan, hebben stress en bovenal overal te weinig tijd voor. Maar hoe ga je hiermee om? En hoe haal je nou het beste uit je werkdag? In Sillicon Valley experimenteren ze met microdosing met LSD en in Zweden proberen ze het met kortere werkdagen, terwijl wij als nuchtere Hollanders gewoon het beste uit onze werkdag proberen te halen. Hieronder een paar tips om desondanks je productiviteit te verhogen en met een voldaan gevoel naar huis te gaan na een effectieve werkdag.
1. Get up early
Het is erg verleidelijk om nog even te snoozen en je nog een keer om te draaien als de wekker gaat, maar niks is zo vervelend als een haastig begin van de dag. Al snel heb je het gevoel dat je achter de feiten aanloopt en je deadlines niet haalt. Een goed begin van de dag, zorgt voor een hogere productiviteit schrijft Entrepeneur. Zet de wekker dus een kwartiertje eerder en neem rustig de tijd voor een ontbijt, kopje koffie of thee en kijk het nieuws. Je profiteert vervolgens de hele werkdag van die vijftien minuten winst in de ochtend.
2. Don’t
De eerdergenoemde ellenlange to-do-lijstjes: we denken dat ze ons minder vergeetachtig maken en rust creëren. Maar niets is minder waar, zo schrijft Kevin Kruse, auteur van ’15 Secrets Successful People Know about Time Management’. De to-do-lijstjes leveren ons zelfs vaker stress dan rust op. In zijn onderzoek interviewde Kruse meer dan tweehonderd miljardairs, olympisch kampioenen, academici en topondernemers, en vroeg hoe ze hun tijd effectief indeelden. Niemand van de ondervraagden werkte met een to-do-lijst. Maar wat kun je dan wél doen om het overzicht te bewaken en effectief te werken? Kruse geeft een aantal tips om je agenda beter te benutten.
- Reserveer tijd in je agenda voor de belangrijkste werkzaamheden. Zet tijdens deze tijd je telefoon op stil en beantwoord geen mailtjes.
- Maak tijdsblokken van een kwartier in plaats van een half uur, je zult zien dat je meer gedaan krijgt dan je denkt.
- Reserveer ook tijd voor overige werkzaamheden, zoals het beantwoorden van je mails (en doe dit niet de hele dag tussen je werkzaamheden door) en onverwachte momenten (ziek kind ophalen, file etc). Als het meezit, heb je af en toe zelfs tijd voor wat extra ontspanning en creativiteit.
3. First things first
Doe belangrijke dingen het liefst direct in de ochtend. Vaak is het verleidelijk om projecten waar je tegenop ziet of die je moeilijk vindt voor je uit te schuiven. Volgens Laura Vanderkam, expert in tijdmanagement, is je wilskracht ’s ochtends groter. Ook als je geen ochtendmens bent. Met andere taken, meetings en het ontmoeten van nieuwe mensen verbruik je wilskracht, wat ervoor zorgt dat je aan het einde van de dag niet genoeg energie over hebt voor die belangrijke taken.
4. Move
Het gevoel net na de lunch of een lange meeting in de ochtend: je bent moe, je kunt je slecht concentreren en ziet als een berg op tegen de werkzaamheden van de middag. Herkenbaar? Probeer een paar keer per dag wat meer te bewegen. Naast een frissere blik op je werk, voorkom je hier ook een hoop gezondheidsrisico’s mee. Uit onderzoek blijkt dat te veel zitten écht slecht voor ons is. Een klein beetje meer beweging levert al een enorme gezondheidswinst op. Dus loop of fiets naar je werk, wandel een rondje na de lunch of doe die bespreking met je collega tijdens een wandeling om het kantoorpand. Je zult zien dat je je beter kunt concentreren en meer energie hebt voor de rest van de dag. Als je hier nu écht geen tijd voor hebt tijdens je werkdag, loop dan ’s avonds nog een rondje, om aan de geadviseerde dagelijkse stappen te komen.
5. Take a break
Op sommige dagen werken we maar achter elkaar door, lunchen we achter ons bureau en zitten we wederom te lang achter elkaar. Volgens deze infographic van Quickquid functioneren we het beste bij een 52/17 schema, dat betekent 52 minuten werken, afgewisseld met 17 minuten iets anders doen. Zit je tegen een deadline aan? Dan werkt waarschijnlijk het 80/6 schema beter voor je. Maar hoe dan ook: take a break!
Denk maar niet na het lezen van deze vijf tips dat ik nooit te lange (en onleesbare) to-do-lijsten op mijn bureau heb liggen, nooit iets uitstel en op de gemiddelde werkdag 10.000 stappen zet. Ik denk dan ook dat veel pr-consultants, waaronder ik zelf, af en toe wel wat van bovenstaande tips kunnen toepassen. Nu ga ik een rondje lopen, door de regen weliswaar. We zijn tenslotte in Nederland.
