Como organizar um evento empresarial de sucesso

Planear eventos corporativos é muito mais do que planear uma festa. Existem vários fatores a ter em consideração: se é um evento na área de marketing, conferência de utilizadores, um seminário com almoço, ou uma receção de networking. Existe uma variedade de elementos em movimento a que deve prestar muita atenção no início, durante e depois do evento.

Aqui estão sete dicas que irão ajudá-lo a organizar um evento empresarial:

 

1. Defina um objetivo

Os objetivos que está a tentar alcançar irão ajudá-lo a determinar o formato do evento e o público-alvo. Um evento com um jantar mais íntimo para clientes de nível C (superior) é um ótimo cenário para discussões individuais; um cocktail de receção com milhões de convidados é o formato mais ideal para networking, exposição de marca e geração de leads.

 

2. Mantenha-se dentro do orçamento

Uma vez que estabeleceu o seu objetivo e o tipo de evento que quer organizar, garanta que tem o orçamento necessário. Os custos a considerar quando constrói o seu orçamento incluem: local para arrendar, catering, equipamento audiovisual, expositores/sinalização, folhetos impressos, estacionamento, orador convidado/mediador de despesas e, claro, não se esqueça dos impostos, das gratificações e de outras taxas de serviço associadas.

 

3. O tempo é tudo

Antes de agendar o seu evento tenha em consideração as férias, o tempo, as atividades locais, bem como eventos do setor. Por exemplo, se está a direcionar-se a uma indústria específica como saúde, financeira ou comercial, pode querer planear o evento em torno de uma exposição ou conferência reconhecida, atingindo o mesmo setor. Se está interessado numa região específica, como o Norte, pode querer evitar os terríveis meses de inverno. E, mais importante, certifique-se de que a sua equipa de colaboradores e os convidados presentes estão disponíveis antes de definir uma data.

 

4. Crie o plano do projeto

O seu objetivo está definido, o orçamento está aprovado, o local e a data estão assegurados. Agora volte atrás para construir um calendário semanal que será o seu guia trabalho até ao dia do evento. Dê a si mesmo, pelo menos, seis a oito semanas de planeamento adequado e tempo para recrutamento. Defina um responsável para cada tarefa, uma data limite e agende reuniões semanais para discussão dos progressos. Irá querer incluir todos os prazos logísticos, o programa de comunicações, ensaios de apresentação, etc.

 

5. A lista de convidados é fundamental

Assim que o convite e a página de registo estejam prontos, é a altura ideal para publicitar o evento! Nuca é demais destacar este ponto – o sucesso de qualquer evento depende da qualidade da lista de contactos. Os emails, as chamadas, e convites por email são tudo coisas importantes, mas não acrescentam valor se estiver a trabalhar através de uma lista de contactos desatualizada. Assegure que os contactos da sua base de dados estão atualizados e incentive os representantes de vendas a realizar um alcance individual aos seus clientes atuais. Se está a organizar um grande evento, promovê-lo no site da sua empresa e nas redes sociais irá ajuda-lo a expandir a atenção e o interesse das pessoas.

 

6. Espere sempre o inesperado

E começa – o grande dia chegou! Atravessou todas as fases e todos os problemas durante o processo de planeamento. Os números de registos bateram o recorde e está dentro do orçamento. O que pode correr mal? Com cerca de duas décadas de experiência em organização de eventos, aprendi que nada pode correr mal – absolutamente nada. É um evento real, portanto esteja preparado para contratempos de última hora e emergências. Alguns serão fáceis de controlar e outros podem necessitar de mais criatividade e trabalho na resolução do problema, mas lembre-se de manter a calma e o sorriso.

 

7. Não se esqueça do follow-up

O evento terminou e foi um sucesso! Os participantes apreciaram o tópico de apresentação e o cocktail especial. Os representantes de vendas e os executivos ficaram satisfeitos com as conversas decorridas durante o evento. Agora é o momento de manter o ritmo positivo em andamento. Distribua e-mails de agradecimento a todos os participantes no máximo dentro de uma semana. Incluindo um inquérito no email para que possam dar a sua opinião e para que, ao mesmo tempo, tenha a oportunidade de questionar qual o tema pelo qual têm mais interesse.

Inclua os participantes em futuras campanhas de marketing e tenha os representantes de vendas apropriados para alcançar potenciais clientes. Acompanhe o progresso destes contactos durante os próximos três a seis meses, para aplicar o ROI e métricas em torno deste e de eventos futuros.

 

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