Todos os dias, a minha caixa de email recebe e envia cerca de 100 a 200 emails, já para não falar das mensagens por chat, mensagens de texto e até um ou outro voice-mail. No entanto, o email é a ferramenta de comunicação que mais utilizo e definitivamente, a mais difícil de acompanhar. Imagino que os jornalistas têm um trabalho ainda mais difícil no que toca a acompanhar todos os emails que recebem!
Recentemente, num almoço de negócios com o nosso escritório de Boston, o orador convidado, um editor de uma publicação de renome, fez referência a todos os emails que tenta processar diariamente. Pelos seus comentários, percebi que deve ser extremamente complicado captar a sua atenção através do email.
No trabalho, ouço frequentemente os colegas a referir que um determinado repórter ou editor raramente ou nunca responde aos emails e eles questionam-se se os emails são sequer lidos, de todo.
Enquanto nunca poderemos saber aquilo que é lido ou não quando enviamos um email, por outro lado, podemos escrever um bom assunto que capte a atenção do leitor e que passe a mensagem de que a informação contida no email é importante. Isto pode ajudar a comunicação via email com repórteres, clientes, colegas de trabalho, analistas, entre outros.
Aqui estão algumas dicas para criar assuntos que chamam à atenção eficazes :
Certifique-se que o assunto descreve claramente a informação que podemos encontrar no email – o assunto deve estar alinhado com o conteúdo da mensagem e transmitir claramente aquilo que podemos ler no conteúdo do email. Isto pode parecer óbvio, mas um assunto pobre pode levar a que o email seja apagado imediatamente, sem sequer ser lido. Crie uma boa primeira impressão através de uma linha de assunto clara e precisa.
Pense nas manchetes noticiosas – se está a enviar um email para um repórter, pense sobre o que gostaria que fosse a manchete da história, se fosse escrita uma notícia sobre a mesma. Agora, coloque essa ideia como assunto do email. Seja conciso e criativo, ajude os jornalistas a escrever a manchete de avanço e não envie apenas uma linha de assunto genérica, tal como “Empresa XYZ lança um novo produto.”
Se existir um prazo, faça menção ao mesmo na linha de assunto – este elemento é importante quando trabalha com prazos da imprensa ou itens escritos que necessitam de revisão pelos stakeholders internos. Informá-los sobre prazos na linha de assunto ajuda-os a terem conhecimento sobre prazos e a priorizar o email. Não esconda este tipo de informações no terceiro parágrafo do email, coloque-o antes na linha de assunto.
Indique o que deve ser feito – por exemplo, se está a enviar algo para um cliente ou colega para revisão, descreva sucintamente o documento e depois, na linha de assunto, coloque “para revisão interna” ou “para revisão”.
Se um email for de carácter urgente, inclua “URGENTE” OU “LER POR FAVOR” – isto é especialmente importante para os “scanners” – pessoas que apenas dão uma vista de olhos na caixa de email e escolhem apenas alguns emails para abrir e ler com atenção. Seja também cuidadoso e não marque os emails como urgentes demasiadas vezes, guarde este estatuto para quando for mesmo, mesmo necessário.
Estas dicas poderão tornar a comunicação via email um pouco mais fácil para todos nós. Boa sorte em manter as suas caixas de email limpas e atualizadas.
E, se tiver ideias ou dicas sobre linhas de assunto dos emails que funcionem para si, por favor, partilhe nos comentários.
