Cuándo organizar una rueda de prensa

Una rueda de prensa es un acto informativo en el que una empresa, organización o figura pública invita a los medios de comunicación para informar sobre un tema específico. Este tipo de eventos permiten interactuar cara a cara con los periodistas, facilitando la transmisión de información de manera directa y cercana. El objetivo principal de una rueda de prensa es comunicar una noticia o información relevante a los medios de comunicación.

Las ruedas de prensa ofrecen 2 beneficios clave:

Maximización de la cobertura mediática: Al reunir a varios medios en un solo evento, se asegura una difusión más eficiente del mensaje en prensa, televisión, radio e internet
Control del mensaje: Permite establecer el tono y contenido de la información comunicada al público, evitando interpretaciones erróneas

¿Cuándo organizar una rueda de prensa?

La planificación y estrategia son fundamentales para organizar una rueda de prensa exitosa. El primer paso es definir claramente el objetivo del evento y el público objetivo al que se desea llegar. Esto ayudará a enfocar los esfuerzos y a seleccionar los medios de comunicación más adecuados para la convocatoria.

Es crucial preparar con antelación todos los materiales y recursos necesarios, como el dossier de prensa, la nota de prensa y cualquier material audiovisual que pueda apoyar la presentación.

La elección del momento adecuado para la rueda de prensa también es esencial. Lo más importante es seleccionar una fecha y hora que no coincidan con otros eventos importantes para maximizar la asistencia de los periodistas.

Motivos para organizar una rueda de prensa:

Solo debe convocarse si la información es actual, importante y de interés público. Si el anuncio puede comunicarse mediante un comunicado escrito, esta opción podría ser más efectiva.

Anuncios importantes:

Lanzamiento de productos o servicios.
Presentación de alianzas estratégicas o iniciativas relevantes.
Divulgación de resultados financieros destacados.

Gestión de crisis:

Abordar situaciones de emergencia, como accidentes graves, interrupciones de servicio o problemas de seguridad pública
Responder preguntas y preocupaciones directamente para proteger la reputación de la organización evitando especulaciones y transmitiendo información clara.

Eventos significativos:

Presentación de informes o estudios relevantes
Presentación de eventos deportivos o culturales.
Actualizaciones sobre proyectos importantes.

La disponibilidad semanal de los periodistas para eventos de prensa

La mayoría de las ruedas de prensa se programan por la mañana. El objetivo principal es asegurarse de que la información esté disponible para los telediarios de la hora de comer, pero sobre todo porque los periodistas suelen aprovechar la mañana para cubrir diferentes eventos y usar la tarde para escribir y preparar contenidos.

Se considera que la franja horaria más efectiva es entre las 10 y las 11 de la mañana. De esta forma, se facilita la labor del periodista y se incrementa la posibilidad de su asistencia, dado que los profesionales de los medios suelen contar con poco tiempo, y cuanto más sencillo se les haga el trabajo, mejor. En este intervalo, el periodista tiene la oportunidad de asistir al evento y regresar a la redacción para elaborar su nota.

En relación con los días más apropiados a una rueda de prensa, recomendamos:

Miércoles y jueves

Son los mejores días de la semana, ya que se cuenta con tiempo para convocar a los medios, contactar con los periodistas para asegurarse de que están al tanto de la rueda de prensa y confirmar su asistencia, además de preparar todo el material necesario para el evento y coordinarse con los ponentes. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estos días suelen estar saturados con otras convocatorias, por lo que las más atractivas desde el punto de vista informativo, actual o mediático, tienen más probabilidades de captar la atención.

Factores a considera al organizar una rueda de prensa

Puntualidad: El evento debe comenzar exactamente a la hora indicada en la invitación, sin retrasos, para respetar el tiempo de los asistentes y mantener una imagen profesional.
Duración: Si el evento incluye una parte de presentación y otra de preguntas, es fundamental que la primera parte sea concisa. Los periodistas interesados en profundizar podrán quedarse a las preguntas, mientras que aquellos que necesiten ir a otro evento podrán hacerlo habiendo recibido toda la información esencial.
Ubicación: Siempre que sea posible, seleccionaremos un lugar céntrico y de fácil acceso para asegurar que los asistentes lleguen sin dificultades, facilitando la logística del evento.

La importancia de la convocatoria de prensa

Si queremos que la rueda de prensa sea un éxito, además de convocarla cuando la información sea relevante y en el momento adecuado, el proceso y elección de los medios será clave para la cobertura posterior.

Dependiendo del contenido a comunicar en la rueda de prensa, debes convocar a los medios que cubran esas temáticas.

Medios Generalistas (online – offline): Son aquellos que cubren una amplia gama de temas. No siempre tendrá sentido convocarles sin la información es muy de nicho y no para el público general.
- Periódicos nacionales, regionales y locales (ej. El Mundo, El Confidencial, ABC, EFE, Europa Press …)
- Canales de televisión nacionales y regionales (ej. Televisión Española, Mediaset, Atresmedia…).
- Radios nacionales (ej. SER, Radio Nacional de España…).
Medios Especializados por Sector:
- Medios tecnológicos: Xataka, Hipertextual, IDG …
- Medios de moda: Vogue, Vanity Fair.
- Medios de salud y bienestar: Saber Vivir, Gaceta Médica, Diario Médico…
- Medios de deportes: Marca, AS …

¿Cómo hacer un mail convocatoria a rueda de prensa?

Los elementos clave de una convocatoria a una rueda de prensa son:

Asunto llamativo y claro
- Debe captar la atención del periodista y dejar claro que se trata de una convocatoria.
- Ejemplo: Convocatoria: Rueda de prensa sobre el nuevo plan de movilidad urbana – 10 abril
Saludo personalizado
- Dirígete al destinatario por su nombre y medio. Esto mejora la tasa de apertura y respuesta.
Encabezado o título del evento
- Breve, en negritas, que destaque la temática principal de la rueda de prensa.
¿Quién convoca?
- Nombre de la organización, empresa, institución o personas relevantes que convocan.
Motivo de la convocatoria
- Explica en pocas líneas por qué se convoca a la prensa y cuál es la importancia o novedad del evento.
Datos clave del evento
- Fecha
- Hora
- Lugar (dirección completa y si es virtual, el enlace)
- Duración estimada
Participantes
- ¿Quiénes hablarán? ¿Cuál es su rol o cargo?
Datos de contacto para confirmar asistencia o pedir información adicional
- Nombre, teléfono, mail de la persona.
Cierre amable
- Una despedida cordial y agradecimiento por la atención.
Firma
- Nombre, cargo, y datos del remitente.

En cuanto a la invitación de la convocatoria, debe cumplir algunos requisitos:

Se debe enviar con suficiente tiempo, para que pueda entrar en planificación.
Es esencial hacer un seguimiento efectivo. A pocos días del evento, por ejemplo, envía un recordatorio por mail. 48 horas antes es recomendable realizar llamadas, pero de forma selectiva y solo a aquellos medios en los que tengas mucho interés.
Comunicar de forma clara y concisa es clave. Se necesitan todos los datos necesarios sobre fecha, hora, lugar, indicaciones logísticas, portavoces que hablarán, personas relevantes que asistirán, temas que se van a tratar o novedades que se van a comunicar, etc.

Cómo preparar a los portavoces para posibles preguntas

Cuando organizas una rueda de prensa, el portavoz debe ir preparado de cara a poder enfrentarse con éxito a las preguntas de los periodistas. Para ello, deben tenerse en cuenta una serie de pautas en concreto:

Conocer la audiencia y el contexto

- Investigar quién hará las preguntas (qué periodistas asisten y de qué medios).
- Analizar el tono y el tipo de preguntas que podrían surgir.

Definir mensajes clave

- Identificar los puntos clave que el portavoz debe transmitir en función del contexto.
- Asegurar que los mensajes sean claros, concisos y alineados con la estrategia de comunicación.

Anticipar preguntas difíciles

- Hacer una lista de preguntas potencialmente complicadas o incómodas.
- Preparar respuestas estratégicas sin caer en respuestas evasivas.
- Nunca especular; si no se sabe la respuesta, comprometerse a buscar la información.

Técnica puente

- Si una pregunta se desvía del mensaje clave, redirigir la respuesta con frases como:
- “Lo importante es…”
- “Lo que realmente queremos destacar es…”