La partecipazione a fiere ed eventi dal vivo è un aspetto importante da tenere in considerazione nella pianificazione del budget. Affinché l’investimento economico sia giustificato, ogni azienda dovrebbe prepararsi per le vendite e soprattutto per comunicare la propria presenza con sufficiente margine di anticipo per ottenere la massima attenzione.
Prima di iniziare, è necessario chiarire alcuni aspetti fondamentali:
- Quanto budget è disponibile per la comunicazione?
- Qual è il tema della fiera?
- Quali nuovi prodotti verranno presentati ed esposti?
- Chi sarà responsabile di ogni task?
- Lo stand prevederà un programma specifico, come demo gratuite?
- Chi sarà responsabile delle relazioni con la stampa e condurrà i giornalisti allo stand?
- Quali strategie di digital marketing e media relation sono più efficaci per il tuo brand?
- Qual è la proposta di valore del tuo brand?
Una volta definita la struttura di base del tuo piano di comunicazione, puoi iniziare con il lavoro vero e proprio e individuare gli strumenti e le attività più utili a seconda delle tue esigenze. Consulta la nostra checklist per sapere sempre come comunicare prima, durante e dopo la tua apparizione ad ogni evento.
Fase 1: prima della fiera
La maggior parte del lavoro, ovviamente, va preparato in anticipo per raggiungere il pubblico target per tempo e fare in modo che la gestione della comunicazione durante la fiera si svolga senza troppi intoppi. In particolare, devi pensare alla comunicazione da sviluppare per dipendenti, clienti, partner e giornalisti.
- Invia newsletter interne ed esterne per la promozione del tuo intervento in fiera.
- Invia un invito a clienti attuali e potenziali, partner e giornalisti presenti nella tua mailing list.
- Includi nella firma dell’email aziendale un riferimento ad effetto sulla tua partecipazione all’evento.
- Annuncia la tua partecipazione sui social media e posta dei reminder fino al giorno della fiera.
- Includi un pop up sulla home page del tuo sito web o sul tuo blog, oppure crea una landing page dedicata.
- Inserisci degli annunci sui media specializzati e online di settore.
- Cerca speaking opportunity e informati su eventuali premi.
- Fissa degli appuntamenti per parlare con i giornalisti.
- Prepara, stampa e digitalizza il press kit per i giornalisti.
- Sottoponi un briefing alla persona che si interfaccerà con i media e i giornalisti durante l’evento.
- Prenota la sala stampa in fiera.
- Realizza alcuni gadget per clienti e giornalisti.
- Ingaggia un fotografo.
Fase 2: durante la fiera
Con l’inizio della fiera, il lavoro più impegnativo è già andato. Arriva però il momento di partecipare attivamente e tenere aggiornati i tuoi follower che non hanno potuto partecipare:
- Fai delle dirette sui social network.
- Parla con i giornalisti.
- Se presenti un nuovo prodotto, invia il comunicato stampa del lancio almeno un giorno prima della fiera.
- Assicurati di raccogliere tante foto e video durante l’evento per creare dei contenuti.
Fase 3: dopo la fiera
Ricordati di non trascurare la comunicazione post fiera per non perdere i contatti e i rapporti che si sono creati:
- Pubblica foto e video sul tuo sito web e sui canali social.
- Invia una newsletter interna per condividere i successi ottenuti durante i vari incontri.
- Invia dei ringraziamenti a clienti, prospect e giornalisti con cui sei entrato in contatto.
- Invia la cartella stampa digitale ai giornalisti che non hanno potuto essere presenti in fiera.
- Ultimo, ma non per importanza, analizza tutte le metriche e i risultati di business per trarre delle conclusioni utili alla tua prossima presenza in fiera. Assicurati di condividere le informazioni internamente con tutti i team interessati, in modo che possano vedere chiaramente che gli sforzi delle settimane precedenti hanno dato i loro frutti.
