Toch zien we nu dat deze vrije en nogal naïeve benadering niet zaligmakend is. Medewerkers bleken door de grote informatiestroom, meer dan eens belangrijke informatie te missen. Daarom mag hij weer; de interne nieuwsbrief. Zeker voor interne communicatie is een nieuwsbrief een beproefd middel; je kunt in een keer de hele organisatie bereiken en de kans is een stuk groter dat je bericht gelezen wordt, op één belangrijke voorwaarde: de inhoud moet relevant zijn voor je collega’s. En hier gaat het helaas vaak mis. De gemiddelde interne nieuwsbrief is een etalage waarin verschillende afdelingen geweldige projecten en successen tentoonstellen. Als lezer krijg je al snel het gevoel ‘waarom zou ik dit lezen?’
Daarom een aantal tips die ervoor zorgen dat je collega’s je nieuwsbrief wél lezen. Hoewel, eigenlijk zijn het er maar twee: bemoei je met de inhoud en denk als een journalist.
1. Bemoei je met de inhoud
Wanneer we kijken naar de invulling van de gemiddelde nieuwsbrief, is het grootste bezwaar dat de informatie onvoldoende relevant is voor collega’s. Hoe komt dit? Waarschijnlijk bemoei je je te weinig met de inhoud. En dat is niet zo vreemd, want voor de meeste samenstellers staat de interne nieuwsbrief niet bepaald bovenaan hun prioriteitenlijstje. Jammer eigenlijk, want een goede interne nieuwsbrief kan je interne organisatie een enorme boost geven door een gevoel van trots en verbondenheid. Op het moment dat de nieuwsbrief niet je prioriteit heeft, is de kans groot dat je te snel tevreden bent met elke vorm van input.
Dus wanneer je baas een verhaal heeft geschreven over de nieuwe samenstelling van het communicatieteam en je IT-collega de succesvolle resultaten van een omvangrijk IT-project wil delen, geef je daar alle ruimte voor. Je bent zelfs blij met deze droge verhalen, want je ontvangt zonder enige moeite opvulling voor je nieuwsbrief. Je houdt jezelf voor dat het een mooie win-win situatie is; je collega’s krijgen aandacht voor hun projecten en jij hebt invulling voor je nieuwsbrief. En hier schuilt dan ook het gevaar; je wordt minder kritisch op de inhoud. Vergeet daarom niet dat je collega’s geen ervaren schrijvers zijn en dat jij je met de tekst moet bemoeien. En dan komen we bij de volgende tip:
2. Denk als een journalist
Om te begrijpen waarom het belangrijk is je met de inhoud te bemoeien, kunnen we het beste even teruggaan naar de situatie uit het voorbeeld: de nietszeggende verhalen van je baas en je IT-collega. Deze verhalen zijn vaak onvoldoende relevant en droog, omdat onervaren schrijvers een verhaal alleen vanuit hun eigen perspectief opschrijven. Zo zal je IT-collega die schrijft over een succesvol IT-project vaak alleen benoemen wat het project inhoudt, hoe het is uitgevoerd, hoe geweldig de samenwerking verliep en wat de bijzondere resultaten zijn. Logisch, want het doel van je IT-collega is: laten zien wat voor geweldig werk de IT-afdeling aflevert. Deze collega is bezig om zijn afdeling positief te profileren. Terecht ook, waarom zou hij anders moeite doen om een verhaal te schrijven. Maar het gevolg van deze eenzijdige benadering is een saai verhaal voor de lezer.
Daarom moet je op dit punt, als redactie van de nieuwsbrief, het heft in eigen hand nemen. Je neemt de regie terug door het doel van de schrijver (je IT-collega) te verbinden aan de behoefte van je lezer (je collega’s). Hiervoor moet je een verhaal beschouwen als een journalist. Een journalist is onafhankelijk en stelt zichzelf continu de vraag: waarom is dit nieuws interessant voor mijn lezers? In het voorbeeld van je IT-collega, stel je jezelf vragen zoals: wat is de impact van dit IT-project voor mijn overige collega’s? Maken de resultaten van het project bijvoorbeeld het werk van collega’s gemakkelijker? Of moeten collega’s door het afgeronde project anders met bepaalde IT-toepassingen omgaan?
Door de boodschap van de schrijver te vertalen in concrete gevolgen voor je collega’s, maak je het verhaal in één klap relevant. Op deze manier krijg je pas echt een win-win situatie; je IT-collega krijgt de ruimte om zijn project te etaleren en je andere collega’s worden geïnformeerd over de gevolgen van dit project op hun werkzaamheden. Als je een beetje creatief bent, kun je bijna ieder verhaal relevant maken voor je lezer. En mocht je nu toch in een situatie komen waarin je een verhaal op geen enkele manier kan verbinden aan het werk van je collega’s, moet je de relevantie van je nieuwsbrief bewaken en het verhaal niet opnemen. Ook al dringt de tijd en heb je weinig input, wees kritisch! Alleen zo creëer je een relevante nieuwsbrief die écht gelezen wordt.
