Durante a crise do COVID-19, os profissionais de marketing de eventos devem evitar discutir conteúdos que possam alimentar preocupações, como a amostragem de alimentos.
Muitos organizadores de eventos estão neste momento a pensar sobre a evolução que a sua estratégia de comunicação deve sofrer à medida que a vontade de viajar e participar em eventos ao vivo diminuiu com as preocupações do COVID-19.
Embora ainda estejamos a aprender, aqui ficam algumas recomendações que podem ajudar a orientar a sua abordagem em relações públicas e marketing.
Promover um Evento durante o COVID-19
Não fale do que não sabe. Existem especialistas para isso.
Lembre-se que é um organizador de eventos ou profissional de marketing, não precisa ser um especialista em epidemias. O trabalho da Direção-Geral da Saúde (DGS) é dar a conhecer às pessoas todas as informações sobre os sintomas e como lidar com os tratamentos. Pense no público do seu evento e quais as informações que eles podem pretender – especificamente, a sua política de reembolso/cancelamento, o plano de contingência local, quais as ferramentas/alternativas virtuais à disposição para aqueles que não podem viajar e qual o ponto de contacto para questões. Fique dentro da sua área de conhecimento enquanto profissional de eventos.
Torne-se um especialista em comunicação consistente e proativa.
Os seus possíveis participantes desejam informações e, se não as receberem, o silêncio irá muito provavelmente alimentar rumores. Por exemplo, mesmo que não tenha um plano de contingência, poderá informar o seu público que está a trabalhando num. E lembre-se que como comunica é igualmente importante. Em vez de fazer apenas um anúncio no Facebook, porque não utilizar vários canais e chegar junto de um público alargado?
Verifique se a sua posição relativamente às medidas tomadas para o coronavírus está na página inicial do seu site e inclua um link para mais informações. Finalmente, verifique se todos na sua organização estão alinhados e consistentes na mesma mensagem.
Evite mostrar ou discutir conteúdo que possa alimentar preocupações.
Se o seu evento gira em torno de alimentos e bebidas, evite fornecer conteúdo relacionado com a amostragem – por exemplo, “prove amostras deliciosas de centenas de expositores” ou fotos de participantes a tirar alimentos de bandejas.
Pode também ser aconselhável evitar imagens de grandes multidões, audiências internacionais, apertos de mão e abraços. Normalmente, conteúdo como este é totalmente banal, mas, de momento, poderá incentivar posts negativos nas redes sociais, levantar rumores e criar medo de que o vírus se espalhe durante o evento.
Destaque o conteúdo em torno das ofertas educativas, como palestras e apresentações. Estes não dão às pessoas um motivo para associá-las ao vírus e isso poderá poupar muitas dores de cabeça em torno de crises de relações públicas.
Mude quando precisar mudar.
Analise os seus dados de desempenho anteriores, tendências de registo e as últimas notícias. Precisa mudar do marketing internacional para um marketing mais localizado e regional? Existem segmentos do seu público-alvo sujeitos a restrições de viagem? Monitorize a situação diariamente (ou pelo menos diversas vezes por semana) e ajuste o seu plano tático e os seus gastos com marketing de acordo.
Utilize o poder da influência social.
Incentive os seus expositores a entrar em contacto com os seus clientes (e possíveis clientes) para que eles saibam mais acerca da exposição e os convidem para os seus stands. Considere utilizar depoimentos de participantes e/ou expositores presentes, que falem sobre o motivo pelo qual o evento é tão importante para eles e para o setor em geral. Às vezes, tudo o que é necessário para convencer um pessoa com dúvidas é ver alguém que eles respeitam e admiram fazer algo.
Diga a verdade.
Os participantes vão notar se lhes forçar uma positividade que não existe. É da sua responsabilidade comunicar um risco realista, para que eles possam decidir se devem ou não participar. Na sua opinião, pode acreditar que a comunicação social está a exagerar ou que esta pode ser uma pandemia de proporções épicas que se está a alastrar num curto espaço de tempo, mas, ao final do dia, as pessoas só querem saber os factos e como se podem proteger melhor. Mantenha as suas mensagens diretas ao assunto e factuais.
Diga-lhes o porquê.
A maioria dos participantes entende que os organizadores estão a enfrentar a difícil decisão de cancelar ou não um evento – isto se a decisão não for tomada pelas autoridades locais de saúde. Se acredita que o risco é demasiado grande, não tenha receio e comunique-o. Se por outro lado acredita que o risco é possível de ser gerido e que o setor (e os profissionais que dele fazem parte) perderia vendas, receitas, oportunidades e partilha de conhecimentos vitais caso o evento fosse cancelado, comunique isso mesmo.
Lembre o seu público que está preocupado com o seu bem-estar. Uma consideração importante, no entanto, é garantir que consulta a sua equipa jurídica acerca do tom apropriado a ser utilizado, especialmente se cancelar o seu evento. Além disso, lembre-se de que dispõe de várias opções além de “ir” ou “não ir”. Poderá adiar o evento para uma data futura ou, se o formato do evento assim o permitir, realizar um webinar.
A LEWIS está preparada para ajudar as empresas neste desafio e dispõe de um plano de continuidade de marketing em situações de crise. Contacte-nos e saiba como podemos ajudar a promover o seu evento:
