A força do trabalho está a mudar rapidamente. É de notar que, cada vez mais colaboradores estão a trabalhar a partir de casa ou em locais remotos. De acordo com o GlobalWorkplaceAnalytics.com (Janeiro 2016), a população que trabalha desde casa (colaboradores auto-suficientes) cresceu 103% desde 2005, e 3,7 milhões de colaboradores trabalham agora a partir de casa, pelo menos durante metade do tempo.
Esta força de trabalho dispersa geograficamente, tem potencial para tornar as comunicações dos colaboradores um desafio, especialmente quando se tenta envolver alguém que trabalha a centenas (ou milhares) de quilómetros de distância e nunca está no escritório principal. Aqui estão sete dicas para ajudar a melhorar a comunicação com os colaboradores, e para ajudar a comunicar com os trabalhadores remotos.
- Planear – Desenvolva um plano de comunicação com os colaboradores. Este roadmap deve delinear os objetivos da comunicação, quais são as estratégias e as táticas e como chegar lá, que ferramentas devem ser usadas e a timeline. Este pode ser um plano mais amplo que abrange um trimestre, ou um “mini plano” para um evento específico. Além disso, é útil ter um grupo de comunicação interno a representar diferentes departamentos ou divisões da empresa, que possam contribuir e apoiar o plano.
- Consistência – No que toca à comunicação com empregados, tenha a certeza que é exemplo: faça o que diz que vai fazer e entregue numa base consistente. Por exemplo, se prometer enviar uma newsletter ou um e-mail da empresa para todos os colaboradores, todas as sextas-feiras, certifique-se que o faz, mesmo que não haja muito para ser comunicado durante uma determinada semana.
- Ferramentas – Perceba que ferramentas vai usar para comunicar com os colaboradores e foque-se naquelas que eles mais usam. A ferramenta certa pode ser tema de debate, pois as pessoas têm diferentes preferências em relação aquilo mais gostam de usar (e-mails, Intranet, textos, chamadas em conferência, digital, etc.). Essa preferência pode variar de acordo com a idade, departamento, função na empresa, etc., é difícil manter todos felizes. No final, tem que concordar com o que funciona melhor e para a maioria das pessoas.
- Visuais – Se for possível, trabalhe com elementos visuais, assim como fotos e vídeos. As comunicações visuais são lidas com uma maior frequência do que aquelas que não têm, e podem adicionar um elemento “mais humano” para as comunicações dos colaboradores. Além disso, se está a planear fazer uma chamada de conferência, considere o uso de videoconferência ou webinar com os recursos de vídeo.
- Conteúdo – Sempre que possível, é importante manter um tom positivo no seu conteúdo e destacar os sucessos e vitórias da empresa. Esta é uma grande oportunidade para reconhecer as pessoas e os grupos com alto sucesso e para motivar os colaboradores. Além disso, se usar o e-mail a brevidade é importante – quanto mais breves os e-mails forem, melhor. Tenha em mente os e-mails com apenas 2-3 parágrafos e, se necessário, use dois pontos e palavras-chave (em negrito) para tornar o e-mail mais fácil de ler. Além disso, certifique-se de que conhece o seu público – e escreva para esse público, focando-se nas suas necessidades, preocupações e interesses. Aborde o fator “o que é que me interessa”.
- Toque Pessoal – Os gestores devem dispensar tempo para acompanharem diretamente com as suas equipas e colaboradores, para se certificar de que a mensagem foi recebida como de pretendia e para descobrir se existem quaisquer dúvidas ou questões. Isto é especialmente importante para os colaboradores remotos que se possam sentir desconectados com o que está a acontecer na sede corporativa.
- Feedback – Proporcione uma maneira para que os funcionários possam dar feedback e fazer perguntas, por exemplo, após uma chamada de conferência ou depois de um e-mail já ter sido enviado. Também pode permitir um feedback anónimo – o que pode gerar respostas mais honestas. As pesquisas são uma ótima maneira de medir como é que os seus colaboradores gostariam de receber as comunicações. Eles lêem os e-mails? O que eles pensam da mensagem? Obter respostas a estas perguntas não só permite que comece a conhecer melhor os seus colaboradores, mas também informar o seu plano de comunicação do colaborador futuro.
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